Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer houdende regels omtrent Inkoopbeleid Gemeente Haarlemmermeer 2017

Dit Inkoopbeleid schetst de ambities, doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen Inkoop in de Gemeente Haarlemmermeer (hierna ook: de Gemeente) plaatsvindt. Dit beleid is in de uitvoeringsorganisatie verankerd.

Inkoop vindt plaats in een dynamische omgeving. Daarom is de Gemeente voortdurend bezig met het doorvoeren van verbeteringen in en het actualiseren van de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. De inkoopdoelstellingen zijn daarbij rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Inkoop is ondersteunend en levert toegevoegde waarde aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente. Daarbij staat rechtmatigheid voorop.

De inrichting van onze inkoopprocessen is uitgewerkt in procedures, werkinstructies en gedragslijnen die zijn vastgesteld door de directie. De voor de uitvoering van het inkoopbeleid noodzakelijke prestatie indicatoren inkoop zijn vastgesteld door het college. De verantwoordelijkheid voor inkoop is decentraal belegd in de lijnfuncties. Er is een centraal team inkoop met een adviserende rol. De uitwerking van de inkoop rollen, taken en bevoegdheden is vastgelegd in het directiebesluit “Rollen, taken en verantwoordelijkheden in de inkooporganisatie (RTV)”.

De Gemeente wil met dit inkoopbeleid een optimaal inkooprendement realiseren met behulp van de volgende vier inkoopdoelstellingen:

• •

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

• •

  Een professionele, integere, betrouwbare en zakelijke inkoper en opdrachtgever te zijn.

• •

  Een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers.

• •

  Inkoop op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats te laten vinden.

De inkoopdoelstellingen met de bijbehorende uitgangspunten worden hieronder nader toegelicht.

2.1. Rechtmatigheid

Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft geldende wet- en regelgeving en het Inkoopbeleid na.

Uniforme regelingen en documenten

De Gemeente hanteert uniforme regelingen en documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop indien van toepassing de volgende - of nadien gewijzigde- regelingen en documenten toe:

• •

  Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• •

  Gemeente Haarlemmermeer VNG-model algemene inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten 2015 met annex;

• •

  Voor ICT gerelateerde overeenkomsten wordt daar waar mogelijk gebruik gemaakt van de landelijke door de VNG vastgestelde GIBIT voorwaarden (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij ICT);

• •

  Landelijk opgestelde algemene voorwaarden voor specifieke branches met eventueel afwijkende bepalingen van de Gemeente;

• •

  Inkoop- en aanbestedingsformats.

Algemene beginselen bij Inkoop

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op langere termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten voor Werken voor boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• •

  Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• •

  Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe en zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen.

Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente hanteert - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - de wettelijk vastgestelde drempelbedragen bij de keuze voor de toe te passen inkoopprocedure. Voor inkopen onder de wettelijke drempelbedragen worden onderstaande procedures gehanteerd. Het niet toepassen van onderstaande procedures kan, met uitzondering van de Europese procedures, alleen op basis van een deugdelijke motivering. Per opdracht wordt vastgesteld welke inkoopprocedure geschikt en proportioneel is.

*De Europese drempelbedragen zijn per 1 januari 2016 geldig. De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe drempelwaarden vast.

Raming van de opdracht

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke voorafgaande en zichtbaar vastgelegde raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.2. Doelmatigheid

Inkopen tegen een optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding

De Gemeente koopt efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten een positieve bijdrage leveren aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke uitgaven staan centraal. Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

Samenwerkingsverbanden

De Gemeente heeft oog voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, bundelen van soortgelijke opdrachten en werkvoorzieningsschappen.

De samenwerking moet wel toegevoegde waarde hebben. Mogelijke voordelen zijn:

• •

  Schaalvoordelen (financiën)

• •

  Procesvoordelen (werkwijze)

• •

  Informatievoordelen (kennisniveau).

Professionaliteit

Professionaliteit van Inkoop houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze aandacht wordt besteed aan onder andere het inrichten van een uitgavenanalyse, inkooppakketten, inkoopstrategieën en contract- en leveranciersmanagement. Continu wordt geïnvesteerd in inkoopkennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

Integriteit

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De Gemeente wil uitsluitend zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden.

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode.

De Gemeente acht het van belang dat contractpartners niet zodanig afhankelijk worden van de Gemeente als opdrachtgever dat zij bij het beëindigen van de overeenkomst niet langer kunnen voortbestaan.

Administratieve lastenverlichting

Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces en bij de contract uitnutting. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.

Digitalisering

Bij het Inkoop- en aanbestedingsproces zal de Gemeente zo veel mogelijk gebruik maken van digitale mogelijkheden. Wij sluiten hierbij aan bij de wettelijke verplichtingen.

De Gemeente wil door middel van het inkoopinstrument een bijdrage leveren aan de ambities voor duurzaamheid, social return, lokale en regionale ondernemers en innovatie. Bij het opstellen van onze ambities en doelstellingen is aansluiting gezocht bij het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020 (MVI).

Wij hebben de volgende ambities op de vier genoemde themagebieden:

Duurzaamheid

In het Programma Haarlemmermeer Duurzaam (kenmerk: 2015.0008286) zijn de volgende ambities op circulaire economie en energie vastgesteld:

• -

  Circulaire Economie: Het zo lang mogelijk in de kringloop houden van grondstoffen. Dit willen we bereiken door reductie van afvalstromen, optimale benutting van grondstoffen zoals hergebruik en versterking van biodiversiteit en ecologische waarde.

• -

  Energie: Haarlemmermeer wordt op termijn energieleverend. Dit willen we bereiken door energie te besparen, en meer duurzame energie op te gaan wekken dan we op termijn zullen verbruiken.

Social Return

In Haarlemmermeer willen we zoveel mogelijk gebruik maken van de mogelijkheden die social return biedt om maatschappelijke impact te genereren op onder andere het gebied van arbeidsparticipatie.

Lokale en regionale ondernemers

In Haarlemmermeer willen we zoveel mogelijk gebruik maken van lokale en regionale ondernemers en willen we een impuls geven aan kleine bedrijven met één à twee personen, waaronder ZP'ers.

Innovatie

Haarlemmermeer wil innovatie bevorderen om haar maatschappelijke doelen te bereiken en antwoorden te vinden op maatschappelijke vraagstukken. Het begrip innovatie wordt gebruikt in de context van het inkopen van vernieuwende producten, diensten of werken. Om deze ambitie te realiseren maken we nadrukkelijk gebruik van de kennis van de markt bij het inkoopproces. Om de ambities op deze vier themagebieden te verwezenlijken en de resultaten inzichtelijk te maken, stelt het college specifieke prestatie-indicatoren vast.