Privacyreglement internet- en e-mailgebruik

1 Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

2 Dit privacyreglement geldt voor medewerkers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten; anders dan in ambtelijk dienstverband.

1 De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

• a.

  het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

2 De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen is bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

1 Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen, opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

2 Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking

3 Door de verantwoordelijke worden één of twee systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

1 Betrokkenen gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

2 Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenen is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

3 Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het betrokkenen toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk is.

4 Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van internetfaciliteiten bewust internetsites die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee te doen in chatsessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

5 Indien betrokkenen met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde lid, van overeenkomstige toepassing.

6 Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

1 Om geen berichten te missen controleert iedere medewerker die de beschikking heeft over e-mailfaciliteiten dagelijks zijn postbus op ingekomen berichten. Bij afwezigheid zorgt hij er voor dat een collega dat voor hem / haar doet.

2 Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden.

3 Het is niet toegestaan als vertrouwelijke aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan al dan niet per elektronische post te verzenden.

4 Inkomende formele elektronische berichten (ontvangen via de sectie Registratie, Archief en Post) dienen door de behandelend ambtenaar schriftelijk te worden bevestigd.

5 Het verzenden van informele e-mail dient altijd te vergezeld te gaan van de mededeling dat aan de berichten geen rechten kunnen worden ontleend. Deze mededeling staat bekend als het begrip disclaimer. De disclaimer wordt centraal ingesteld door de sectie Automatisering.

6 Inkomende en uitgaande informele elektronische postberichten die van belang kunnen zijn voor het archief, dienen in afschrift aan de sectie Registratie, Archief en Post te worden aangeboden. (e-mail uitprinten en via postmap aanbieden bij sectie Registratie, Archief en Post)

7 Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen, dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de behandelend ambtenaar ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen.

8 Ook voor e-mail geldt de regel dat hiervoor dezelfde gedragsregels gelden als bij mondelinge of schriftelijke communicatie naar de buitenwereld.

9 Iedere gebruiker zorgt dat zijn e-mailfaciliteiten het functioneren van het netwerk niet verstoren, bijvoorbeeld door het versturen van extreem grote bestanden of afbeeldingen.

10 E-mail berichten van verdachte afzenders niet openen. Er kan zich in het bericht een macrovirus bevinden. Indrukken van de toets "delete" is daarvoor de aanbevolen afhandeling.

11 Geen mail-bestanden of aangehechte bestanden van onbekende afzenders openen. Ook hierin kan een virus aanwezig zijn dat grote problemen kan veroorzaken. Mocht openen van de bestanden toch gewenst zijn, overleg dan altijd eerst met de systeembeheerder zodat hij kan bekijken of dat zonder risico's mogelijk is.

12 Geen grote bestanden (2Mb of groter) met e-mail laten meesturen. Laat grote bestanden inpakken met bijvoorbeeld het programma Winzip. Systeembeheer kan uitleggen hoe daarna het uitpakken in z'n werk gaat.

13 Geen programma's van 'thuis' of van 'externen' , bijvoorbeeld leveranciers, via e-mail laten opsturen. Deze mag men toch niet gebruiken. Mocht e-mail de enige mogelijkheid zijn om aan een gewenst programma te komen, bespreek dat dan met de systeembeheerder.

1 Naar buiten wordt als regel het centrale e-mailadres van de gemeente bekend gemaakt: gemeente@haaren.nlDat adres wordt vermeld op briefpapier, visitekaartjes, in folders en andere gemeentelijke publicaties.Het eigen e-mailadres op de werkplek wordt alleen doorgegeven aan relaties die hun berichten rechtstreeks aan de betrokken medewerker willen zenden.

2 Inkomende formele elektronische berichten dienen schriftelijk als formele post te worden geregistreerd.

3 De medewerkers van de sectie Registratie, Archief en Post beheren de centrale e-mail postbus van de gemeente en zorgen dat de berichten zonodig worden geregistreerd en/of doorgezonden naar de bestuurder of medewerker die ze moet behandelen.

4 Bij inkomende e-mail worden dezelfde regels gehanteerd als bij inkomende brieven. De mail wordt binnengehaald en uitgeprint, waarna het ingeboekt wordt en doorgestuurd wordt naar de geadresseerde.

1 Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door de door de gemeente ingezette software.

2 De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten:

• a.

  voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;

• b.

  voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd. Dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

1 In de artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen:

• a.

  gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van betrokkene;

• b.

  naam en/of codering van de sector, afdeling waaronder de betrokkene valt;

• c.

  gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente is geboden aan de betrokkene, inclusief gebruikersnaam en internet protocoladres;

• d.

  gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de betrokkene en gegevens betreffende de datum en het tijdstip van verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door betrokkene;

• e.

  gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkene bezochte internetsites (internet protocoladressen en (de onderdelen van) de webpagina's'

• f.

  de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan wel ontvangen emailberichten.

2 Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de Elektronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de verantwoordelijke opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of f van dit artikel bedoelde, gegevens vast tel leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 10.

1 De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal een maand bewaard. Gegevens die ouder zijn dan een maand worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die periode. In dit geval worden de gegevens uit die betreffende maand bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene worden de gegevens verwijderd,

2 Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

1 De vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan:

• a.

  de gemeentesecretaris om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen Het betreft hier dan slechts de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid, sub a tot en met d in geaggregeerde, niet tot persoon herleidbare vorm;

• b.

  de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid;

• c.

  degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid.

1 Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.

2 Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijke voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

3 De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemd verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.

4 De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

1 Overtreding van dit privacyreglement kan voor medewerkers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in de arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente.

2 Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen

1 Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan degene die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.

2 Dit privacyreglement treedt in werking op 2 april 2002.