Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Haarlem 2015

Artikel 3 Bouwvoorbereiding

• 1. Voor voorzieningen als bedoeld in artikel 2, onder a.1°, 2°, 3°, 4° en b. kan nadat het Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs door de raad is vastgesteld en de in artikel 14 lid 1 bedoelde beschikking is ontvangen schriftelijk bij het college een aanvraag worden ingediend voor het bekostigen van de kosten voor het opstellen van een aanbestedingsgereed bouwplan. De bekostiging bouwvoorbereiding bedraagt 5% van de totale kosten die zijn opgenomen in het Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs.

  De aanvraag bevat in ieder geval de voorziening die het betreft, dagtekening (n.a.w. gegevens bevoegd gezag en school) en het gewenste jaar van uitvoering van de voorziening.

• 2. Het college besluit binnen acht weken nadat de aanvraag is ontvangen. Het bevoegd gezag ontvangt binnen twee weken nadat het college heeft besloten een beschikking.

• 3. Aan de toewijzing als bedoeld in het eerste lid kunnen door de aanvrager geen rechten worden ontleend ten aanzien van de plaatsing van de voorziening op enig toekomstig Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan.

• 4. De aanspraak op bekostiging van bouwvoorbereiding vervalt, indien de aanvrager niet binnen 6 maanden na ontvangst van de beschikking toekennen kosten bouwvoorbereiding, daadwerkelijk is gestart met de bouwvoorbereiding en daarover informatie heeft verstrekt.

Artikel 7 Indienen aanvragen

• 1. Voor 15 oktober vóór het kalenderjaar waarin de aanvraag zou moeten worden uitgevoerd ontvangt het college van het bevoegd gezag een opgave met daarin de volgende gegevens:

  • a.

    dagtekening;

  • b.

    de naam en het adres van de aanvrager;

  • c.

    de voorziening die wordt aangevraagd;

  • d.

    de naam en adres van de school waarvoor de voorziening is bestemd;

  • e.

    of de voorziening is opgenomen op het door de gemeenteraad vastgestelde Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs;

  • f.

    het gebouw of de gewenste plaats waar de voorziening moet worden gerealiseerd;

  • g.

    een onderbouwing van de noodzaak van de voorziening die voldoet aan artikel 12 lid 1, bijlage 1 en bijlage 2 van deze verordening;

  • h.

    de geplande aanvangsdatum voor het realiseren van de voorziening.

  Deze opgave wordt schriftelijk verstrekt.

• 2. Als uit de verstrekte gegevens blijkt dat ontwikkelingen van invloed zijn op investeringen die zijn opgenomen op het door de gemeenteraad vastgestelde Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs worden de gevolgen van deze ontwikkelingen besproken in het overlegals bedoeld in artikel 10 en aan deze ontwikkelingen aangepast.

Artikel 8 Toelichting schriftelijke aanvraag; niet behandelen onvolledige aanvraag

• 1. De aanvraag, zoals bedoeld in artikel 7, maakt onderdeel uit van het opstellen en actualiseren van het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan en wordt, als dit noodzakelijk is, op verzoek van het college nader toegelicht.

• 2. Als de in artikel 7 lid 1 bedoelde opgave niet volledig is deelt het college dit voor 1 november schriftelijk mede en stelt de aanvrager in de gelegenheid de ontbrekende gegevens tot 15 november aan te vullen.

• 3. Als de aanvrager de vereiste ontbrekende gegevens niet heeft verstrekt voor 15 november kan het college de aanvraag niet in behandeling nemen.

Artikel 9 Leerlingenprognose primair onderwijs

• 1. De leerlingenprognoses voor het primair onderwijs worden tweejaarlijks door de gemeente opgesteld gebruikmakend van de door de bevoegde gezagen verstrekte gegevens van het aantal leerlingen van de betrokken scholen en de gemeentelijke basisadministratie. De leerlingenprognose wordt opgesteld van het aantal leerlingen dat gedurende de eerstkomende vijftien jaar op de basisscholen wordt verwacht.

• 2. De uitkomst van de leerlingenprognose voor het primair onderwijs en de wettelijke teldatum van 1 oktober worden betrokken bij het aanpassen van het Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs als bedoeld in artikel 6 en het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan als bedoeld in artikel 11.

Artikel 10 Overleg Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs en Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan; advies Onderwijsraad

• 1. Voordat de gemeenteraad het vierjaarlijkse Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs vaststelt, worden de bevoegde gezagsorganen in een overleg in de gelegenheid gesteld hun zienswijze over de voorgenomen inhoud van het SHO naar voren te brengen.

• 2. Voordat het college het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan vaststelt, worden de bevoegde gezagsorganen in een overleg in de gelegenheid gesteld hun zienswijze over de voorgenomen inhoud van het JOP naar voren te brengen.

• 3. Het overleg als bedoeld in het tweede lid vindt plaats voor 15 december. De bevoegde gezagsorganen ontvangen uiterlijk twee weken voor de door het college vastgestelde datum een uitnodiging voor het overleg met een agenda met de te bespreken punten.

• 4. De bevoegde gezagsorganen die niet deelnemen aan in het tweede lid bedoelde overleg kunnen tot 15 december schriftelijk hun mening meedelen aan het college. Het college stelt de deelnemers aan het overleg hiervan in kennis.

• 5. Het college maakt van het overleg als bedoeld in het tweede lid een verslag en zendt dit aan alle bevoegde gezagsorganen.

• 6. Als in het overleg op basis van het tweede lid een bevoegd gezag van mening is dat het voorstel in strijd is met de vrijheid van richting en de vrijheid van inrichting kan worden besloten het advies van de Onderwijsraad te vragen. Door het bevoegd gezag moet gemotiveerd de strijdigheid tussen het voorstel en de vrijheid van richting en de vrijheid van inrichting worden aangegeven.

• 7. Het college is verantwoordelijk voor het indienen van het verzoek om advies bij de Onderwijsraad en het verstrekken van de noodzakelijke aanvullende informatie.

• 8. De bevoegde gezagsorganen ontvangen binnen 14 dagen nadat het college het advies van de Onderwijsraad heeft ontvangen een afschrift dit advies. Als de Onderwijsraad adviseert tot het aanpassen van het besproken voorstel ontvangen de bevoegde gezagsorganen gelijktijdig met het toezenden van het advies een uitnodiging voor een nader overleg.

• 9. Het overleg als bedoeld in het vorige lid vindt plaats binnen twee weken nadat het advies van de Onderwijsraad aan de bevoegde gezagsorganen is gezonden. Het college maakt van dit overleg een verslag en dit verslag wordt betrokken bij het te nemen besluit.

Artikel 11 Tijdstip vaststelling bekostigingsplafond, Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan en overzicht

• 1. Het college stelt tijdens de begrotingsvergadering het bekostigingsplafond vast voor de vergoedingen van de aangevraagde voorzieningen die in het daaropvolgende kalenderjaar kunnen worden uitgevoerd. Dit bekostigingsplafond kan worden gesplitst in afzonderlijke bedragen per onderwijssoort of per voorziening.

• 2. Het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan en het overzicht worden vastgesteld op uiterlijk 28 februari van het jaar waar de voorzieningen voor zijn aangevraagd.

Artikel 12 Inhoud Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan

• 1. De aangevraagde voorzieningen waarmee in het jaar van vaststelling van het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan een aanvang kan worden gemaakt, komen, voor zover het college heeft vastgesteld dat geen van de in de Wet op het Primair Onderwijs en Wet op het Voortgezet Onderwijs en de Wet op de Expertise Centra opgenomen weigeringsgronden van toepassing is, in aanmerking voor plaatsing op het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan.

  Daarbij past het college de regels toe met betrekking tot:

  • a.

    De beoordelingscriteria als bedoeld in bijlage 1;

  • b.

    De prognosecriteria als bedoeld in bijlage 2;

  • c.

