Regeling vervallen per 06-01-2014

Verordening Verwerking Persoonsgegevens gemeente Haarlemmermeer

Geldend van 03-08-2007 t/m 05-01-2014

Intitulé

Verordening Verwerking Persoonsgegevens gemeente Haarlemmermeer

De raad, Burgemeester en Wethouders en de burgemeester van de gemeente Haarlemmermeer, ieder voor zover het zijn of haar bevoegdheden betreft; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 22 januari 2002, Facilitaire Dienst, nr. 18;

gelet op de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

besluiten:

· in te trekken de "Privacyverordening Haarlemmermeer” (raadsbesluit d.d. 17 mei 1990, nummer 125);

· in te trekken het privacyreglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie (besluit van Burgemeester en Wethouders d.d. 8 maart 1995, nummer 50073) en alle overige op de Wet persoonsregistraties of op de

Privacyverordening gebaseerde privacyreglementen;

· vast te stellen de volgende: Verordening Verwerking Persoonsgegevens gemeente Haarlemmermeer.

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    WBP: de Wet Bescherming Persoonsgegevens ( WBP, Staatsblad 2000, 302);

  • -

    wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Staatsblad 1994, 494);

  • -

    verantwoordelijke: het bestuursorgaan dat het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

  • -

    beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens;

  • -

    betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

  • -

    verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

  • -

    beheerregeling: een regeling als bedoeld in artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA);

  • -

    verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

HOOFDSTUK 2 BEHEER EN TOEZICHT

Artikel 2 Het bereik van de verordening

  • 1. Deze verordening is van toepassing op alle gemeentelijke verwerkingen van persoonsgegevens waarop de WBP van toepassing is.

  • 2. vervallen

Artikel 3 De verantwoordelijke

  • 1. Burgemeester en Wethouders zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens op grond van de WBP.

  • 2. vervallen.

  • 3. De burgemeester is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die ten dienste staan van de burgemeester.

  • 4. De verantwoordelijke oefent toezicht uit op het beheer van de persoonsgegevensverwerking.

  • 5. De bekendmaking van de persoonsgegevensverwerkingen alsmede de aanmelding bij de gemeentelijke privacyfunctionaris of bij het College bescherming persoonsgegevens geschiedt door de verantwoordelijke.

Artikel 4 Beheerder

  • 1.

    Als beheerder van de gemeentelijke persoonsgegevensverwerkingen fungeren de directeuren van diensten alsmede de commandant van de brandweer, ieder voor wat betreft de bij zijn/haar dienst betrokken verwerkingen van persoonsgegevens.

  • 2.

    De beheerder is verantwoordelijk voor:

a het aanmelden van een door hem/haar beheerde persoonsgegevensverwerking bij Burgemeester en Wethouders ten behoeve van opneming in het openbaar register zoals bedoeld in artikel 9;

b het opstellen van procedures ter uitoefening van de rechten van betrokkenen;

c het treffen van voorzieningen van technische en organisatorische aard ter bevordering van de juistheid en volledigheid van gegevens en ter voorkoming van onbevoegde kennisneming van gegevens (beveiligingsplannen en autorisatie).

Artikel 5 Beheerregeling

vervallen

HOOFDSTUK 3 VERSTREKKEN EN BEWERKEN

Artikel 6 Verstrekkingen algemeen

vervallen

Artikel 7 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie

vervallen

Artikel 8 Overige verstrekkingen aan organisatie-onderdelen en derden

  • vervallen

Artikel 9 Het openbaar register

  • 1. Burgemeester en Wethouders houden een openbaar register bij waarin alle persoonsgegevensbestanden en besluiten tot verstrekking zijn opgenomen.

  • 2. Het register ligt voor iedereen kosteloos ter inzage in het raadhuis.

  • 3. De beheerregeling ligt kosteloos ter inzage op het adres waar de beheerder contact met de betrokkene onderhoudt.

Artikel 10 Verbanden met andere gegevensverwerkingen

Koppeling en integratie van gegevens mag alleen plaatsvinden op grond van een schriftelijk besluit van burgemeester en wethouders met inachtneming van hetgeen hierover in art. 9b WBP is bepaald.

HOOFDSTUK 4 OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening Verwerking Persoonsgegevensgemeente Haarlemmermeer .

