Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR61217
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR61217/1
Regeling vervallen per 25-10-2013
Archiefverordening van de gemeente Haarlem 2002
Geldend van 01-12-2002 t/m 24-10-2013 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-1996
Intitulé
Archiefverordening van de gemeente Haarlem 2002Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Archiefverordening gemeente Haarlem 2002
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berusten voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen: overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen Archiefdienst voor Kennemerland, gevestigd Jansstraat 40-42;
- d.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris van Haarlem; verder te noemen de archivaris;
- e.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- f.
beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
- g.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het gebouwencomplex van de Archiefdienst.
Hoofdstuk III De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2 alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
-
1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor enig overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast gehoord de raadscommissie van Algemene en Bestuurlijke Zaken en gehoord de archivaris.
Artikel 9
Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hij legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 10
Onder het gezag of verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 11
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 13
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij der opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 14
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 15
De archivaris brengt éénmaal per jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 16
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 17
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 18
-
1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 19
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van burgemeester en wethouders.
Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar mijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 20
De beheerders doen aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerdereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, andere overheidsorganen of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 21
De archivaris doet éénmaal per jaar aan het college van burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 22
De Archiefverordening ten behoeve van de zorg en het toezicht van gemeentelijke archiefbescheiden vastgesteld bij raadsbesluit nr. 329/1972 van 4 oktober 1972 wordt ingetrokken.
Tevens wordt de separate Aanwijzing gemeentelijke archiefbewaarplaats, vastgesteld bij raadsbesluit nr. 328/1972 van 4 oktober 1972, ingetrokken.
Artikel 23
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 december 2002 en werkt terug tot en met
1 januari 1996.
Artikel 24
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Haarlem 2002.
Toelichting
Algemene toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeente, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze. Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit. Derhalve wordt de verordening aanwijzing archiefbewaarplaats, RB 328/1972 van 4 oktober 1972 ingetrokken.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer gemeente Haarlem 2002.
Artikel 6
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Haarlem 2002. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening van de gemeente Haarlem, omdat de gemeenteraad ook de archivaris aanstelt.
Artikel 9
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 12
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 15, artikel 19
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste viermaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 16
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd
Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikel 18
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud danwel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl