Regeling vervallen per 22-03-2012

Verordening regelende de instelling, de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies van de gemeente Harderwijk

Geldend van 22-03-2012 t/m 21-03-2012

Intitulé

Verordening op de raadscommissies van Harderwijk

De raad van de gemeente Harderwijk;

gelezen het voorstel van voorzitter en griffier van 27 februari 2009, raadsbesluitnummer 25;

besluit:

In de Verordening op de raadscommissies Harderwijk in artikel 20 na het eerste lid een nieuw tweede lid in te voegen, onder vernummering van de huidige leden 2 en 3, dat als volgt luidt:

“2. Het geven van een zienswijze kan worden ondersteund met een elektronische presentatie. Deze presentatie dient ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering bij de griffie te zijn aangeleverd. De voorzitter kan besluiten een elektronische presentatie niet toe te staan, indien de privacy van personen niet is gewaarborgd.”

Verordening regelende de instelling, de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies van de gemeente Harderwijk.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    raadscommissie: een commissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

  • b.

    voorzitter: de voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • c.

    lid of leden: een lid of leden van een raadscommissie of diens plaatsvervanger(s);

  • d.

    raadsopvolger: een persoon die zich verkiesbaar heeft gesteld op een lijst van een in de raad vertegenwoordigde fractie doch niet verkozen is als raadslid;

  • e.

    fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van orde;

  • f.

    commissiegriffier: de commissiegriffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger

  • g.

    presidium: het presidium als bedoeld in het Reglement voor het presidium;

  • h.

    Reglement van orde: Reglement van orde voor de gemeenteraad van Harderwijk.

Artikel 2 Instelling

In de gemeente Harderwijk functioneren de hierna volgende drie raadscommissies (…):

  • 1.

    een commissie voor zaken van algemene aard en beleid waaronder Waterfront, voor openbare orde en veiligheid, en voor overige algemeen bestuurlijke en economische zaken alsmede voor de gemeentefinanciën, personeels- en organisatiebeleid, het informatiseringbeleid en voor de gemeentelijke eigendommen, verder aan te duiden als de commissie Beleid Algemeen;

  • 2.

    een commissie voor de ruimtelijke ordening en volkshuisvesting alsmede voor stadsbeheer, voor milieu en verkeerszaken, verder aan te duiden als de commissie Ruimte;

  • 3.

    een commissie voor sociale-, onderwijs-, cultuur-, welzijns- en sportzaken, verder aan te duiden als de commissie Samenleving.

Artikel 3 Algemene Taakstelling

De commissies hebben de volgende (…) taken: 1º voorbereiding van besluitvorming van de raad; 2º overleg met het college respectievelijk de burgemeester.

Artikel 4 Samenstelling

  • 1. Iedere commissie bestaat uit een voorzitter en maximaal twee leden per fractie.

  • 2. Iedere fractie mag haar twee leden rekruteren uit haar raadsleden en een raadopvolger.

  • 3. Artikel 14 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op een lid, zijnde raadsopvolger met dien verstande dat hij de eed of belofte aflegt in handen van de voorzitter van de raad.

Artikel 4a - Raadsopvolger

  • 1. De raad kan per fractie maximaal één persoon tegelijkertijd van buiten de raad benoemen als raadsopvolger voor een periode die gelijk is aan de zittingsduur van de raad.

  • 2. De namen van de door de fracties voorgedragen personen dienen vermeld te staan op de kandidatenlijst van de betreffende partij voor de laatst gehouden verkiezingen van de gemeenteraad.

  • 3. De raadsopvolgers mogen geen functies vervullen die met het lidmaatschap van de raad onverenigbaar zijn overeenkomstig artikel 13 van de Gemeentewet. Zij mogen bovendien geen handelingen verrichten als bedoeld in artikel 15 van de Gemeentewet.

  • 4. Voordat de raadsopvolgers hun functie kunnen uitoefenen leggen zij overeenkomstig artikel 14 van de Gemeentewet in handen van de burgemeester in het besluitvormende deel van de raad, de eed of belofte af.

  • 5. De raadsopvolgers ontvangen een vergoeding overeenkomstig de Verordening Rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2009, zoals vastgesteld in de vergadering van de raad op 18 december 2008.

  • 6. De raadsopvolgers kunnen hun fracties vertegenwoordigen in commissies van de raad en deelnemen aan werkzaamheden van werkgroepen en commissies van de raad, voorzover deze werkzaamheden niet de besluitvorming zelf betreffen.

  • 7. De artikelen 10, 11 en 12 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een raadsopvolger.

