Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening bepalen wij onder:

• 1.

  elektronische berichten: formele communicatie – zoals aanvragen, bezwaren, zienswijzen, aanvaarding van overeenkomsten – die in de vorm van email aan de aangewezen postbussen of door middel van door de gemeente aangewezen webformulieren aan de gemeente  zijn verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer zijn uitgesloten, tenzij deze door het bevoegd gezag zijn aangewezen;

• 2.

  gemeentelijke website: een door het college van burgemeester en wethouders te bepalen internetadres;

• 3.

  algemene postbus: de elektronische postbus/emailbox van de gemeente Haarlemmermeer info@haarlemmermeer.nl.;

• 4.

  aangewezen postbus: andere door de gemeente aangewezen elektronische postbussen/emailboxen;

• 5.

  webformulier: een formulier dat door de gemeente is aangewezen als legitiem communicatiemiddel voor gebruik van de elektronische weg;

• 6.

  Elektronische identificatiesystemen; landelijke systemen om de identiteit van personen en organisaties te controleren, die langs elektronische weg contact zoeken met een bestuursorgaan, bijvoorbeeld DigiD.

• 7.

  Bevoegd gezag: het bestuursorgaan dat bevoegd is het besluit te nemen.

Artikel 2 Openstellen elektronische weg

• 1.

  Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Haarlemmermeer worden verzonden;

• 2.

  Berichten worden alleen in behandeling genomen als deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde elektronische kanaal;

• 3.

  Elektronische berichten waarvoor geen specifiek webformulier bestaat, worden alleen in behandeling genomen als deze zijn verzonden via een algemeen webformulier, als email naar de algemene postbus of naar aangewezen postbussen. Elektronische berichten aan andere, niet aangewezen postbussen/emailadressen, worden niet in behandeling genomen;

• 4.

  Het bevoegd gezag kan bepalen dat nader te bepalen onderwerpen worden uitgezonderd van elektronisch berichtenverkeer;

• 5.

  Uitgesloten van elektronisch berichtenverkeer zijn in ieder geval verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en ingebrekestellingen als bedoeld in artikel 4:17 Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren en email

• 1.

  Indien de wet ondertekening vereist, zal gebruik gemaakt worden van landelijk erkende elektronische identificatie systemen;

• 2.

  Elektronische berichten, waarop een inhoudelijk antwoord wordt verwacht, bevatten naam en adres, dagtekening en een weergave van de zakelijke inhoud van het gevraagde.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Berichten die niet bij de gemeente worden afgeleverd, bijvoorbeeld vanwege de omvang of een virus, kunnen niet in behandeling worden genomen. De ontvanger ontvangt hierover automatisch een bericht.

Artikel 5 Ontvangstbevestiging

Voor elektronische berichten die binnen komen via een webformulier op de gemeentelijke website, de  algemene postbus of een aangewezen postbus, wordt automatisch een ontvangstbevestiging gestuurd.

Artikel 6 Elektronisch antwoord en elektronische handtekening

• 1.

  De gemeente antwoordt langs de elektronische weg tenzij de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dit niet te wensen;

• 2.

  Zowel elektronische als papieren besluiten kunnen worden ondertekend met een

  • 1.

    elektronische handtekening.

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden 

In gevallen waar deze verordening niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op haar bekendmaking.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening elektronisch berichtenverkeer Haarlemmermeer 2015.