Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Halderberge

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie met de burgemeester;

b. commissie: de commissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester;

c. voorzitter: de voorzitter van de commissie;

d. adviseurs: wethouder(s), gemeentesecretaris of griffier die de commissie van informatie voorzien;

e. commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2. De commissie is een bijzondere commissie als bedoeld in artikel 3.1.4. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. De leden ontvangen voor de duur van de activiteiten van de commissie en toelage van € 122,40 per maand.

3. De commissie voert tenminste eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

4. De commissie kan besluiten dat er halverwege de raadsperiode een bredere analyse plaats vindt van het functioneren van de burgemeester, de raad, het college, en de ambtelijke organisatie.

5. De afspraken die tijdens het klankbordgesprek zijn gemaakt worden na 6 maanden geëvalueerd.

6. In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval in het eerste halfjaar een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

7. Het laatste formele klankbordgesprek staat in het teken van de herbenoemingsprocedure van de burgemeester voor zover van toepassing. Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken in overleg met de (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie.

2. De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

3. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1. De commissie heeft zoveel leden als er fracties zijn in de raad. Zij is samengesteld uit ten hoogste een lid per fractie.

2. De commissie heeft geen plaatsvervangende leden.

3. Indien de plaatsvervangend voorzitter waarneemt dan neemt deze waar voor het hele klankbordgesprek van voorbereiding tot ondertekening van het verslag van het klankbordgesprek.

4. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

1. Het voorzitterschap wordt bekleed door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

2. De commissie benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter.

3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de fracties, de wethouders, de griffier en de gemeentesecretaris.

4. De commissie kan in de voorbereiding besluiten zich te laten informeren over de andere functies van de burgemeester door onder meer collega-bestuurders, de politiechef of de officier van justitie te laten reflecteren op hun samenwerking met de burgemeester. Ook de burgemeester zelf kan suggesties doen voor gesprekspartners van buiten de gemeenteraad zoals samenwerkingspartners.

5. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4 van deze verordening.

6. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

7. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

8. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

9. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

5. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier, in overleg met de voorzitter, voor een nieuwe afspraak.

6. De commissie kan zich laten informeren door de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier.

Artikel 8 Het gesprek

1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over - en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

de burgemeester:

a. als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het seniorenconvent;

b. in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

c. als voorzitter van het college;

d. als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e. die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

f. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

g. en zijn/haar contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

h. als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

i. en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

j. en zijn/haar nevenfuncties en integriteit;

k. en zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

l. alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

m. zijn/haar doelen en ambities voor de komende periode;

n. de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd.

5. Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente en de regio.

Artikel 9 Verslaglegging

1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

Artikel 10 Archivering

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of twijfel is over de toepassing, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en titel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan en werkt terug tot en met 1 januari 2019.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Halderberge.