Verordening op de fractieondersteuning 2017

Artikel 1

• 1. Fracties, zoals bedoeld in het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer 2009, ontvangen jaarlijks een tegemoetkoming in de kosten voor hun werkzaamheden (fractieondersteuning) als fractie. Over de besteding hiervan leggen de fracties verantwoording af aan de gemeenteraad.

• 2. Fracties krijgen daarnaast een onkostenvergoeding voor het dagelijks functioneren van de fractie toegekend (fractieonkostenvergoeding). Over de besteding hiervan wordt geen verantwoording aan de gemeenteraad afgelegd.

• 3. De raad stelt jaarlijks voor 1 december een bedrag hiervoor beschikbaar.

• 4. Elke fractie ontvangt een vaste basis gebaseerd op de helft van het totale bedrag dat is gereserveerd voor fractieondersteuning, gedeeld door het aantal fracties zoals deze zijn gevormd op grond van de verkiezingsuitslag. Daarnaast wordt het resterende bedrag naar rato van het aantal raadsleden per fractie verdeeld.

• 5. Tachtig procent van het bedrag is bedoeld voor de tegemoetkoming fractieondersteuning, zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel (wel verantwoorden) en twintig procent voor de tegemoetkoming fractieonkostenvergoeding, zoals bedoeld in lid 2 (niet verantwoorden).

• 6. Het beheer van deze gelden wordt door de fractie geregeld.

Artikel 2

• 1. Het uitgangspunt van deze verordening is dat de gelden bedoeld zijn voor ondersteuning van de fractie en niet voor partijpolitieke doeleinden.

• 2. Fracties besteden het deel fractieondersteuning zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 volgens de volgende bestedingscategorieën:

Medewerkers

• a. Inhoudelijke en secretariële fractie-ondersteuning door fractiemedewerker(s) en/of inhuur van externen en/of kosten verbonden aan het inwinnen van extern advies.

• b. Vergoeding aan fractie-assistenten tot maximaal de hoogte van een vrijwilligersvergoeding op jaarbasis.

• c. Met betrekking tot sub a en b van dit lid worden afspraken over loon, vergoeding en onkostenvergoeding ten aanzien van activiteiten ter ondersteuning van de fractie intern vastgelegd.

Communicatie en bijeenkomsten

• d. Communicatie van en door de fractie, zoals het presenteren van standpunten en contact maken met inwoners, door middel van website e.d. inclusief bijkomende kosten zoals het hosten van een website e.d.

• e. Fractiebijeenkomsten en themabijeenkomsten van de fractie, waarbij kosten voor de organisatie, zaalhuur, sprekers, uitnodigingen en dergelijke worden gemaakt.

• f. Kosten van het organiseren van spreekuren op locaties in de kernen van Haarlemmermeer:

• g. door huur van spreekruimte;

• h. uit de aanschaf van een voorziening daartoe, zoals een camper, bus, caravan e.d. en de daar uit voortvloeiende kosten voor het beheer en gebruik van die voorziening.

• i. Kosten voor opslag van materialen, archieven en voorzieningen zoals bijvoorbeeld geluidsinstallaties.

Trainingen en scholing

• j. Fractiegerichte opleidingen, cursussen en coaching voor de fractie als geheel of haar individuele leden.

Teamverband

• k. Activiteiten in teamverband die bijdragen aan het functioneren en presteren van een fractie in relatie tot de in lid 1 beschreven doelstelling.

  • 3.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • b.

      Giften en leningen

    • c.

      Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen of in andere regelgeving die op basis van de artikelen 95, 96 en 97 Gemeentewet is vastgelegd.

    • d.

      Uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht of op verzoek van een fractie verrichten.

    • e.

      Campagne gerelateerde activiteiten, promotieartikelen.

Artikel 3

• 1. Fracties benutten het deel fractieonkostenvergoeding zoals bedoeld in artikel 1 lid 2 voor het dagelijks functioneren van de fractie.

• 2. De uitgaven uit de onkostenvergoeding worden niet aan de gemeenteraad verantwoord.

Artikel 4

• 1. De tegemoetkoming wordt jaarlijks vóór 31 maart als voorschot op het lopende jaar verstrekt. Een eventueel overschot van het voorgaande jaar wordt ingehouden op dit voorschot. Zie artikel 9 voor de definitie van een overschot.

• 2. Uit de controle op de verantwoordingen volgt de berekening van een overschot.