    De oppervlakte en indeling van schoolgebouwen als bedoeld in bijlage 3.

• 2. Op het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan wordt eveneens opgenomen het bedrag dat voor het realiseren van de voorziening beschikbaar wordt gesteld, conform het gestelde in artikel 4.

Artikel 13 Overzicht

• 1. Het overzicht bevat de aangevraagde voorzieningen die, gelet op het bepaalde in artikel 12, eerste lid, niet in het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan zijn opgenomen.

• 2. Afgewezen aanvragen worden schriftelijk gemotiveerd bij het bevoegd gezagsorgaan bekend gemaakt.

Artikel 14 Bekendmaken besluiten bekostigingsplafond, Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs en Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan

• 1. De bekendmaking van de besluiten tot vaststelling van het bekostigingsplafond, het Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs, het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan en het overzicht geschiedt binnen twee weken na de datum van vaststelling door toezending die het college van de besluiten aan de aanvragers. Tegelijkertijd met de bekendmaking doet het college schriftelijk mededeling over de besluiten aan de overige bevoegde gezagsorganen.

• 2. De bevoegde gezagsorganen die in aanmerking komen voor het bekostigen van een voorziening ontvangen tevens binnen twee weken een beschikking, waarin is opgenomen:

  • a.

    de voorziening die mag worden gerealiseerd

  • b.

    het bedrag dat beschikbaar is gesteld voor het realiseren van de voorziening;

  • c.

    de mogelijkheid om vooruitlopend op het aanvragen van het investeringskrediet een bedrag aan te vragen voor de kosten van voorbereiding van het bouwplan tot 5% van het geraamde investeringsbedrag (artikel 3);

  • d.

    de procedure die van toepassing is voor het goedkeuren van het (voorlopige) bouwplan en de (voorlopige) kostenraming (artikel 15);

  • e.

    de criteria die worden toegepast bij het beoordelen van het bouwplan en de kostenraming (artikel 15);

  • f.

    de wijze waarop de begroting wordt beoordeeld (artikel 15);

  • g.

    dat de uitvoering plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag, tenzij het college op verzoek van het bevoegd gezag heeft besloten de uitvoering onder verantwoordelijkheid van het college te laten plaatsvinden.

• 3. De in het eerste lid bedoelde besluiten worden tegelijkertijd met de bekendmaking ter inzage gelegd.

Artikel 15 Instemmen met bouwplan en begroting; indienen proces verbaal van aanbesteding; aanvang bekostiging; toetsen wettelijke voorschriften en nieuwe feiten en omstandigheden; overleggen offertes

• 1. Nadat het bevoegd gezag de in artikel 14, lid 1 van deze verordening genoemde beschikking heeft ontvangen kan het starten met de ontwikkeling.

• 2. Nadat het bevoegd gezag het voorlopig ontwerp en kostenraming heeft vastgesteld, dient het deze ter instemming in bij het college.

  Het college deelt binnen zes weken mee of:

  • a.

    nieuwe feiten en omstandigheden zijn vastgesteld waardoor het noodzakelijk is het in artikel 12 genomen besluit te herzien en of;

  • b.

    het voorlopig ontwerp en de kostenraming aan de gestelde criteria voldoen en het bevoegd gezagsorgaan een definitief ontwerp en kostenraming kan gaan maken.

• 3. Nadat het bevoegd gezag het definitief ontwerp en kostenraming heeft vastgesteld, dient het deze ter instemming in bij het college.

  Het college deelt binnen zes weken mee of:

  • a.

    nieuwe feiten en omstandigheden zijn vastgesteld waardoor het noodzakelijk is het in artikel 12 genomen besluit te herzien en of;

  • b.

    het definitief ontwerp en de kostenraming aan de gestelde criteria voldoen en het bevoegd gezagsorgaan kan gaan aanbesteden conform het gemeentelijk aanbestedingsbeleid.

• 4. Nadat het bevoegd gezagsorgaan het proces verbaal van aanbesteding bij het college heeft ingediend neemt het college binnen zes weken een besluit over de noodzakelijke kosten om de voorziening te kunnen uitvoeren.

• 5. Het college vermeldt schriftelijk als met het ingediende bouwplan en de kostenraming wordt ingestemd de wijze waarop de gelden voor de voorziening beschikbaar worden gesteld, t.w.:

  • 1.

    het bedrag voor eerste inrichting onderwijsleerpakket, leer- en hulpmiddelen en meubilair wordt in één termijn uitbetaald en;

  • 2.

    het bedrag voor bouwkundige voorzieningen wordt in termijnen uitbetaald, met als uitgangspunt dat de gelden worden uitbetaald op een zodanig tijdstip dat de aanvrager tijdig kan voldoen aan de financiële verplichtingen.

• 6. Het bevoegd gezag is verplicht bij de aanbesteding rekening te houden met de volgende uitgangspunten:

  • 1.

    voor een investering tot een bedrag van € 50.000,-- is één offerte verplicht (dit mogen er ook meer zijn);

  • 2.

    voor een investering van € 50.000,-- tot € 207.000,-- zijn minimaal drie offertes verplicht;

  • 3.

    voor de Europese aanbesteding gelden de volgende grensbedragen:

  • a.

    € 207.000,-- (excl. BTW) voor leveringen en diensten en

  • b.

    € 5.186.000,-- (excl. BTW) voor werken.

• 7. De vergoeding op basis van de feitelijke kosten wordt vastgesteld op basis van de economisch meest voordelige inschrijving.

• 8. Na het ontvangen van de in het eerste lid bedoelde beslissing van het college kan het bevoegd gezag de aanvraag voor een bouwvergunning indienen en stuurt binnen 14 dagen nadat de bouwvergunning is ontvangen een afschrift van de ontvangen bouwvergunning aan het college.

• 9. De aanspraak op het bekostigen van de voorziening vervalt:

  • a.

    Indien in overleg zoals bedoeld in artikel 10 wordt bepaald dat de voorziening niet meer noodzakelijk is.

  • b.

    Indien er geen bouwvergunning wordt afgegeven.

  • c.

    Vervalt niet als overschrijding van de termijn het gevolg is van bijzondere omstandigheden die niet veroorzaakt zijn door de aanvrager en de aanvrager het college schriftelijk gemotiveerd verzoekt om de termijn te verlengen.

• 10. Het college beslist binnen vier weken over het verzoek tot het verlengen van de termijn.

• 11. Het bevoegd gezag verstrekt voor het eind van het jaar waarin het bedrag van de bekostiging beschikbaar is gesteld of de voorziening is opgeleverd aan het college een accountantsverklaring met de verantwoording van de besteding van de gelden.

Artikel 24 Einde gebruik gebouwen en terreinen, staat van onderhoud

• 1. Nadat het bevoegd gezag een gebouw of terrein niet meer nodig heeft voor de huisvesting van een school, wordt het gebruik ervan zo spoedig mogelijk beëindigd, doch uiterlijk op de datum genoemd in de door het college en het bevoegd gezag ondertekende gezamenlijke akte of de datum zoals vastgesteld door Gedeputeerde Staten bij de beslissing inzake een geschil over de totstandkoming van een gezamenlijke akte.

• 2. Indien er, naar het oordeel van het college, mogelijk sprake is van achterstallig onderhoud aan het gebouw of terrein bedoeld in het eerste lid, dat tot de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag behoort, wordt, voordat de eigendomsoverdracht plaats vindt, een staat van onderhoud opgemaakt.

• 3. De staat van onderhoud wordt opgemaakt in opdracht van het college, na overleg met het bevoegd gezag.

• 4. Over de staat van onderhoud wordt overleg gevoerd met het bevoegd gezag. In dat overleg wordt, indien van toepassing, vastgesteld welk deel van het onderhoud alsnog door het bevoegd gezag wordt uitgevoerd of welk bedrag in plaats daarvan aan het college betaald wordt. Indien het overleg niet tot overeenstemming leidt, stellen partijen vast welke handelwijze gevolgd wordt.

