Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem

Toelichting

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van de middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

In artikel 2 lid 1 is aangegeven dat bij het jaarlijks vast te stellen onderzoeksprogramma zal worden bepaald welke organisatieonderdelen in het kader van de doelmatigheid zullen worden onderzocht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3 Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als de raad dat nodig acht, invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. Het onderzoeksplan bestaat uit de volgende onderdelen:

• a.

  Object van onderzoek

  Bij het object van het onderzoek wordt het onderzoeksonderwerp duidelijk afgebakend.

• b.

  Reikwijdte onderzoek

  De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is, of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

• c.

  Onderzoeksmethode

  Hierbij wordt aangegeven wat voor methoden gebruikt zullen worden. Mogelijkheden zijn benchmarking, enquêtes etc.

• d.

  Doorlooptijd onderzoek

  Hierbij wordt een inschatting van de duur van het onderzoek aangegeven. Eventueel wordt hierbij een onderverdeling in fasen gemaakt.

• e.

  Uitvoering onderzoek

  Hierbij wordt kort ingegaan op de organisatie van het onderzoek. Een belangrijke aspect hierbij is wie gaat het onderzoek uitvoeren.

Artikel 4 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Bij deze paragraaf dient eveneens gerapporteerd te worden over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

De bevindingen van de onderzoeken worden neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt, zodra ze zijn vastgesteld. Een afschrift van de rapporten wordt bovendien verstrekt aan de gemeentelijke rekenkamercommissie.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. In de verordening is daarom vastgelegd dat naar aanleiding van de resultaten van een onderzoek, indien nodig, een plan van verbetering opgesteld wordt. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college, dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6 Inwerkingtreding

In dit artikel wordt aangegeven wanneer de verordening in werking treedt.

Artikel 7 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.