  • 8. De raadsopvolger krijgt de beschikking over alle benodigde stukken inclusief geheime stukken.

Artikel 5 Benoeming van leden

  • 1. De kandidaatstelling voor het lidmaatschap (…) van de commissies geschiedt door de fracties elk voor zich.

  • 2. De benoeming van de leden (…) geschiedt door de raad al dan niet uit zijn midden bij de aanvang van elke nieuwe zittingsperiode van de raad voor de duur van die zittingsperiode.

  • 3. Leden van de raad en raadsopvolgers kunnen als plaatsvervanger van een lid van hun fractie optreden met kennisgeving hiervan aan de voorzitter of de commissiegriffier.

Artikel 6 Benoeming van de voorzitter

De voorzitter wordt door de raad uit zijn midden benoemd voor een periode van twee jaar.

Artikel 7 Taak voorzitter

  • 1. De voorzitter is, onverminderd de overige bepalingen in deze verordening, belast met: a. het leiden van de vergadering; b. het handhaven van de orde; c. het in acht nemen en doen naleven van deze verordening; d. het geven van gelegenheid aan de leden tot het kenbaar maken van hun meningen betreffende een in beraadslaging zijnd onderwerp; e. het formuleren van conclusies.

  • 2. De voorzitter neemt niet deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming.

Artikel 8 De commissiegriffier

  • 1. Elke commissie wordt in haar werkzaamheden terzijde gestaan door daartoe aangewezen medewerkers van de griffie.

  • 2. Een door de griffier in overleg met de voorzitter aan te wijzen gemeenteambtenaar treedt op als plaatsvervanger.

Artikel 9 Ontslag

  • 1. Een lid (…) kan te allen tijde ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de commissie en de raad.

  • 2. De raad kan de voorzitter tussentijds uit zijn functie ontslaan.

Artikel 10 Voorziening in vacature

  • 1. In tussentijds opengevallen plaatsen wordt voorzien binnen zes weken na het openvallen, of, indien gelijktijdig een vacature in de raad is ontstaan, binnen zes weken dat het ter vervulling van de vacature benoemd verklaarde lid zitting in de raad heeft genomen.

  • 2. Een tussentijds benoemd lid (…) treedt af op het tijdstip, waarop degene, in wiens plaats hij is benoemd, zou hebben moeten aftreden.

Artikel 11 Vergaderingen

  • 1. Een commissie vergadert volgens het jaarlijks door het presidium (…) vast te stellen vergaderschema en voorts zo vaak als de voorzitter of ten minste drie leden het nodig oordelen.

  • 2. Vergaderingen vangen als regel aan om 19.30 uur en eindigen om 23 uur met dien verstande dat in ieder geval het in behandeling zijnde agendapunt wordt afgerond.

  • 3. Indien vergaderingen voorkomende op het schema geen doorgang zullen vinden ontvangen de leden daarvan schriftelijk bericht.

  • 4. De voorbereiding van de agenda vindt plaats door de voorzitter, de commissiegriffier en de raadsgriffier.

  • 5. Indien leden van tenminste twee fracties voor de in het vierde lid bedoelde voorbereiding, verzoeken een punt te agenderen, wordt dit punt zo mogelijk voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd. Indien het niet voor de eerstvolgende vergadering kan worden geagendeerd, informeert de voorzitter of commissiegriffier de betreffende leden hierover onder opgaaf van redenen.

  • 6. Spoedeisende gevallen uitgezonderd, wordt ten minste tien dagen tevoren van de belegde vergadering schriftelijk aan de leden bekendgemaakt, zo veel mogelijk onder opgaaf van de te behandelen punten en onder bekendmaking van de relevante stukken. (…)

  • 7. Indien omtrent stukken op grond van artikel 86 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, kunnen deze stukken in afwijking van het zesde lid, onder berusting van de raadsgriffier of commissiegriffier blijven en verleent deze de leden inzage.

  • 8. De stukken worden eveneens toegezonden aan de fractievoorzitters en maximaal twee door de fractievoorzitter opgegeven personen.

  • 9. De achterliggende vergaderstukken liggen vanaf het tijdstip van verzending als bedoeld in lid 6 voor de leden in de daarvoor bestemde ruimte ter inzage en worden voor zover openbaar, op de gemeentelijke website geplaatst.

  • 10. Indien een lid verhinderd is een vergadering bij te wonen geeft hij hiervan kennis aan de voorzitter of de commissiegriffier en hij deelt voor zover van toepassing mee wie als zijn plaatsvervanger optreedt.

Artikel 12 Openbare kennisgeving vergaderingen

De commissievergaderingen worden op het in artikel 11, lid 6 bedoelde tijdstip door aankondiging in een of meer dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht met vermelding van datum, aanvangstijdstip en plaats van de vergadering en wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbijbehorende stukken kan inzien alsmede het spreekrecht.

Artikel 13 Besluitvorming

  • 1. Een commissie kan alleen besluiten nemen, wanneer meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft in de commissie aanwezig is.

  • 2. De commissie besluit bij meerderheid van het aantal aanwezige leden.

Artikel 14 De vergadering

  • 1. Artikel 28 van de Gemeentewet is voor zo veel mogelijk op de leden van de commissie van toepassing.

  • 2. Indien een commissie geen eenstemmig advies kan uitbrengen, wordt in het advies en in het verslag van de vergadering zowel het gevoelen van minderheden als van de meerderheid tot uitdrukking gebracht, alsmede welke fracties het betreft. Voor zover de gemeenteraad over een onderwerp besluit, concludeert de voorzitter of een onderwerp een hamerstuk of een bespreekstuk kan zijn tijdens de raadsvergadering. (…)

  • 3. Een door een lid in de rondvraag gestelde vraag wordt binnen 4 weken na het stellen hiervan, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk aan de commissie beantwoord. Indien dit niet mogelijk is wordt dit binnen deze termijn gemotiveerd aan de commissie meegedeeld met vermelding van de termijn waarbinnen het antwoord tegemoet kan worden gezien.

Artikel 15 Openbaarheid vergaderingen

  • 1. De vergaderingen worden als regel in het openbaar gehouden.

  • 2. De deuren worden gesloten wanneer ten minste éénvijfde van de aanwezige leden daarom verzoeken of de voorzitter het nodig oordeelt. Vervolgens beslist de commissie bij meerderheid van de aanwezige leden of met gesloten deuren (verder) zal worden vergaderd. Daarbij dient als leidraad de overweging dat met (verdere) openbare behandeling persoonlijke, zakelijke of openbare belangen door de openbaarheid wezenlijk zouden kunnen worden geschaad.

  • 3. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal worden opgelegd. Zij wordt zowel door de leden die bij behandeling tegenwoordig waren, als hen die op andere wijze van het behandelde en van de stukken kennis nemen, in acht genomen. De commissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

  • 4. Indien de raad op grond van artikel 25, derde lid en vierde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de commissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

  • 5. Alle leden van de raad alsmede de raadsopvolger die zitting heeft in een commissie hebben toegang tot besloten vergaderingen.

Artikel 16 Aanwezigheid collegeleden

  • 1. De voorzitter van de commissie kan een of meer collegeleden uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

  • 2. Indien een collegelid bij een commissievergadering aanwezig wil zijn om aan de beraadslagingen deel te nemen en hiertoe niet is uitgenodigd, doet hij daartoe een verzoek aan de voorzitter. Deze neemt een voorlopige beslissing op het verzoek.

  • 3. De commissie beslist op voorstel van de voorzitter of een collegelid deelneemt aan de beraadslagingen.

Artikel 17 Adviseurs

  • 1. De voorzitter kan een bij bepaalde zaak betrokken ambtenaar uitnodigen ter vergadering een toelichting te geven op het te behandelen onderwerp.

  • 2. De voorzitter kan al dan niet op verzoek van de commissie andere personen uitnodigen tot het bijwonen van hun vergaderingen en tot het deelnemen aan de beraadslagingen.

  • 3. De commissie beslist op voorstel van de voorzitter of een persoon deelneemt aan de beraadslagingen.

Artikel 18 Verslag openbare vergadering

  • 1. Van het verhandelde in de openbare commissievergaderingen wordt een samenvatting respectievelijk besluitenlijst opgemaakt, welke, behalve aan de leden van de desbetreffende commissie, ook aan (…) het college van burgemeester en wethouders wordt bekendgemaakt.

  • 2. Het verslag van hetgeen in het openbaar is behandeld, is openbaar.

Artikel 19 Besloten vergadering

  • 1. Het concept-verslag respectievelijk de concept-besluitenlijst van de besloten vergadering wordt zo spoedig mogelijk na afronding aan de leden van de commissie alsmede aan (…) het col1ege van burgemeester en wethouders bekendgemaakt.

  • 2. Het concept-verslag respectievelijk de concept-besluitenlijst wordt in de eerstvolgende besloten vergadering vastgesteld.

  • 3. Bij de vaststelling van het verslag respectievelijk besluitenlijst neemt de commissie in de besloten vergadering bij meerderheid van stemmen een beslissing over het al dan niet openbaar maken hiervan.