• 3. In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin deze verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de installatieraad wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 5

Wijziging fractiebezetting als gevolg vereniging van fracties

• 1. Indien twee of meer fracties als één fractie gaan optreden wordt hiermee bij de verdeling voor het eerstvolgende jaar rekening gehouden en is de verdelingsregeling van artikel 1 lid 4 van toepassing.

Wijziging Fractiebezetting als gevolg van verkiezingen

• 2. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de tegemoetkoming van de op grond van artikel 1, vierde lid, vastgestelde bijdrage ten behoeve van fractieondersteuning en fractieonkostenvergoeding zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 en artikel 1 lid 2:

  • a.

    bij vermindering of vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling plaatsvindt.

Wijziging van fractiebezetting als gevolg van afsplitsing van een lid

• 3. 1 Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van afsplitsing van een fractielid of fractieleden verandert, wijzigt de tegemoetkoming van de op grond van artikel 1, vierde lid, vastgestelde bijdrage ten behoeve van fractieondersteuning en fractieonkostenvergoeding, zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 en artikel 1 lid 2:

  • a.

    voor de oorspronkelijke fractie ter hoogte van de het bedrag dat naar rato per fractielid is toebedeeld evenredig naar het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • b.

    voor het afgesplitste lid blijft het deel fractieonkostenvergoeding van het bedrag dat naar rato wordt verstrekt overeenkomstig artikel 1 lid 2 beschikbaar.

    • 3.

      2 Een afgesplitst lid ontvangt het oorspronkelijke en evenredige deel van het naar rato verstrekte bedrag ten behoeve van de fractieonkostenvergoeding ongeacht of zij als zelfstandig lid, als zelfstandige groep gaan optreden dan wel zich aansluiten bij een andere fractie

      • 3.

        3 Het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot wordt verrekend met ingang van de eerste dag van de maand na de maand waarin de raad formeel van de afsplitsing in kennis is gesteld.

Artikel 6

• 1. Elke fractie legt, binnen 1 maand na het einde van het kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag conform het verstrekte format.

• 2. De verantwoording wordt opgesteld op grond van het kasstelsel.

• 3. De fractievoorzitter staat in voor de verantwoording en onder zijn verantwoordelijkheid wordt eventuele toelichting die de accountant vraagt verstrekt.

• 4. Alle uitgaven dienen per kostencategorie:

  • I.

    te worden toegelicht waarom de uitgave met het fractiewerk te maken heeft

  • II.

    en door middel van facturen/bonnen én daaraan gerelateerde betalingsbewijzen/bankafschriften aangetoond te worden

• 5. Elke fractie neemt bij de verantwoording een overzicht van de namen en functies van de tot de fractie behorende fractiemedewerkers op.

• 6. Alvorens de verantwoordingen ter controle aan de accountant worden aangeboden, voert de griffie een interne toets uit op volledigheidsaspecten, zoals het volledig ingevuld zijn van het verslag en het aanwezig zijn van alle bewijsstukken.

Artikel 7

• 1. De accountant beoordeelt op basis van deze verordening en de wet de verantwoordingen van ieder van de fracties individueel en geeft een Rapport van Bevindingen af over het geheel. Dit vindt plaats op basis van de bestedingcategorieën uit artikel 2.2.

• 2. Het Seniorenconvent adviseert de gemeenteraad op grond van het Rapport van Bevindingen van de accountant over de vaststelling van de fractieverantwoordingen.

• 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van het Seniorenconvent inclusief het Rapport van Bevindingen van de accountant de definitieve tegemoetkoming vast.

Artikel 8

• 1. Controle van de door de fracties aangeleverde verantwoordingen vindt vóór 1 maart plaats door een accountant.

• 2. Indien de bestedingen die worden verantwoord niet juist, tijdig en volledig zijn rapporteert de accountant hierover in zijn Rapport van Bevindingen.

Artikel 9

• 1. Het verstrekte voorschot dient uiterlijk in het daaropvolgende jaar besteed te worden.

• 2. Een reserve uit niet-besteding van een voorschot is niet groter dan 100% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam.

• 3. Wanneer blijkt dat het overschot uit het voorgaande jaar niet is besteed, wordt dit overschot ingehouden op het voorschot voor het dan lopende jaar.

Artikel 11

• a. In gevallen waarin deze verordening niet, of niet genoegzaam voorziet beslist de raad, gehoord de accountant en op voorstel van de burgemeester.

• b. De raad kan nadere regels stellen over de uitwerking van deze verordening.