Het privacyreglement voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Ondertekening

Bijlage bij artikel 4 van het Privacyreglement GBA 2010

Het met elkaar in verband brengen van verwerking van persoonsgegevens, kunnen gegevens uit de GBA worden verstrekt. In deze bijlage staat vermeld aan welke afdelingen welke gegevens verstrekt worden ten behoeve van de daarbij aangegeven doeleinden en vermelde gegevens. Het verstrekken van gegevens uit het GBA en het koppelen van applicaties aan het GBA vindt plaats middels een datadistributiesysteem (Key2Datadistributie). Het datadistributiesysteem verzorgt zowel de fysieke opslag van de GBA gegevens als de distributie van deze gegevens. Via het datadistributiesysteem wordt bij een wijziging in een gegeven bekeken of dit een gegeven is waar de applicatie recht op heeft. Als dit zo is zorgt DDS dat het gegeven in de betreffende applicatie gewijzigd wordt.

Het GBA systeem is en blijft de bronhouder van de GBA gegevens. De andere systemen die zijn gekoppeld aan het GBA middels het datadistributiesysteem en het datadistributiesysteem zelf zijn allen afnemers van het GBA. Hoewel formeel op de gegevensverstrekking uit het GBA aan het datadistributiesysteem de wet GBA van toepassing is en op de verstrekkingen vanuit het datadistributiesysteem aan andere systemen de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), vinden we dat de wet GBA ook van toepassing is op alle systemen die zijn gekoppeld middels het datadistributiesysteem. Deze systemen zijn immers allen (direct of indirect) afnemer van het GBA en dan geldt de wet GBA.

Aan: afdeling Financiën & Control

Doel: Bijhouding van de administratie van de gemeentelijke geldschulden.

Verstrekking: van iedere ingezetene van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt:

A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik, indicatie geheim, burgerlijke staat, datum sluiting en/of ontbinding van huwelijk of partnerschapregistratie, nationaliteitsgegevens en overlijdensgegevens.

Aan: afdeling Beheer Openbare Ruimte

Doel: Bijhouding van de begraafplaatsadministratie.

Verstrekking: van personen, rechthebbende van een graflocatie worden de volgende gegevens verstrekt:

A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik, burgerlijke staat, datum sluiting en/of ontbinding van huwelijk of partnerschapregistratie, overlijdensgegevens.

Aan: afdeling Beheer Openbare Ruimte

Doel: Bijhouding van meldingen aan Snel Herstel

Verstrekking: van iedere melding die Snel Herstel ontvangt wordt van de melder de volgende gegevens verstrekt:

A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik.

Aan: afdeling Publiekszaken sectie WMO

Doel: Bijhouding van de cliëntenadministratie van WMO.

Verstrekking: van personen die een voorziening aanvragen worden de volgende gegevens verstrekt:

A- en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, burgerlijke staat, indicatie geheim, datum sluiting en/of ontbinding van huwelijk of partnerschapregistratie, overlijdensgegevens, nationaliteit, verblijfstitel.

Aan: afdeling Publiekszaken

Doel: Aanbieden van elektronische dienstverlening.

Verstrekking: van iedere inwoner van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt:

A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, indicatie geheim, overlijdensgegevens

Aan: afdeling Documentaire Informatievoorziening,

Doel: Archiefbeheer en documentbeheer. Ondersteuning van verschillende publiekrechtelijke taken.

Verstrekking: van personen die schriftelijk in contact staan met de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik.

Aan: afdeling Milieu

Doel: Milieuvergunningen administratie

Verstrekking: van een belanghebbende rondom de aanvraag van een milieuvergunning van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt:

A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik.

Aan: afdeling Bouwzaken

Doel: Bouwzakenvergunningen administratie

Verstrekking: van een belanghebbende rondom de aanvraag van een bouwvergunning gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt:

A-nummer en Burgerservicenummer naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik.

Bijlage bij artikel 5 van het Privacyreglement GBA 2010

Sub b

Sub c

Bijlage bij artikel 6 van het Privacyreglement GBA 2010

Aan de onderstaande binnengemeentelijke afdelingen worden periodiek mutatielijsten verstrekt.

