Regeling vervallen per 06-01-2014

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Geldend van 01-01-2010 t/m 05-01-2014

Intitulé

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

De raad van de gemeente Hardinxveld-Giessendam;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders, nr.GemHG/INTERN/2128;

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie en op de Wet bescherming persoonsgegevens;

b e s l u i t

vast te stellen de volgende

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

a. de Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

b. verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

c. verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

d. beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

e. bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;

f. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen;

g. afnemer: bestuurorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

h. derde: elk andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;

i. geregistreerde: degene die geen ingeschrevene is in de gemeente en over wie gegevens in de basisregistratie personen van de gemeente Hardinxveld-Giessendam zijn opgenomen;

j. binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een organisatieonderdeel is van de gemeente Hardinxveld-Giessendam.

Artikel 2

  • 1 Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 5, 6 en 7, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig

    dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de Wet GBA kunnen voldoen.

  • 2 In de bijlagen bij deze verordening worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen.

Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

  • 1 Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d.

  • 2 Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is degene waarmee een schriftelijke uitwijkovereenkomst is gesloten.

  • 3 De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    a. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    b. (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

    c. verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelde, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1 Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

  • 2 De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:

a. de (persoonsgegevens)beheerder;

b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling Burgerbalie

c. tijdelijke (uitzend) krachten en stagiaires werkzaam onder toezicht van het cluster Burgerzaken;

d. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is, voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;

e. voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in de bijlagen bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in de bijlagen bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (ad-hoc) de in de bijlagen aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de eveneens in die bijlage aangegeven doeleinden.

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in de bijlagen bij deze verordening aangegeven derden gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 8 Terugmeldplicht

  • 1 Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.

  • 2 De binnengemeentelijke afnemers zijn aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. De verantwoordelijke geeft aan welke gegevens het betreft.

  • 3 De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 4 De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.

  • 5 De verantwoordelijke bepaalt wat onder de definitie gerede twijfel wordt verstaan.

Artikel 9 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens de verantwoordelijke vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 10 Protocollering / verstrekking gegevens aan de burger

De privacyprocedures zoals beschreven in de Wet GBA, artikelen 103 en 110, gelden ook voor gebruik door de binnengemeentelijke afnemers. Via andere geautomatiseerde toepassingen worden de verstrekkingen aan de binnengemeentelijke afnemers bijgehouden en kunnen herleid worden. De binnengemeentelijke afnemer dient zelf bij te houden waarvoor, aan wie en welke persoonsgegevens

zijn verstrekt. De bewaartermijn hiervoor bedraagt 1 jaar.

Een burger kan niet rechtstreeks om inzage vragen bij de beheerder van andere geautomatiseerde toepassingen. Indien een burger inzage wil in de gegevens die in het afgelopen jaar vanuit andere geautomatiseerde toepassingen over hem verstrekt zijn aan interne afnemers, moet hij die gegevens opvragen bij de afdeling Burgerbalie/ cluster Burgerzaken van de gemeente van inschrijving. Deze

verstrekking kan alleen plaatsvinden over de periode van inschrijving.

Artikel 11 Slotbepalingen

  • 1 De verordening voor de gemeentelijke basisadministratie van 25 januari 2007 wordt ingetrokken.

  • 2 Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2010.

  • 3 Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens”.

  • 4 De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

  • 5 De in deze verordening genoemde bijlagen worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.

1

Artikelsgewijs toelichting (indien noodzakelijk):

Artikel 1

Dit artikel bevat begripsbepalingen. De verordening betreft uitsluitend de gemeentelijke basisadministratie

persoonsgegevens. Zou aan de verplichte gegevensset van de Wet GBA andere gegevens zijn toegevoegd, dan

moet voor de verwerking daarvan apart melding worden gedaan bij het College bescherming persoonsgegevens.

Binnen de gemeente Hardinxveld-Giessendam is dit echter niet het geval.

Artikel 3

Dit artikel regelt de aanwijzing van de beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Normaliter is dit het afdelingshoofd van de afdeling Burgerzaken/Publiekszaken of in ons geval BurgerBalie.

Artikel 4

Op grond van dit artikel worden persoonsgegevens uit de GBA gekoppeld aan administraties van andere

onderdelen van de gemeentelijke organisatie voor zover deze gegevens nodig zijn voor de uitvoering van

publiekrechtelijke taken. De Wet GBA verplicht de verantwoordelijke de verbanden (koppelingen) van de GBA

met andere administraties aan te geven (artikel 96 GBA). Een voorbeeld is de koppeling van de GBA met de

basisregistratie personen en maatschappelijke objecten (BRS). De bestanden van vastgoed, onderwijs en

belastingen zijn hierin gekoppeld aan persoonsgegevens afkomstig uit de GBA. Op grond van dit artikel moet

worden aangegeven welke registraties het betreft, ten behoeve waarvan de gegevens worden gekoppeld en door

wie de gegevens worden beheerd.

Artikel 5

In dit artikel wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA voor binnengemeentelijke afnemers inzichtelijk gemaakt.

Daarmee wordt voldaan aan de eis neergelegd in artikel 96 Wet GBA.

Rechtstreekse toegang is het door middel van een “on-line verbinding” kunnen raadplegen of muteren van

gegevens. Onder de punten a en b wordt de toegang van de beheerder van de GBA en de medewerkers van de

afdeling Burgerbalie tot de GBA geregeld.

