Centrumregeling samenwerking sociaal domein Friese gemeenten

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

Artikel 2 – Belang

De regeling wordt getroffen om de beleidsvoorbereiding ten behoeve van wettelijke taken op het terrein van jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning en participatie en de inkoop ten behoeve van wettelijke taken op het terrein van jeugdzorg en maatschappelijke ontwikkeling doelmatig en kwalitatief hoogwaardig te organiseren met de gezamenlijke Friese gemeenten.

Artikel 3: – Centrumgemeente

De gemeente Leeuwarden wordt aangewezen als centrumgemeente als bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 4: Taken centrumgemeente

1. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente voeren voor het college en de burgemeester van de gastgemeenten de inkoop en daarmee samenhangende beleidsvoorbereiding op de volgende wettelijke taken uit:

a. beschermd wonen als bedoeld in artikel 2.3.1 van de Wet maatschappelijke ondersteuning;

b. opvang als bedoeld in artikel 2.3.1 van de Wet maatschappelijke ondersteuning;

c. advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling als bedoeld in artikel 4.1.1, eerste lid, van de Wet maatschappelijke ondersteuning;

d. residentiële zorg inclusief gesloten zorg als bedoeld in artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 van de Jeugdwet;

e. jeugdbescherming als bedoeld in artikel 2.4 juncto artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 van de Jeugdwet;

f. jeugdreclassering als bedoeld in artikel 2.4 juncto artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 van de Jeugdwet;

g. spoedeisende zorg als bedoeld in artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 van de Jeugdwet;

h. jeugd geestelijke gezondheidszorg als bedoeld in artikel 2.7 en hoofdstuk 10 van de Jeugdwet, en

i. jeugd Algemene wet bijzondere ziektekosten – intramuraal en jeugd Algemene wet bijzondere ziektekosten – behandeling en vervoer als bedoeld in hoofdstuk 10 van de Jeugdwet.

j. pleegzorg als bedoeld in artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 van de Jeugdwet.

2. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente voeren voor het college en de burgemeester van de gastgemeenten de beleidsvoorbereiding uit op de taak Afspraken Werkbedrijf als bedoeld in artikel 10a van de Wet SUWI.

3. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van inkoop op de taken, bedoeld in het eerste lid:

a. Het bepalen van de inkoopstrategie, te weten:

i. het opstellen en bijstellen van het algemene inkoopbeleid, en

ii. het opstellen van een strategie voor een specifieke uitvraag, indien nodig.

b. Het uitvoeren van het inkoopproces, te weten:

i. het uitvoeren van marktverkenningen;

ii. het opstellen van een aanbestedingsdocument dan wel document voor subsidie uitvraag, conform beleid of strategie, bedoeld onder a;

iii. het verzorgen van het complete administratieve proces van een aanbestedingsprocedure of subsidietraject;

iv. het beoordelen en selecteren op basis van inschrijvingen naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure of subsidietraject;

v. het leveren van inkoopadvies;

vi. Het opstellen van de overeenkomst met een aanbieder dan wel de verleningsbeschikking;

vii. het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten met aanbieders namens de gemeenten of het verlenen van beschikkingen, en

viii. het sluiten van de contracten met de aanbieders namens gemeenten of verlenen van beschikkingen.

c. De monitoring en sturing op de aanbieders, te weten:

i. verkrijgen van informatie over prestaties van de aanbieders bij aanbieder en waar nodig gastgemeente;

ii. analyse van de verkregen informatie, conform i, in relatie tot de afspraken uit de overeenkomst of de beschikking, en

iii. aanspreken van de aanbieder op zijn prestaties indien deze niet conform overeenkomst of beschikking presteert.

d. Het voeren van beheer van overeenkomsten met de aanbieders of de verleende beschikkingen, te weten:

i. registeren en archiveren van inkoopdocumenten, overeenkomsten, beschikkingen en andere relevante documenten;

ii. onderhouden van de relatie met de aanbieders;

iii. analyseren van informatie en rapportages over de uitvoering van de dienstverlening door de aanbieders, en

iv. voeren van gesprekken met aanbieders.

e. Het voeren van financieel beheer van de overeenkomsten met aanbieders dan wel verleende beschikkingen, te weten:

i. beoordelen van de facturen van de aanbieders op de afspraken daaromtrent, en

ii. betalen van de facturen van de aanbieders namens elke gastgemeente.

4. De functies, bedoeld in het derde lid, onder c, d en e, worden in het kalenderjaar 2015 slechts door de centrumgemeente uitgevoerd na een uitdrukkelijk schriftelijk daartoe strekkend verzoek van een gastgemeente.

