Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2011

Artikel 2 Beleidsmatig

Maatschappelijk verantwoord en duurzaam inkopen

Ethische en ideële uitgangspunten moeten zijn vastgelegd als onderdeel van het gemeentebeleid om als toetsingskader te fungeren bij de inkoop. De gemeente kiest ervoor maatschappelijk verantwoord en duurzaam in te kopen/aan te besteden. De volgende uitgangspunten zijn van toepassing:

• Milieuonvriendelijke producten worden vermeden. In beginsel worden duurzame producten en materialen aangeschaft. In 2004 heeft staatssecretaris Van Geel (VROM) de landelijke doelstelling geformuleerd, dat in 2010 50% van de Nederlandse overheidsinkopen duurzaam is. De VNG heeft dit percentage inmiddels  verhoogd. Wij willen uitgaand van 80% in 2011 stapsgewijs toe naar 100% in 2015. Door duurzaam in te kopen, zoveel mogelijk volgens het beginsel van recycling (“cradle to cradle”). bevordert de gemeente effectief duurzaam produceren . Een overheid die duurzaam inkoopt, betrekt milieucriteria en sociale criteria in het inkoopproces, zodat uiteindelijk een duurzaam product geleverd wordt. Concreet  betekent dit dat we bij inkopen en aanbestedingen relevante criteria met betrekking tot deze duurzaamheids-, ethische en ideële uitgangspunten (waaronder ook het “fair trade” beginsel) specifiek uitwerken in de specificaties en het bestek. Deze zijn onderdeel van het selectie- en gunningproces. Wij maken hierbij gebruik van de door AgentschapNL opgestelde duurzaamheidscriteria. Deze criteria zijn landelijk vastgelegd en nog steeds in ontwikkeling. Duurzaamheidscriteria worden continu aangepast naar nieuwe ontwikkelingen en  momenteel is men bezig de sociale criteria te ontwikkelen. AgentschapNL ontwikkelt criteria voor een groeiend aantal productgroepen. Naast het toepassen van deze criteria is het belangrijk dat er vroegtijdig in het inkoopproces wordt nagedacht over duurzaamheidsaspecten. In dit verband verdient vermelding dat duurzaam inkopen ook een bijdrage levert aan het gemeentelijk klimaatbeleid resp. het programma 'Ruimte voor Duurzaamheid'.

• Politiek/economisch: Er worden geen zaken gedaan met organisaties die zich bezig houden met criminele activiteiten. In dit verband wordt tevens rekening gehouden met hetgeen voortvloeit uit het geldend gemeentelijk beleid in het kader van de wet Bibob.

• Arbeidsvoorwaarden: Leveranciers die aantoonbaar en bewezen gebruik maken van kinderarbeid en / of discrimineren, worden bij de selectieprocedure uitgesloten.

• Sociaal-maatschappelijk: de gemeente kijkt naar de mogelijkheden om met het aanbestedingsbeleid een bijdrage te leveren aan de doelstellingen van het arbeid- re-integratiebeleid. De gemeente heeft al een sociaal criterium vastgesteld dat toegepast dient te worden bij de inkoop van de volgende productgroepen: verhuisdiensten, schoonmaak, catering, groenvoorzieningen, reiniging openbare ruimte, huishoudelijk afvalbeheer en hulp in het huishouden. Het criterium luidt: minimaal 10% van de opdrachtsom moet besteed worden aan personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast zoekt de gemeente actief naar mogelijkheden om de arbeidsreintegratie ook in bredere zin te bevorderen. De gemeente streeft ernaar de locale/regionale economie te stimuleren. De aanbestedingsregels laten toe dat we bij enkelvoudig- en meervoudig onderhandse aanbestedingen locale of regionale ondernemers uitnodigen. Bij  meervoudig onderhandse aanbestedingen nodigen we minimaal 1 lokale of regionale leverancier uit, tenzij er lokaal of regionaal in redelijkheid geen geschikte leverancier te vinden is.

• De gemeente streeft er naar dat contractpartners niet zodanig afhankelijk worden van de gemeente als opdrachtgever dat zij bij het beëindigen van de overeenkomst niet langer kunnen voortbestaan.

• Doelmatigheid

  Een meer commerciële aanpak gebaseerd op product- en leveranciersstrategieën moet leiden tot doelmatiger besteden van de middelen.

  Het primaire belang van inkoop en aanbesteding is doelmatigheid. Rechtmatigheid en integriteit zijn belangrijke randvoorwaarden. De volgorde doelmatigheid - rechtmatigheid is bewust gekozen. De hoofddoelstelling van de (Europese) aanbestedingsregelgeving is immers om publieke middelen op een doelmatige wijze te besteden. De eis van rechtmatigheid vloeit voort uit het Verdrag en de wet.

  Bij alle bestedingsbeslissingen moeten zowel de belangen van de gemeente als uitvoerder van publieke taken als die van de burger als verstrekker van publieke gelden centraal staan.