Onder c wordt de toegang geregeld van de binnengemeentelijke afnemers.

Ook aan de “gemeenschappelijke regelingen” waarin de gemeente participeert kan rechtstreeks toegang worden

verleend tot de GBA. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan samenwerkingsverbanden op het terrein van

woningtoewijzing.

Er bestaat weliswaar geen verplichting om afdelingen van de gemeente of “gemeenschappelijke regelingen”

rechtstreeks toegang tot de GBA te geven, op grond van organisatorische en doelmatigheidsoverwegingen ligt dit

echter voor de hand. De rechtstreekse toegang is gekoppeld aan die gegevens die met het oog op de uit te

voeren taken noodzakelijk zijn. Dat houdt in, dat de andere gegevens en functies via de GBA-applicatie worden

afgeschermd.

Artikel 6

Het is voorstelbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel “systematisch” gegevens verstrekt worden, zonder

dat hen rechtstreekse toegang tot de GBA is verleend. Hierbij valt te denken aan periodieke selecties. Deze

verstrekkingen moeten eveneens overzichtelijk gemaakt worden in deze verordening. Ook hiervoor gelden de

vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in artikel 88 van de

Wet GBA.

Artikel 7

Dit artikel regelt de verstrekkingen op grond van artikel 100 van de wet, de verstrekkingen aan de zogenaamde

“vrije derden”. Dit zijn instanties en natuurlijke personen die niet kunnen worden aangemerkt als afnemer,

verplichte derde of bijzondere derde. Het ‘oude’ artikel 100 was zodanig geredigeerd, dat per gemeente het

verstrekkingenbeleid varieerde van beperkt tot zeer ruim. De Europese privacyrichtlijn legt echter bijzondere

nadruk op zowel het doel van de gegevensverwerking (hieronder valt ook het verzamelen en het verstrekken van

gegevens), als op de voorwaarden waaronder doorbreking van dat doel gerechtvaardigd is. Het hoofddoel van de

GBA is het verzamelen van persoonsgegevens om de publieke sector op doelmatige wijze van deze gegevens te

voorzien. Verstrekking van deze gegevens aan commerciële instellingen staat daarmee op gespannen voet.

Daarom zijn de voorwaarden voor verstrekking van persoonsgegevens op grond van dit artikel zodanig

aangescherpt, dat gegevensverstrekking aan commerciële instellingen is uitgesloten.

Aan “vrije” derden mogen slechts gegevens worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van

de Wet GBA stelt:

- Het verzoek wordt gedaan namens een rechtspersoon zonder winstoogmerk (een

niet-commerciële instelling). Uitgesloten van verstrekking zijn dus onder andere incassobureaus en

postorderbedrijven.

- Gegevensverstrekking kan alleen maar plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de

bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen. Hierbij moet gedacht worden aan

gegevensverstrekking aan instellingen met zorgtaken op het terrein van medische zorg en maatschappelijke

dienstverlening voor zover zij niet zijn aangewezen als bijzondere derden ingevolge artikel 99 Wet GBA.

- Voorts moet worden nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke

behoefte, de verstrekking in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd (eis

van proportionaliteit) en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken is (eis van subsidiariteit).

Of er sprake is van een dringende maatschappelijke behoefte kan bijvoorbeeld blijken uit subsidiëring door de

overheid omdat de betreffende taak van de instelling zo belangrijk wordt gevonden dat aan de instandhouding

van overheidswege financieel wordt bijgedragen. Het proportionaliteitsbeginsel stelt grenzen aan de omvang van

de gegevens die worden verstrekt. Het voorkomt dat overmatige gegevens worden verstrekt in het licht van de

taak of doelstelling van de verzoeker. Om dit te kunnen beoordelen zal het verzoek voldoende gespecificeerd

moeten zijn.

De eis van subsidiariteit houdt in dat aan verzoeker gegevens verstrekt kunnen worden voor zover hij voor zijn

informatiebehoefte primair op de basisadministratie is aangewezen, of zelfs niet via andere wegen zijn doel zou

kunnen bereiken.

- Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet worden nagegaan of het

beschermingsniveau voor gegevensverwerking daar passend is (of landen een passend beschermingsniveau

bieden, kan nagevraagd worden bij het College bescherming persoonsgegevens).

- Bij verstrekkingen aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet

commercieel belang, moet vóóraf eerst de uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden van degene wiens

gegevens het betreft.

- In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking aangegeven

worden.

- Uitsluitend die gegevens mogen verstrekt worden die opgesomd zijn in het 2e lid van Artikel 100 Wet GBA, nl. :

“algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde

partner, de eerder echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de

geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerder echtgenoot of eerdere

geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden”.

Zoals in het algemeen gedeelte van deze toelichting is aangegeven, kunnen ook (uitsluitend) deze gegevens

worden verstrekt uit het persoons- en archiefregister.

- De opneming van de clausule ‘voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt

geschaad’ in artikel 6 brengt tot uitdrukking dat verstrekking mogelijk is wanneer aan de bovengenoemde

voorwaarden voor gegevensverstrekking is voldaan.

Artikel 8

In dit artikel wordt de terugmeldplicht beschreven. Met ingang van 1 april 2007 worden afnemers verplicht de in

het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede

twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden.