Elektronisch berichtenverkeer

Geldend van 02-10-2013 t/m heden

Intitulé

Elektronisch berichtenverkeer

Het college van burgemeester en wethouders van Haarlemmerliede en Spaarnwoude;

gelet op de Algemene wet bestuursrecht, afdeling 2.3 Verkeer langs elektronische weg; overwegende dat:

  • a.

    de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude het berichtenverkeer langs elektronische weg gedeeltelijk gaat openstellen;

  • b.

    de Algemene wet bestuursrecht regels bevat voor het verkeer langs elektronische weg;

  • c.

    deze regels van toepassing zijn op het verkeer langs elektronische weg als de betreffende bestuursorganen kenbaar hebben gemaakt dat deze weg is geopend;

  • d.

    de betreffende bestuursorganen nadere eisen kunnen stellen aan het gebruik van deze elektronische weg;

Besluit:

het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude open te stellen, voor zover dit betreft e-mailberichten of berichten die zijn verzonden via een webformulier op de gemeentelijke website;

de navolgende nadere eisen vast te stellen betreffende het gebruik van de elektronische weg ten behoeve van berichtenverkeer van en naar de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude.

Artikel 1. Begripsbepalingen

  • 1. Elektronische berichten: informatie die in de vorm van een e-mailbericht of via een webformulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS-berichten, zijn uitgesloten.

  • 2. Gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude, www.haarlemmerliede.nl.

  • 3. Algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude, die niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude, maar aan de organisatie als geheel, post@haarlemmerliede.nl

  • 4. Webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg.

  • 5. DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan.

  • 6. Bestuurlijke berichten: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten, zienswijzen die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan.

  • 7. niet-bestuurlijke berichten: alle elektronische berichten die geen bestuurlijke berichten zijn.

Artikel 2. Openstelling elektronische weg

  • 1. Berichten kunnen elektronisch naar het algemene emailadres post@haarlemmerliede.nl van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude worden verzonden.

  • 2. Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier.

Artikel 3. Ondertekening van webformulieren

Webformulieren, waarbij ondertekening noodzakelijk is, worden ontsloten met DigiD. Na verzending van het betreffende formulier wordt de DigiD-toegangscode als elektronische handtekening, zoals bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht aangemerkt.

Artikel 4. Weigering van elektronische berichten

  • 1. Berichten, waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mail grootte overschrijden, of die een virus bevatten, worden geweigerd en niet in behandeling genomen.

  • 2. Berichten die niet zijn voorzien van naam, adres en woonplaats van de afzender, worden geweigerd en niet in behandeling genomen.

Artikel 5. Wijze van verzending van aanvullende informatie

Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier als apart per post worden verzonden.

Artikel 6. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 2 oktober 2013.

Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Haarlemmerliede en Spaarnwoude op 1 oktober 2013

Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in afdeling 2.3 in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. De gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude wil de ‘elektronische deur’ nu formeel open zetten. Dat gebeurt door middel van het onderhavige besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan het bestuursorgaan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Dit besluit bevat deze nadere eisen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS-berichten en faxberichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax echter al aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc.

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. Het college geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Het verdient de voorkeur dat (belangrijke) berichten via de hoofdingang van post@haarlemmerliede.nl binnenkomen. Het woordje ‘kunnen’ maakt mogelijk dat berichten ook naar andere haarlemmerliede-postbussen worden gezonden.

In het tweede lid wordt gesteld dat bestuurlijke berichten (aanvragen voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling worden genomen wanneer er gebruik is gemaakt van een daarvoor bestemd formulier op de gemeentelijke website. Dit in verband met de vereiste ondertekening. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.  

Indien er geen webformulier voor een bepaalde aanvraag is, dient een aanvraag dus langs de reguliere weg (per post) te worden ingediend.

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. 

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. De te stellen voorwaarden aan het verzenden van elektronische berichten maakt het college kenbaar op de website.