Artikel 20 Spreekrecht burger

  • 1. Zowel onmiddellijk voorafgaande aan de behandeling van een agendapunt als onmiddellijk volgend op de behandeling van een agendapunt in eerste ronde stelt de voorzitter de aanwezigen op de publieke tribune in de gelegenheid zich te melden voor het geven van hun zienswijze over dit agendapunt. Bij deze aanmelding doen zij opgave van hun naam en van de hoedanigheid waarin zij hun zienswijze willen geven. De voorzitter verleent hun het woord in een door hem te bepalen volgorde.

  • 2. Het geven van een zienswijze kan worden ondersteund met een elektronische presentatie. Deze presentatie dient ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering bij de griffie te zijn aangeleverd. De voorzitter kan besluiten een elektronische presentatie niet toe te staan, indien de privacy van personen niet is gewaarborgd.”

  • 3. Een lid van de commissie kan een vraag stellen aan een spreker van de publieke tribune als bedoeld in het vorige lid. De voorzitter stelt de spreker in de gelegenheid deze vraag te beantwoorden.

  • 4. Voor de in dit artikel bedoelde gelegenheid tot het geven van zienswijzen wordt per vergadering een totale tijd uitgetrokken van 30 minuten of zoveel minder als nodig blijkt te zijn. De tijd per spreker is ten hoogste 5 minuten. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijkingen toestaan van het in beide vorige volzinnen bepaalde.

Artikel 21 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.

Artikel 22 Reglement van orde

Het in het Reglement van orde (…) bepaalde met betrekking tot de wijze van beraadslaging en de handhaving van de orde van de vergadering is zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 23 Toegang tot gebouwen, terreinen en bescheiden

  • 1. Ter vervulling van hun taak hebben de leden en de plaatsvervangende leden van de commissie toegang tot alle gebouwen, werken en terreinen van de gemeente.

  • 2. Zij hebben daartoe tevens inzage in alle daarvoor relevante bescheiden waarover de gemeente beschikt, voorzover dit leden niet op grond van de Gemeentewet kan worden ontzegd.

Artikel 24 Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist het presidium.

Artikel 25 Slot- en overgangsbepalingen

  • 1. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de raadscommissies van Harderwijk’ en treedt 8 dagen na bekendmaking in werking.

  • 2. Bij de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de ‘Verordening regelende de instelling, de taken, de samenstelling, de bevoegdheden en de werkwijze van de raadscommissies’ zoals deze is vastgesteld bij raadsbesluit van 18 april 2002 onder nummer 29.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Harderwijk in zijn openbare vergadering van 19 oktober 2006 onder nummer 170, met inachtneming van het amendement van CDA, Christenunie, PvdA, VVD inzake Artikel 5 lid 3,(unaniem aangenomen).
Gewijzigd bij raadsbesluit van 26 februari 2009 onder nummer 14.
Gewijzigd bij raadsbesluit van 26 maart 2009 onder nummer 25.
de heer J.C.G.M. Berends, voorzitter
mevrouw J.Th.J.J. van Zwam , raadsgriffier

Toelichting Verordening op de raadcommissies

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Er is een bepaling met begripsomschrijvingen toegevoegd om te voorkomen dat omschrijvingen herhaald moeten worden en te zorgen dat begrippen eenduidig zijn.

Artikel 2 Instelling

De functie van de nieuwe raadscommissies is in essentie dezelfde als die van de plenaire raad: die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend lichaam. De commissievergaderingen (of delen ervan) kunnen besluitvoorbereidend, maar ook brainstormend en thematisch van aard zijn. Het overleg met het college of de burgemeester dient niet gericht te zijn op het creëren van medeverantwoordelijkheid voor bestuursbeslissingen, maar op kaderstelling en controle door de raad en het afleggen van verantwoording door het college of de burgemeester. Het aantal commissies is van vijf teruggebracht tot drie. Door het terugbrengen van het aantal commissies is het de bedoeling dat de raadsleden meer tijd hebben om de burger op te zoeken. Hiervoor is vooral een wijziging van de cultuur nodig, er wordt aan gewerkt om deze cultuurwijziging in de tweede raadsperiode na de introductie van het dualisme meer gestalte te geven. Aldus kan de volksvertegenwoordigende rol de nodige invulling krijgen. Onderwerpen waarover advies wordt gevraagd komen slechts in één commissie aan de orde (zie ook de toelichting op artikel 14). Er is sprake van zoveel mogelijk integrale advisering voor wat betreft de beleidsinhoudelijke, uitvoerings- en financiële aspecten.

