Regeling vervallen per 02-10-2019

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Geldend van 09-12-2010 t/m 01-10-2019

Intitulé

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING

De raad van de gemeente Hardenberg;

gelezen het voorstel van het presidium van 11 juli 2006;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de volgende:

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 6

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad, kunnen jaarlijks een financiële bijdrage ontvangen als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. De raad besluit jaarlijks, bij de vaststelling van de begroting, over de hoogte van het voor de bijdragen als bedoeld in het eerste lid beschikbare bedrag.

  • 3. De fracties ontvangen elk afzonderlijk jaarlijks maximaal de volgende bijdrage:

    • a.

      een bedrag dat als volgt wordt berekend: de helft van het in lid 2 bedoelde bedrag, gedeeld door het aantal op 1 januari van het betreffende jaar bestaande fracties, vermeerderd met

    • b.

      een bedrag dat als volgt wordt berekend: de helft van het in lid 2 bedoelde bedrag, vermenigvuldigd met het quotiënt van het aantal op 1 januari van het betreffende jaar in de fractie zitting hebbende leden en het totale aantal leden van de raad.

  • 4. De griffier fungeert als budgethouder van het budget voor de fractiebijdragen.

Artikel 7

  • 1. Fracties besteden de bijdrage ter uitvoering van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

    • e.

      algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel 8

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt verstrekt:

    • a.

      hetzij vóór 31 januari van dat kalenderjaar de maximale bijdrage, als voorschot op het betreffende kalenderjaar;

    • b.

      hetzij op declaratiebasis, tot de maximale bijdrage.

  • 2. De fracties die (een deel van) de bijdrage op declaratiebasis wensen te ontvangen, dienen de declaraties in bij de griffier.

  • 3. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt aan de fracties, die de bijdrage wensen te ontvangen op de wijze als bedoeld in het eerste lid, onder a, een voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Dit voorschot wordt berekend als volgt: het quotiënt van dit aantal maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage voor de fractie voor het hele jaar berekende bedrag. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt een voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar, indien de fractie, waaraan dat voorschot is verstrekt, na de verkiezingen nog in de raad vertegenwoordigd is. Dit voorschot wordt berekend als volgt: het quotiënt van dit aantal overige maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage voor de fractie voor het hele jaar berekende bedrag.

  • 4. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt aan de fracties, die de bijdrage wensen te ontvangen op de wijze als bedoeld in het eerste lid, onder b, voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden maximaal de volgende bijdrage toegekend: het quotiënt van dit aantal maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage voor de fractie voor het hele jaar berekende bedrag.

    Indien de fractie, waaraan een bijdrage is verstrekt als in het eerste deel van dit lid bedoeld, na de verkiezingen nog in de raad vertegenwoordigd is, wordt in de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt aan die fractie voor de overige maanden van dat jaar nog maximaal de volgende bijdrage toegekend: het quotiënt van dit aantal overige maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage voor de fractie voor het hele jaar berekende bedrag, - voorzover van toepassing -vermeerderd met het bedrag dat resteert van het bedrag, dat op basis van het eerste deel van dit lid maximaal aan die fractie had kunnen worden toegekend.

  • 5. Indien na de verkiezingen een fractie in de raad komt, die daarvoor niet in de raad vertegenwoordigd was, wordt die fractie, indien die een bijdrage wenst te ontvangen op de wijze als bedoeld in het eerste lid, onder a, een bijdrage voor fractieondersteuning verstrekt als voorschot, naar evenredigheid van het aantal nog resterende maanden van dat kalenderjaar, ingaande de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. Dit voorschot wordt berekend als volgt: het quotiënt van dit aantal resterende maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het bedrag dat de betreffende fractie op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage zou kunnen worden toegekend, wanneer die het hele kalenderjaar in de raad vertegenwoordigd zou zijn.

  • 6. Indien na de verkiezingen een fractie in de raad komt, die daarvoor niet in de raad vertegenwoordigd was, wordt die fractie, indien die een bijdrage wenst te ontvangen op de wijze als bedoeld in het eerste lid, onder b, maximaal een bijdrage voor fractieondersteuning verstrekt naar evenredigheid van het aantal nog resterende maanden van dat kalenderjaar, ingaande de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. Deze maximale bijdrage wordt berekend als volgt: het quotiënt van dit aantal resterende maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het bedrag dat de betreffende fractie op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage maximaal zou kunnen worden toegekend, wanneer die het hele kalenderjaar in de raad vertegenwoordigd zou zijn.