• 5. Voor de overdracht van het gebouw en/of terrein wordt gebruik gemaakt van het protocol ‘Overdracht schoolgebouwen gemeente Haarlem’ (bijlage 5).

Artikel 25 Mutaties aantal klokuren binnen beschikbare capaciteit; inroostering gebruik

• 1. Het college stelt jaarlijks voor 15 december voorlopig vast het aantal klokuren bewegingsonderwijs dat voor het daaropvolgende schooljaar noodzakelijk is voor een school voor basisonderwijs, een speciale school voor basisonderwijs of een school voor (voortgezet) speciaal onderwijs.

• 2. Grondslag voor het berekenen van het aantal klokuren is het aantal leerlingen dat op de teldatum 1 oktober van het lopende schooljaar op de school staat ingeschreven.

• 3. Uiterlijk 15 januari ontvangen de schoolbesturen en een aangewezen organisatie die het rooster voor de gemeente opstelt, van het college een overzicht van het aantal klokuren waar de scholen in het komende schooljaar recht op hebben.

• 4. De aangewezen organisatie, stuurt namens de gemeente het bevoegd gezag voor 15 februari een brief, waarbij per school voor basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs de volgende gegevens worden vermeld:

  • a.

    Het aantal klokuren waarvoor de school wordt ingeroosterd;

  • b.

    Het lokaal bewegingsonderwijs dat aan de school is toegewezen;

  • c.

    Het rooster van het lopende schooljaar;

  • d.

    Het wijzigingsformulier en

  • e.

    Het aanmeldingsformulier voor de zwemgymles.

  Daarbij wordt rekening gehouden met het volgende:

  • a.

    De afstanden in relatie tot de omvang van het onderwijsgebruik van een lokaal bewegingsonderwijs, zoals opgenomen in bijlage 1, deel B;

  • b.

    Een school waarvan het bevoegd gezag eigenaar is van het lokaal bewegingsonderwijs wordt voor de school als eerste ingeroosterd voor het lokaal bewegingsonderwijs. De beschikbaarheid voor medegebruik wordt door deze school aangegeven;

  • c.

    Het bewegingsonderwijs van een school wordt zoveel mogelijk ingeroosterd in één lokaal bewegingsonderwijs.

• 5. De bevoegde gezagsorganen ontvangen gelegenheid om tot 1 april te reageren op de brief.

• 6. De werkgroep bewegingsonderwijs kan advies uitbrengen aan het bestuurlijk overleg (BOPOH / BOVOH).

• 7. Op verzoek van de bevoegd gezagsorganen kan het college een overleg van de werkgroep bewegingsonderwijs inplannen. Dit overleg vindt plaats voor 30 april. In het overleg kunnen de vertegenwoordigers van de bevoegde gezagsorganen reageren op het voorstel tot inroostering.

• 8. Het college stelt het rooster definitief vast voor 31 mei, waarbij rekening wordt gehouden met de reacties van de bevoegde gezagsorganen. Het college informeert de bevoegde gezagsorganen.

• 9. Het bevoegd gezag kan het college verzoeken meer klokuren in te roosteren dan het aantal klokuren dat ingevolge de beleidsregel bekostiging gymnastiekruimte voor basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs door de gemeente wordt bekostigd.

• 10. Het college neemt het in lid 8 bedoelde verzoek uitsluitend in behandeling als daarvoor nog capaciteit beschikbaar is.

• 11. Het aantal klokuren dat door het college extra wordt ingeroosterd komt voor rekening van het bevoegd gezag van de school.

Artikel 29 Citeertitel; inwerkingtreding

• 1. De verordening kan worden aangehaald als: Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Haarlem 2015.

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2015 onder gelijktijdige intrekking van de verordening vastgesteld door de gemeenteraad in de vergadering van12 februari 2009.