5. Ten behoeve van de beleidsvoorbereiding, bedoeld in het eerste en het tweede lid, vervult de centrumgemeente de volgende functies:

a. het signaleren en analyseren van beleidsontwikkelingen en maatschappelijke tendensen op het terrein van de taken genoemd in het eerste en tweede lid;

b. het voorbereiden en opstellen van concept beleidsstukken, gelijkluidend voor alle gemeenten, voor de taken, genoemd in het eerste en het tweede lid;

c. de inhoudelijke voorbereiding van het portefeuillehouders-overleg en de verslaglegging ervan;

d. de planning, agendavorming, inhoudelijke voorbereiding en verslaglegging voor de ambtelijke werkgroepen, bedoeld in artikel 9, vierde lid, en

e. de inhoudelijke coördinatie en afstemming tussen enerzijds de ambtelijke werkgroepen, bedoeld in artikel 9, vierde lid, onderling en anderzijds de ambtelijke werkgroepen, bedoeld in artikel 9, vierde

lid, en het portefeuillehoudersoverleg.

Artikel 5 – Bevoegdheden centrumgemeente

• 1.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente wordt bij dezen mandaat, volmacht en machtiging verleend om namens het college en de burgemeester van elke gastgemeente alle besluiten te nemen, privaatrechtelijke rechtshandelingen, en feitelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van de functies, genoemd in artikel 4, derde en vijfde lid, ten behoeve van de taken, bedoeld in het eerste lid, onder a tot en met j, en het tweede lid, ieder voor zover bevoegd.

• 2.

  Ten aanzien van de bevoegdheden die in dit artikel in mandaat, volmacht en machtiging worden opgedragen aan het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente, kan dit college respectievelijk de burgemeester ondermandaat, volmacht of machtiging verlenen aan medewerkers van de centrumgemeente.

• 3.

  De bevoegdheid van het college en de burgemeester van de centrumgemeente, op basis van het eerste lid, om een overeenkomst met een aanbieder aan te gaan of een beschikking af te geven voor inkoop, strekt ten hoogste tot het bedrag dat elke gemeente aangeeft als budget voor inkoop beschikbaar te hebben in het portefeuillehoudersoverleg.

Artikel 6: Organisatie van de dienstverlening

• 1.

  1. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente gaan namens gemeenten gezamenlijk één overeenkomst aan met een aanbieder (meerpartijenovereenkomst) naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure of subsidieaanvraag.

• 2.

  De centrumgemeente kan werkzaamheden ter uitvoering van deze regeling laten verrichten door derden. Voor uitvoering door derden is de centrumgemeente jegens de gastgemeenten volledig verantwoordelijk.

• 3.

  De centrumgemeente stelt de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op een overeenkomst met een aanbieder in overleg met de gastgemeenten vast.

Artikel 7: Uitgangspunten dienstverlening

Het college en de burgemeester van de centrumgemeente

• a.

  staan in voor de integriteit van hun handelen;

• b.

  staan in voor uitvoering van de taken overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving;

• c.

  streven naar een zo groot mogelijke doelmatigheid in de tenuitvoerlegging van deze regeling;

• d.

  dienen ten opzichte van de gastgemeenten en de aanbieders (des)kundig te handelen;

• e.

  dienen hun professionele en relationele onafhankelijkheid te waarborgen;

• f.

  vermijden dat in de dienstverlening andere belangen dan die van de dienstverlening zelf een rol spelen, en

• g.

  verplichten zich ertoe een gastgemeente op zijn handelswijze aan te spreken indien deze zich niet als goed opdrachtgever gedraagt.

Artikel 8: Bekostiging dienstverlening opdrachtnemer

• 1.

  De centrumgemeente berekent de integrale kosten voor haar dienstverlening door aan gemeenten. De kosten voor de dienstverlening bestaan uit kosten voor instandhouding en kosten voor taakuitvoering.

• 2.

  Kosten voor instandhouding bestaan uit alle kosten die de centrumgemeente maakt ten behoeve van het kunnen uitvoeren van de dienstverlening die niet direct aan de concrete dienstverlening kunnen worden toegerekend.

• 3.

  Kosten voor uitvoering van taken bestaan uit de kosten die direct volgen uit de uitvoering van de taken, bedoeld in artikel 4.

• 4.

  Ten behoeve van de uitvoering van de taken van centrumgemeente, bedoeld in artikel 4, informeren de gastgemeenten de centrumgemeente tijdig over het budget dat zij voor het daarop volgende jaar dan wel jaren beschikbaar hebben, mede ten behoeve van artikel 5, derde lid.

• 5.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente stellen jaarlijks voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt een begroting op met de integrale kosten voor haar dienstverlening ten behoeve van gemeenten. Deze begroting wordt vastgesteld in het portefeuillehoudersoverleg en vormt een apart hoofdstuk van de begroting van de centrumgemeente, zoals deze wordt vastgesteld door de raad van de centrumgemeente.