Artikel 3 Algemene Taakstelling

De raadscommissies hebben op grond van artikel 82 van de Gemeentewet twee wettelijke taken, namelijk de voorbereiding van de besluitvorming van de raad en overleg met het college respectievelijk de burgemeester. Deze taken zijn opgenomen in artikel 3. Ter vervulling van deze taken heeft de commissie ook de functie om ten behoeve van de besluitvorming door de raad en in het kader van haar controlerende taak informatie te vergaren en kan vergaderingen beleggen om zich te laten informeren.

Artikel 4 Samenstelling

Op grond van artikel 82 Gemeentewet benoemt de raad de leden van de raadscommissies. Bij de samenstelling van een raadscommissie zorgt de raad, voorzover het de benoeming betreft van leden van de raad, voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen. Deze wettelijke eis is uitgewerkt in artikel 4, lid 1. Verder is in lid 2 bepaald dat iedere fractie haar twee leden voor een commissie mag recruteren uit haar raadsleden en één raadsopvolger. (…) De samenstelling van de raadscommissies is niet gewijzigd bij de laatste herziening van deze verordening.Raadsleden kunnen als lid van meerdere commissies worden benoemd. Een raadsopvolger kan als lid van één van de drie raadscommissies worden benoemd. Het derde lid is toegevoegd. Op grond hiervan dient een commissielid, niet raadslid zijnde, de eed of belofte af te leggen.. Hiermee geldt voor een commissielid net als voor een raadslid dat zij hun functie niet kunnen uitoefenen voordat ze beëdigd zijn. Aan het begin van de raadsperiode of na tussentijdse benoeming leggen zij deze af in handen van de voorzitter van de raad. Dit hoeft niet tijdens een vergadering plaats te vinden; hiervoor kan een geschikte plaats en tijd worden gekozen.

De artikelen 10, 11, 12 en 15 van de Gemeentewet zijn niet van overeenkomstige toepassing verklaard. Deze artikelen hebben betrekking op respectievelijk de vereisten voor het raadslidmaatschap (artikel 10: woonachtig in de gemeente, ouder dan 18 jaar en Nederlander, EU-onderdaan of verblijfsgerechtigde), verboden handelingen ter voorkoming van belangenverstrengeling (artikel 11 en 15), openbaarmaking nevenfuncties (artikel 12) en onverenigbare betrekkingen met het raadslidmaatschap (artikel 13). Er is voor gekozen om deze bepalingen niet van toepassing te verklaren, omdat raadscommissies geen besluiten nemen. Bij de discussie over de toepasselijkheid van de gedragscode is deze lijn eveneens gevolgd; er is voor gekozen om de gedragscode alleen van toepassing te verklaren op raads- en collegeleden. In de VNG-modelverordening is er voor gekozen om de bepalingen 10, 11, 12 en 15 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing te verklaren en artikel 14 (eed/belofte) niet.

Artikel 5 Benoeming van leden

Op grond van artikel 82 Gemeentewet benoemt de raad de leden van de raadscommissies. Deze bepaling is gewijzigd conform een afspraak die tijdens de eerste raadsperiode na de introductie van het dualisme is gemaakt in het presidium (voorheen: de agendacommissie). Plaatsvervanging door alle raadsleden wordt hiermee mogelijk en het is niet meer nodig plaatsvervangers te benoemen. Ook andere bepalingen van deze verordening zijn hierop aangepast.

Artikel 6 Benoeming van de voorzitter.

Het betreft hier een technisch voorzitterschap, waardoor de leden van de commissie en (uit te nodigen) portefeuillehouder(s) zich geheel op de inhoud kunnen richten. Als uitgangspunt voor het voorzitterschap gelden geschiktheid en beschikbaarheid. De benoeming geldt voor een periode van twee jaar om een zekere roulatie te bewerkstelligen.De voorzitters van raadscommissies en hun plaatsvervangers worden aan het begin van de raadsperiode benoemd en na twee jaar vindt opnieuw benoeming plaats. Herbenoeming is niet uitgesloten.

Artikel 7 Taak voorzitter

In deze bepaling komt het technisch voorzitterschap tot uitdrukking. In lid twee is aangegeven dat de voorzitter niet aan de beraadslagingen en de besluitvorming deelneemt.

