Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Halderberge 2017

1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2. De commissie voert tenminste eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

3. Indien gewenst vindt er halverwege de raadsperiode een bredere analyse plaats van het functioneren van de burgemeester, het college, de raad en de ambtelijke organisatie.

4. De afspraken die tijdens het klankbordgesprek zijn gemaakt worden na 6 maanden geëvalueerd.

5. In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval in het eerste halfjaar een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

6. Het laatste formele klankbordgesprek staat in het teken van de herbenoemingsprocedure van de burgemeester.

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.

2. De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

3. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning.

1. De commissie wordt samengesteld uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde partijen;

2. De commissie heeft geen plaatsvervangende leden.

3. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

1. Het voorzitterschap wordt bekleed door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

2. De commissie benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter.

3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

5. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

5. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

6. De commissie kan zich laten informeren door de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier.

1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.