   

  Doelmatig inkopen houdt het volgende in:

   

• Het streven is om bij alle gemeentelijke uitgaven rekening te houden met ‘Total Cost of Ownership’.  Dit houdt in dat het totaal aan kosten dat vanaf de initiële aanschaf tot en met het vervreemden van een werk, levering of dienst, ten laste van door de gemeente beheerde publieke middelen komt. Omdat dit uitgangspunt niet naadloos op alle vormen van aanbesteding gelegd kan worden (lease, huur, werken) zal per keer bezien moeten worden wat voor de gemeente uiteindelijk de beste oplossing is voor de geringst mogelijke besteding van publieke middelen.

• De streefnorm voor inkopen is dat er functioneel wordt ingekocht in plaats van technisch. Dit houdt in dat wordt gekocht op basis van een probleemstelling en niet op basis van een oplossing.

• De gemeente streeft naar innovatief inkopen waarbij specifiek voor werken telkens wordt bezien of in plaats van de standaardprocedure een andere innovatieve contractvorm mogelijk is.

• De gemeente streeft bij de uitvoering van haar taken naar een regiefunctie in plaats van een uitvoeringsfunctie en stemt haar inkoop hierop af. Uitbesteding zal plaatsvinden op basis van goed omschreven bestekken /specificatie zodat de resultaatsverantwoordelijkheid bij de leverancier kan worden ondergebracht. De gemeente streeft naar een zo gering mogelijke administratieve lastendruk voor deelname aan inkoop- en aanbestedingsprocedures.

Om maximaal gebruik te kunnen maken van de schaalgrootte van de gemeente zal op structurele basis gezocht worden naar mogelijkheden soortgelijke opdrachten te bundelen en in gemeentebrede raamovereenkomsten onder te brengen. Het aantal leveranciers gaan we verder beperken, waarbij we overigens oog houden voor de effecten hiervan op leveranciers van geringe omvang. Samenwerking op het gebied van inkoop bevorderen wij waar nuttig en mogelijk.

Rechtmatigheid

Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is begrensd door de Europese aanbestedingsregels en de uitwerking daarvan, het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten( BAO) en/of diens rechtsopvolgers. Deze kaders zijn constant aan wijziging onderhevig als gevolg van de nog steeds toenemende stroom aan jurisprudentie.

Deze regels bepalen het aanbestedingsregime dat aanbestedende diensten dienen te volgen indien hun uitgaven bepaalde drempelbedragen overschrijden. De gemeente heeft geen bevoegdheid om van deze verplichte aanbestedingsregimes af te wijken.

Voor uitgaven onder deze drempelbedragen gelden de algemene beginselen van het Europese Verdrag ( zoals vastgelegd in het Verdrag van Rome en de daarna vastgestelde Verdragen ter aanvulling c.q. wijziging hiervan). Dit betekent dat de gemeente ook bij zijn aankopen dan wel onderhandse aanbestedingen de basisregels van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie in acht moet nemen. De gemeente streeft er naar oog te houden voor het scherp houden van de concurrentie.

Daarnaast gelden voor de gemeente in de uitvoering van haar inkoop- en aanbestedingsbeleid de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. De gemeente hanteert daarom ter bewaking van die beginselen richtbedragen voor het volgen van bepaalde aanbestedingsprocedures. Nadrukkelijk geldt dat het bij deze richtbedragen gaat om aanwijzingen. Dit houdt in dat tot de bovengrenzen in ieder geval de aangegeven procedure wordt gevolgd. De bedoeling is dus de rechtmatigheidstoets te laten bestaan Er mag echter altijd gekozen worden voor een zwaardere procedure, als professioneel inkoopgedrag dit vereist. Te allen tijde geldt dat de keuze voor de procedure gemotiveerd dient te worden en dat deze getoetst wordt aan de basisprincipes van het gemeentelijk beleid en aan het juridisch kader.

Drempelwaarden

Europees aanbesteden moet als de geraamde opdrachtwaarde de Europese drempelwaarden overschrijdt. De huidige Europese drempelwaarden zijn tot januari 2012 geldig. De drempelwaarden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld. Voor opdrachten onder de Europese drempelwaarden gelden de eigen drempelwaarden. 

De drempels staan in de tabel hieronder weergegeven. Per drempelwaarde is bepaald welke marktbenadering gevolgd moet worden. In het geval van enkelvoudig onderhands mag de opdracht één op één gegund worden aan de gewenste marktpartij. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding moet men minimaal drie marktpartijen om een offerte vragen. Voor een nationale aanbesteding is het van belang dat de opdracht vooraf nationaal openbaar wordt gemaakt. Bij een Europese aanbesteding wordt de opdracht aanbesteed volgens Europese aanbestedingsregels.

* 2A Diensten

Voor een concessieovereenkomst voor openbare werken geldt de drempelwaarde € 4.845.000. Voor een concessieovereenkomst voor diensten geldt de drempelwaarde € 193.000.

Bij zgn. 2B diensten is vooraf een openbare aankondiging van de opdracht niet verplicht, tenzij sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Dit geldt (in afwijking van drempels onder de Europese drempel) voor alle opdrachten onder de Europese drempel; als een levering van 1,5 ton een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, dient ook een passende mate van openbaarheid te worden betracht. Hierover adviseert het team inkoop en aanbesteding.