Artikel 8 De commissiegriffier

In de eerste raadsperiode na de introductie van het dualisme (2005) is besloten dat de raad een commissiegriffier benoemt, die rechtstreeks wordt aangestuurd door de griffier. Met het oog hierop is dit artikel gewijzigd. Voor de vervanging van de commissiegriffier wordt dezelfde regeling als voor 2005 gehanteerd. Hierdoor kan in vervanging worden voorzien door een gemeenteambtenaar, die niet door de raad benoemd is. Secretaris en griffier zullen hierover afspraken moeten maken. Ook de komende periode zal blijken hoe deze functie en de taken en werkwijze van de drie raadscommissies zich verder gaan ontwikkelen. Met de vaststelling van deze verordening is geen eindstation bereikt, in Harderwijk wordt net als elders in den lande de discussie over de gewenste vergadercultuur en –structuur nog volop gevoerd.

Artikel 9 Ontslag

In het tweede lid van dit artikel is de bevoegdheid opgenomen een voorzitter of diens plaatsvervanger te ontslaan. In de Gemeentewet is niet aangegeven om welke reden een voorzitter of diens plaatsvervanger kan worden ontslagen. Een reden kan zijn dat de voorzitter of plaatsvervanger niet meer het vertrouwen van een meerderheid in de raad bezit. Slechts de zorgvuldigheid waarmee met die bevoegdheid wordt omgegaan staat achteraf ter beoordeling van de rechter. Dit artikel is in overeenstemming gebracht met het gewijzigde artikel 5. Plaatsvervangende leden worden niet meer benoemd en hoeven dus ook geen ontslag te nemen.

Artikel 10 Voorziening in vacature

In een opengevallen plaats in een commissie wordt voorzien binnen zes weken na het openvallen, tenzij er gelijktijdig een vacature in de raad is ontstaan. Dan moet eerst in die vacature zijn voorzien.

Artikel 10 is in overeenstemming gebracht met het gewijzigde artikel 5. Plaatsvervangende leden worden niet meer benoemd en er hoeft dus ook niet in een regeling omtrent hun aftreden te worden voorzien.

Artikel 11 Vergaderingen

Zoals gebruikelijk wordt er voor de te houden vergaderingen van de raad en de commissies een vergaderschema opgesteld. Het presidium (voorheen: de agendacommissie) is hiervoor het meest aangewezen orgaan. De voorbereiding van de agenda van de commissie vindt plaats door de voorzitter, de commissiegriffier en de raadsgriffier. Van belang is op te merken dat over stukken die ter kennisname zijn toegezonden niet zal worden beraadslaagd, tenzij deze (in een volgende vergadering) als agendapunt worden opgevoerd. Dit laat de mogelijkheid onverlet om hierover tijdens dezelfde vergadering een rondvraag te stellen. Op grond van het bepaalde in het zesde lid van dit artikel moeten de vergaderstukken zoveel mogelijk ten minste 10 dagen voor de vergadering aan de leden worden toegezonden.

Er is een nieuw tweede lid tussen gevoegd, waarin de begin- en eindtijd is vastgelegd. Deze bepaling komt overeen met het Reglement van orde. Deze wijziging berust op een afspraak in het presidium (voorheen: de agendacommissie). Met name door de terugblik op vergaderingen vervult het presidium een belangrijke rol bij de ontwikkeling van de door de raad gewenste cultuur en structuur. Ook de regeling in het vierde lid is nieuw. Het recht om een onderwerp te agenderen is na herziening van de verordening zo geregeld dat ten minste twee fracties het verzoek moeten steunen om een bepaald onderwerp te agenderen. In principe wordt een punt voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd, tenzij er goede redenen zijn om het door te schuiven. Bijvoorbeeld wanneer ambtelijke voorbereiding is vereist, de (omvang van de) agenda het niet toelaat of een gecombineerde behandeling met een ander punt gewenst is. De voorzitter of commissiegriffier informeert de betrokken commissieleden hierover. Om een eenduidige werkwijze te hebben in raad en commissies is in deze verordening net als in het Reglement van orde en deze verordening vastgelegd dat vertrouwelijke stukken worden toegezonden aan de commissieleden, behalve in uitzonderingsgevallen (lid 7).

Over de toezending van stukken zijn in het presidium (voorheen: de agendacommissie) de volgende afspraken gemaakt: de stukken worden toegezonden aan de leden van de commissie, de fractievoorzitter en maximaal twee personen die worden opgegeven door de fractievoorzitter. Deze afspraken zijn vastgelegd in het achtste lid. Ook artikel 18 en 19 zijn in verband hiermee aangepast.De plaatsing op de internetsite in lid 9 is overgenomen uit de VNG-modelverordening. Met “achterliggende stukken” wordt gedoeld op achtergrondinformatie, toelichtende stukken en eerdere besluitvorming.Het tiende lid is in overeenstemming gebracht met het gewijzigde artikel 5.

Artikel 12 Openbare kennisgeving vergaderingen

Dit artikel geeft invulling aan de plicht op basis van artikel 82, vijfde lid, en artikel 19, tweede lid, Gemeentewet om een openbare kennisgeving te doen over de datum, aanvangstijd, plaats en waar eenieder de agenda en de daarbijbehorende stukken kan inzien. De vergaderingen worden aangekondigd in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en op de gemeentelijke website.

Voor iedere vergadering geldt het voorschrift van openbare bekendmaking, ook al zullen één of meer punten naar verwachting in beslotenheid worden behandeld. Ter vergadering beslist de commissie immers pas of er in beslotenheid wordt vergaderd.

Artikel 13 Besluitvorming

Met deze bepaling kan er nog wel een vergadering worden gehouden, maar is voor de besluitvorming de aangegeven meerderheid vereist. Hier gaat deze bepaling verder dan de bepalingen in de Gemeentewet die voor de raadsvergaderingen gelden, dat een meerderheid van de leden aanwezig moet zijn om te kunnen vergaderen.Er ontbrak een algemene bepaling waarin de regel voor besluitvorming is opgenomen. Er was alleen een specifieke regeling getroffen over de besluitvorming over beslotenheid en geheimhouding bij gewone meerderheid (artikel 15 en 19). Daarom is een tweede lid toegevoegd waarin eveneens gekozen is voor een gewone meerderheid (helft + één). Hierbij moet wel bedacht worden dat de verhoudingen in de raad niet weerspiegeld worden in de commissie. Anderzijds kan worden opgemerkt dat een commissie geen inhoudelijke besluiten neemt, maar alleen procedurele besluiten en voor het overige alleen adviezen geeft.

Artikel 14 De vergadering

Dit artikel is zoveel mogelijk uit een eerdere verordening overgenomen. Overeenkomstig de gegroeide dualistische praktijk is opgenomen dat de voorzitter concludeert of een onderwerp in de raad een hamer- of bespreekstuk is.Het eerdere derde lid over gezamenlijke vergaderingen van raadscommissies is geschrapt, aangezien al in 2002 gekozen is voor integrale advisering en behandeling van onderwerpen in één raadscommissie. In de praktijk is de bepaling over gezamenlijke vergaderingen niet nodig gebleken.Het eerdere vierde lid over het ontbreken van stemrecht van voorzitters is vervallen. Het is verwerkt in het tweede lid van artikel 7 (taak voorzitter). Het eerdere vijfde lid is in verband hiermee vernummerd en het derde lid geworden.

Artikel 15 Openbaarheid vergaderingen

Deze bepaling is grotendeels ontleend aan de modelverordening van de VNG. Het is van belang bij de toepassing van de commissieverordening, de bepalingen over de openbaarheid van vergaderingen van de raadscommissies als genoemd in artikel 82, lid 5 van de Gemeentewet te betrekken. Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig.

Volgens dit artikel 86 kan niet alleen een raadscommissie geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester kunnen, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt, geheimhouding opleggen.

Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid en artikel 55, tweede lid van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft. De raad kan dus de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In lid 4 is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Zoals ook vastgelegd in het Reglement van orde voor de gemeenteraad, motiveert het college of de burgemeester zorgvuldig waarom vertrouwelijkheid (niet openbaarheid) en eventueel een besloten vergadering gerechtvaardigd wordt geacht, indien het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd omtrent een stuk. Het college, de burgemeester of een commissie stelt de raad tegelijk met het overleggen van de stukken in kennis van de motivering. Het tweede lid is zodanig gewijzigd dat het overeenstemt met de artikelen 23 en 82 Gemeentewet waarin staat dat op verzoek van éénvijfde van het aantal aanwezige leden de deuren worden gesloten.

Artikel 16 Aanwezigheid collegeleden

Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat collegeleden door de voorzitter worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen.

Lid 2 is zodanig gewijzigd dat duidelijk is dat een collegelid alleen een verzoek hoeft te doen om aanwezig te zijn, als hij niet is uitgenodigd. Gebruikelijk is dat een wethouder wordt uitgenodigd bij de behandeling van agendapunten die zijn portefeuille aangaan.

Er is een derde lid toegevoegd. De verantwoordelijkheid voor de beslissing op de deelname aan de beraadslagingen is bij de commissie in plaats van de voorzitter gelegd, gelet op het primaat van de politiek. Dit betekent niet dat per definitie een voorstel aan en besluit van de commissie nodig is. Alleen voor het geval hierover discussie ontstaat moet helder zijn waar het primaat ligt. Dit is aangepast conform de herziene VNG-modelverordening.