Toelichting

Aanhef

a.Met de invoering van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en de intrekking van de Wet persoonsregistraties zijn feitelijk de op laatstgenoemde wet gebaseerde privacyverordening en privacyreglementen van rechtswege vervallen.

Om misverstanden te voorkomen, is het gewenst zowel de privacyverordening als de privacyreglementen formeel in te trekken (de meeste privacyreglementen zijn vastgesteld door burgemeester en wethouders). Onder de nieuwe wet is het in beginsel niet meer nodig privacyreglementen vast te stellen, omdat de wet ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens een uitputtende regeling geeft.

b.Door de onlangs door ons vastgestelde beheerregeling als bedoeld in artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (wet GBA) dient ook het in 1995 door burgemeester en wethouders vastgestelde privacyreglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie te worden ingetrokken. De beheerregeling is in de raadsportefeuille ter inzage gelegd.

Artikel 3

In tegenstelling tot de Wet persoonsregistraties gaat de WBP niet meer uit van het begrip "houder" van persoonsgegevens maar van "verantwoordelijke". Laatstgenoemd begrip heeft relatie met de vraag wie uiteindelijk bepaalt of persoonsgegevens worden verwerkt en, zo ja, welke verwerking en voor wel doel. De memorie van toelichting geeft aan dat binnen de overheid op lokaal niveau burgemeester en wethouders en de burgemeester te kwalificeren zijn als verantwoordelijke. Voor alle duidelijkheid is zulks in artikel 3 vastgelegd.

Artikel 4

Voor alle duidelijkheid is ook vastgelegd wie binnen de organisatie belast zijn met het beheer op het punt van de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 7

Dit artikel geeft de beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de mogelijkheid om daartoe aangewezen ambtenaren te autoriseren persoonsgegevens, welke zijn opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, rechtstreeks via een aansluiting op het netwerk, te raadplegen. Voorwaarde hiervoor is, dat hun direct leidinggevende daartoe een schriftelijk verzoek indient bij de beheerder, waarin duidelijk tot uiting moet komen voor welke taak rechtstreekse toegang wordt verzocht.

Artikel 8

Dit artikel geeft de mogelijkheid, dat aan bepaalde daartoe omschreven bestuursorganen (organisatie-onderdelen) bepaalde gegevens worden verstrekt uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Voorbeeld: De jaarlijkse verstrekking (in de maand januari) van gegevens van personen, die in dat jaar een bepaald huwelijksjubileum hopen te vieren (systematische verstrekking). De burgemeester krijgt deze gegevens aangereikt en krijgt vervolgens via Burgerzaken gedurende de periode totdat het heugelijke feit plaatsvindt bericht van elke mutatie die op dit bruidspaar betrekking heeft spontaan bericht via een mutatieverslag. Vlak voordat de burgemeester het bruidspaar bezoekt belt de secretaresse van de burgemeester met Burgerzaken of er heel recent nog een mutatie heeft plaatsgevonden (mondelinge verstrekking). Deze controle is noodzakelijk omdat het zou kunnen voorkomen, dat een heel recente mutatie de burgemeester nog niet via het mutatieverslag heeft bereikt.

Artikel 98 van de wet GBA geeft de mogelijkheid om gegevens te verstrekken aan personen en instanties indien zij aantonen dat zij dit doen op basis van een algemeen verbindend voorschrift. Voorbeeld: advocaten.

Artikel 99 van de wet GBA geeft de mogelijkheid tot verstrekking aan personen en instanties, die een publiek of een bijzonder maatschappelijk belang dienen.

Voorbeeld: pensioenfondsen.

Artikel 100 geeft de mogelijkheid om gegevens te verstrekken aan instanties (rechtspersonen) zonder winstoogmerk en natuurlijke personen met een niet commercieel belang.

Voorbeeld: instellingen die ten algemene nutte werkzaam zijn voorzover die inlichtingen bestemd zijn voor een wetenschappelijk of filantropisch doel.

Het verschil met artikel 98 en 99 is, dat de gegevens welke op basis van deze artikelen worden gevraagd dienen te worden verstrekt en dat op grond van artikel 100 gemeenten bevoegd zijn om te bepalen of en in welke mate gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie worden verstrekt.

Wanneer hiertoe wordt besloten, is het wel noodzakelijk om dit vast te leggen in een register als genoemd in het derde lid van artikel 8.