  • 7. Het voorschot als bedoeld in lid 1, onder a, wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 10, derde lid.

Artikel 9

  • 1. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, lid 3, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt een ten tijde van de splitsing reeds aan de oorspronkelijke fractie op grond van artikel 8, lid 1, onder a, verstrekt voorschot verrekend, waarbij het bedrag van het voorschot wordt verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3. Bij splitsing van een fractie wordt een ten tijde van de splitsing reeds aan de oorspronkelijke fractie verstrekte bijdrage op grond van artikel 8, lid 1, onder b, verrekend, waarbij dit bedrag wordt verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 10

  • 1. Iedere fractie, waaraan een bijdrage voor fractieondersteuning is verstrekt op de wijze als bedoeld in artikel 8, lid 1, onder a, legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage.

  • 2. Over de verstrekte bijdragen voor fractieondersteuning op de wijze als bedoeld in artikel 8, lid 1, onder b, legt de griffier, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af.

  • 3. De raad stelt na het afleggen van verantwoording als bedoeld in lid 1 en 2 de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 11 Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op die, waarop zij is vastgesteld.

  • 2. Met ingang van de in lid 1 bedoelde dag wordt de bij besluit van de raad van de gemeente Hardenberg van 9 januari 2003 vastgestelde “Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning” ingetrokken.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad van de gemeente Hardenberg van 18 juli 2006.
De raad voornoemd,
De voorzitter, De griffier.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Voor verdergaande vormen van bijstand (zie lid 3) moeten raadsleden zich in eerste instantie wenden tot de griffier. Als deze bijstand wenst van een ambtenaar uit de reguliere organisatie, zal hij zich moeten wenden tot de gemeentesecretaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Als er in de verordening over 'ambtenaren' gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in dit artikel bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. Gekozen zou kunnen worden voor het principe van een gelijk bedrag per fractie, ongeacht de omvang van die fractie. Iedere fractie heeft dan dezelfde mogelijkheden om zich naar burgers toe te profileren. Het budget zou echter ook voor facilitaire zaken gebruikt kunnen worden, waarbij grotere fracties wellicht tegen hogere kosten aanlopen dan kleine. Vandaar dat is gekozen voor een combinatie: de helft van het beschikbare budget wordt gelijkelijk verdeeld over het aantal fracties, de andere helft wordt verdeeld naar fractiegrootte. Bijvoorbeeld: als het budget € 25.000,-- bedraagt en er zeven fracties zijn, ontvangt iedere fractie maximaal 1/7 deel van € 12.500,-- (€ 1.785,71), vermeerderd met een deel van € 12.500,-- naar rato van het aantal in de fractie zitting hebbende raadsleden (bij een aantal in de fractie zitting hebbende raadsleden van 11 – op een totaal van 31 raadsleden - is dit het volgende bedrag: 11/31 x € 12.500,-- = € 4.435,48).

Artikel 7

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffier dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en daarom niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en/of eigen bijdrage van fractieleden.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 8

De bijdrage kan op twee verschillende manieren, naar keuze van de betreffende fractie, worden verstrekt: hetzij als voorschot (het maximale voor het betreffende kalenderjaar voor de fractie beschikbare bedrag ineens), hetzij op declaratiebasis (het maximale voor het betreffende kalenderjaar voor de fractie beschikbare bedrag ineens, of in gedeelten). In een verkiezingsjaar worden de bijdragen in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

De regeling heeft tot gevolg dat fracties die geheel verdwijnen nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor nieuwe fracties gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is bijna niet te vermijden.

Artikel 9

Bij splitsing van een fractie zal de voor de oorspronkelijke fractie berekende maximale bijdrage verdeeld moeten worden over de betrokken fracties. Verder zullen een al eerder verstrekte voorschot en al eerder verstrekte bijdragen direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou na het kalenderjaar alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 10

De verantwoording van de fracties c.q. van de griffier vindt plaats aan de raad, waardoor er desgewenst in alle openheid kan worden gesproken over de besteding. Uit de verantwoording kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen toelichting.