Artikel 17 Adviseurs(…)

Voor het inschakelen van adviseurs is vooraf geen machtiging vereist van het college. In een dualistisch stelsel waarin verantwoordelijkheden van raad en college gescheiden zijn, zal dit vaker voorkomen. Indien hieraan kosten zijn verbonden zal de raad hiertoe een begrotingspost moeten aanspreken c.q. opnemen. De suggestie om geen ambtenaren uit te nodigen zonder aanwezigheid van de betrokken bestuurder(s), is niet overgenomen. Hoewel het een uitzondering zal zijn, kan de commissie in het kader van ambtelijke ondersteuning om informatie van ambtenaren vragen zonder dat aanwezigheid van bestuurders is vereist.Om dezelfde reden als genoemd in de toelichting op artikel 16 is een derde lid toegevoegd. De verantwoordelijkheid voor de beslissing over de deelname aan de beraadslagingen van andere personen is bij de commissie in plaats van de voorzitter gelegd, gelet op het primaat van de politiek. Dit betekent niet dat per definitie een voorstel aan en besluit van de commissie nodig is. Alleen voor het geval hierover discussie ontstaat moet helder zijn waar het primaat ligt. Dit is conform de herziene VNG-modelverordening aangepast.

Artikel 18 Verslag openbare vergadering

Deze bepaling is aangepast uit een eerdere commissieverordening overgenomen. Het eerste lid is aangepast naar aanleiding van de afspraken die over de toezending van stukken in het presidium (voorheen: de agendacommissie) zijn gemaakt. Zie ook artikel 11, achtste lid en de toelichting hierop.

Artikel 19 Besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad in casu dus een commissie anders beslist. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van het verslag. Het eerste lid is gewijzigd. De concept-besluitenlijst of het concept-verslag wordt zo spoedig mogelijk rondgestuurd, aangezien de volgende besloten vergadering enige tijd op zich kan laten wachten en het niet wenselijk is vaker dan noodzakelijk een besloten vergadering te houden. Ook is het eerste lid aangepast naar aanleiding van de afspraken die over de toezending van stukken in het presidium (voorheen: de agendacommissie) zijn gemaakt. Zie ook artikel 11, achtste lid en de toelichting hierop. Lid 2 is toegevoegd. Net als in het Reglement van orde voor de gemeenteraad worden verslagen van besloten vergaderingen in de eerstvolgende besloten vergadering vastgesteld. Hiervoor bevatte de verordening nog geen regeling.

Artikel 20 Spreekrecht burger

Dit artikel is nagenoeg letterlijk uit een eerdere verordening overgenomen.In de herziene VNG-modelverordening is er voor gekozen om het spreekrecht in de raad af te schaffen en in de commissie te versterken. In feite is in de VNG-modelverordening het spreekrecht zoals dat gold in de raad, in commissieverband overgenomen. De regeling in de Harderwijkse commissieverordening is laagdrempeliger en derhalve wordt er op dit moment geen aanleiding gezien hierin verandering te brengen. Dit kan in de toekomst veranderen indien gekozen wordt voor een andere vergadercultuur of -structuur.

Artikel 21 Verbod gebruik mobiele telefoons

Het verbod op het gebruik van mobiele telefoons tijdens raadsvergaderingen is eveneens van toepassing tijdens vergaderingen van de commissies.

Artikel 22 Reglement van orde

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 23 Toegang tot gebouwen, terreinen en bescheiden

Deze bepaling is grotendeels uit een eerdere verordening overgenomen. (…) Het tweede lid heeft een wijziging ondergaan in verband met het in de Gemeentewet geregelde recht op informatie. Het recht op informatie van raadsleden is geregeld in de artikelen 169 en 180 Gemeentewet en is hiermee van overeenkomstige toepassing op commissieleden, niet zijnde raadslid. Het ligt dan ook voor de hand naar de Gemeentewet te verwijzen, aangezien het recht op inzage in bescheiden daar sluitend geregeld is. De vorige bepaling was ongewijzigd overgenomen uit eerdere verordening en er stond de kanttekening bij vermeld dat de bepaling nog eens tegen het licht gehouden zou moeten worden.

Artikel 24 Uitleg verordening

Het presidium beslist in niet voorziene gevallen van de verordening. Met de inwerkingtreding van een gewijzigd Reglement van orde voor de raad en het Reglement voor het presidium is de naam van de agendacommissie verandert in presidium.

Artikel 25 Slot- & overgangsbepalingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.