De volgende mutatielijsten zijn te noemen: A. personen, waarvan er iets is verandert in de naams- en geboortegegevens;

B. personen, waarvan het adres binnen de gemeente is gewijzigd;

C. personen, die in de gemeente zijn komen wonen, vanuit een andere gemeente of land;

D. personen, die uit de gemeente zijn vertrokken, naar een andere gemeente of land;

E. Vernaming en/of vernummering van het woonadres;

F. personen, die zijn overleden; G. personen die zich vestigen vanuit het buitenland en ouder dan 16 jaar zijn: H. personen waarvan een wijziging in de verblijfstitel heeft plaatsgevonden.

Afdeling Bestuursondersteuning :

• -      maandelijks mutaties van personen die in de gemeente zijn komen wonen of zijn overleden en die in het lopende jaar 50, 55, 60, 65 etc. jaren gehuwd zullen zijn;

  -      maandopgave van personen die in de gemeente zijn komen wonen of zijn overleden die 100 jaar en ouder zijn of worden.

Afdeling Financiën en Control:

• -      wekelijkse mutaties van personen die vallen onder categorie A, B, C, D, E en F ten behoeve van de financiële administratie.

Afdeling Bouwzaken:

• -      wekelijks mutaties van personen die verblijven in een recreatiewoning die vallen onder de categorie B, C en D ten behoeve van de administratie tegengaan permanente bewoning recreatiewoningen.

Afdeling Grond en Wonen:

• -      wekelijks mutaties van personen die vallen onder de categorie A, B, C, D, E en F ten behoeve van de registratieadministratie woonruimteverdeling en de administratie huursubsidie.

Afdeling Inrichting Openbare Ruimte:

• -      wekelijks mutaties van personen die vallen onder de categorie F ten behoeve van de bijhouding van parkeervergunningenadministratie.

Afdeling Publiekszaken:       -  wekelijks een overzicht van personen die in de gemeente zijn komen wonen ten behoeve      van het bijhouden van de signaleringslijst reisdocumenten.

Bijlage bij artikel 7 van het Privacyreglement GBA 2010

De volgende mutatielijsten zijn te noemen: A. personen, waarvan er iets is verandert in de naams- en geboortegegevens;

B. personen, waarvan het adres binnen de gemeente is gewijzigd;

C. personen, die in de gemeente zijn komen wonen, vanuit een andere gemeente of land;

D. personen, die uit de gemeente zijn vertrokken, naar een andere gemeente of land;

E. Vernaming en/of vernummering van het woonadres;

F. personen, die zijn overleden;

- wekelijks mutaties van personen van 65 jaar en ouder die vallen onder categorie B, C, D en F ten behoeve van het uitvoeren van het seniorenbeleid door de Stichting Welzijn en Ouderen (SWO).

- wekelijks mutaties van bewoners van stichting het Huis, locatie verpleeghuis Sonnevanck, die vallen onder categorie B, C, D, en F ten behoeve van de bijhouding van de bewonersadministratie.

- wekelijks mutaties van personen die vallen onder categorie F ten behoeve van de bijhouding van hun cliëntenadministraties aan:

Ziekenhuis St. Jansdal

Meander Medisch Centrum

Bijlage bij artikel 8 van het Privacyreglement GBA 2010

Aan de onderstaande derden worden op schriftelijk verzoek en onder vermelding van de reden maximaal de in artikel 100, tweede lid Wet GBA vermelde gegevens uit de GBA verstrekt. Bij elk verzoek moet worden nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.

Instellingen

Ten behoeve van het onderhoud van de ledenadministratie kunnen gegevens verstrekt worden aan:

- Kerkgenootschappen en andere genootschappen op geestelijke grondslag,

- Instellingen werkzaam op het terrein van de maatschappelijke en filantropische dienstverlening,

- Instellingen werkzaam op het terrein van de gezondheidszorg,

- Instellingen werkzaam op het terrein van het onderwijs,

- Instellingen dienstbaar op het terrein van het openbaar bibliotheekwerk,

- Instellingen werkzaam op het terrein van kinderopvang,

- Instellingen werkzaam op het terrein van jeugdwelzijnswerk,

- Instellingen werkzaam op het terrein van gehandicaptenzorg,

- Pensioenfondsen,

- Stichting Vluchtelingewerk,

- Ziekenhuizen.

Ten behoeve van de administratie van 55-plussers en voor het gecoordineerde ouderenwerk kunnen gegevens vertrekt worden aan: - Instellingen dienstbaar op het terrein van de ouderenzorg.

Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen gegevens vertrekt worden aan: - Instellingen werkzaam op het terrein van het onderwijs,

- Instellingen werkzaam op het terrein van de gezondheidszorg.

Ten behoeve van volkshuisvesting en illegale bewoning kunnen gegevens verstrekt worden aan:

- Woningbouwverenigingen en woningcorporaties.

Buitenlandse overheden

Onderstaande overheden kunnen gegevens verstrekt krijgen indien het doel waar de gegevens voor gevraagd worden overeenkomt met een Nederlands overheidsdoel:

- buitenlandse EU-overheden,

- buitenlandse niet EU-overheden op voorwaarde dat er een passend beschermingsniveau is met betrekking tot persoonsgegevens,

- buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande.

Natuurlijke personen

Natuurlijke personen kunnen gegevens verstrekt krijgen:

- door vooraf verkregen toestemming van betrokkene, danwel de wettelijke vertegenwoordiger van betrokkene, of

- gezinsleden voor elkaar op de voorwaarde dat ze op hetzelfde adres ingeschreven staan en zich kunnen legitimeren.

Bijlage bij artikel 9 van het Privacyreglement GBA 2010

Lid 1

Het uitgangspunt is dat er telefonisch geen inlichtingen vertrekt worden aan niet-binnengemeentelijke afnemers. Er zijn echter situaties waarin het wenselijk is om gelijk informatie te vertrekken. Deze afnemers sturen een brief naar de afdeling Publiekszaken, waarin de namen opgenomen zijn van medewerkers die telefonisch om inlichtingen mogen verzoeken.

Deze afnemers zijn:

Belastingdienst kantoor Lelystad;

Politie Noord Oost Gelderland district NW Veluwe

Reclassering Nederland

Marmot team

Deze brieven liggen in het frontoffice in het bakje van de te behandelen post.

Het is toegestaan om telefonisch informatie te verstrekken aan collega's van andere afdelingen van onze gemeente en aan collega's van afdelingen Publiekszaken of Burgerzaken van andere gemeenten. Voorwaarde is dat de collega aan de andere kant van de lijn een bekende is. Indien dit niet het geval is dan moet 'het antwoord' terug gebeld worden via het algemene nummer van die gemeente. In geval van een indicatie geheimhouding bij de gegevens van betrokkene mag er telefonisch geen informatie verstrekt worden.

Lid 2

Aan: CWS en Omnia

Ten behoeve van: de uitvoering van de 'Huisvestingsverordening 2004' en ter uitvoering van de 'Huurtoeslag'

Te verstrekken gegevens: naam, voornamen, geboortedatum, datum ingang adreshouding, adres, postcode en woonplaats, historische adresgegevens, aantal bewoners op het adres, kindgegevens en partnergegevens.

Bevoegd tot het telefonisch verstrekken van inlichtingen uit de GBA aan de woningstichtingen CWS en Omnia zijn namens de afdeling Grond en Wonen S. Koç-Kirmiziyüz en L. Oumahssane-El Hasniui.(B&W besluit 07.552 van 30-10-2007)

De bevoegdheid telefonische inlichtingen aan CWS of Omnia te verstrekken door aangewezen medewerkers van de afdeling Grond en Wonen is van praktische aard. Voor uitvoering van de 'Huisvestingsverordening 2004' en voor uitvoering van de 'Huurtoeslag' hebben zij reeds veelvuldig contact met elkaar. Daardoor is er voor gekozen de telefonische gegevensverstrekking niet te laten plaatsvinden door een ambtenaar van de afdeling Publiekszaken maar door een ambtenaar van de afdeling Grond en Wonen.