• 6.

  Indien gedurende een kalenderjaar blijkt dat de werkelijke kosten de begrote kosten lijken te gaan overstijgen en dit gevolgen heeft voor de kosten die een gastgemeente dient te vergoeden, neemt de centrumgemeente zo spoedig mogelijk contact op met de betreffende gastgemeente dan wel het portefeuillehoudersoverleg als het meerdere gemeenten betreft.

• 7.

  De kosten voor instandhouding worden onder gemeenten verdeeld op basis van inwoneraantal van elke gemeente met peildatum 1 januari van jaar t-1.

• 8.

  De kosten voor uitvoering van taken worden verdeeld onder gemeenten op basis van het percentuele aandeel dat een gemeente toekomt in het totaal van aantallen cliënten op basis van de Jeugdwet, zoals meest recentelijk vastgesteld door het Centraal Bureau voor Statistiek, op peildatum 1 januari van jaar t-1.

• 9.

  Gastgemeenten betalen maandelijks 1/12 deel van de door hen verschuldigde kosten voor instandhouding en uitvoering middels vooruitbetaling.

• 10.

  De centrumgemeente stuurt elke gastgemeente elke maand een verzamelfactuur voor de betaalde zorgkosten, ter uitvoering van de taak bedoeld in artikel 4, derde lid, onder e, sub ii. De gastgemeente voldoet de factuur, bedoeld in de eerste volzin binnen 30 kalenderdagen.

• 11.

  Voor zover over de dienstverlening BTW is verschuldigd, berekent de centrumgemeente deze door aan gastgemeenten.

• 12.

  De centrumgemeente stelt na afloop van elk kalenderjaar ter verantwoording een jaarrekening op. Deze jaarrekening wordt vastgesteld in het portefeuillehoudersoverleg. De concept jaarrekening is uiterlijk in februari gereed.

• 13.

  Indien op basis van een jaarrekening, bedoeld in het twaalfde lid, sprake is van enig tekort, dan draagt elke gemeente bij in de kosten bedoeld in het tweede respectievelijke het derde lid, op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zevende respectievelijk het achtste lid. Indien sprake is van een overschot ten aanzien van de kosten, bedoeld in het tweede respectievelijk het derde lid, wordt dit op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zevende respectievelijk het achtste lid, verrekend met de bijdrage voor het daaropvolgende kalenderjaar.

Artikel 9 – Portefeuillehouders-overleg

• 1.

  Er vindt bestuurlijk overleg plaats tussen gemeenten over (de uitvoer van) deze regeling in het portefeuillehoudersoverleg.

• 2.

  De centrumgemeente agendeert in het portefeuillehoudersoverleg ten minste twee maal per jaar de uitvoering van deze regeling. Zij spreken dan in ieder geval over

• a.

  de begroting, bedoeld in artikel 8, vijfde lid, en

• b.

  de jaarrekening, bedoeld in artikel 8, twaalfde lid.

• 3.

  Indien noodzakelijk in verband met de te bespreken onderwerpen, neemt namens de centrumgemeente aan het portefeuillehoudersoverleg een extra vertegenwoordiger in de rol van opdrachtnemer deel.

• 4.

  Het college van de centrumgemeente betrekt de regionale ambtelijke werkgroepen bij de beleidsvoorbereidende taak, bedoeld in artikel 4, vijfde lid.

• 5.

  De communicatie over de uitvoer van deze regeling vindt plaats in het portefeuillehoudersoverleg en het secretarissenoverleg. Slechts indien sprake is van een uitvoeringskwestie die slechts één gastgemeente en centrumgemeente betreffen kan direct individueel contact tussen de centrumgemeente en betreffende gastgemeente plaatsvinden.

Artikel 10: Secretarissen overleg

• 1.

  Er vindt ambtelijk overleg plaats tussen de gemeenten in het secretarissenoverleg.

• 2.

  Het secretarissenoverleg bestaat uit de secretaris van de centrumgemeente en vier tot zes secretarissen van de gastgemeenten die worden aangewezen door het portefeuillehoudersoverleg.

• 3.

  Het secretarissenoverleg komt ten minste vier maal per kalenderjaar bijeen.

• 4.

  Het secretarissenoverleg spreekt onder meer over de wijze van uitvoering door de centrumgemeente van haar taken en de kosten ervan, de wijze waarop de gastgemeenten hun opdrachtgeverschap invullen en de relatie tussen de gastgemeenten en de centrumgemeente .

Artikel 11 – Informatievoorziening

• 1.

  Het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente schriftelijk de door een of meer leden van het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

• 2.

  Het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente alle inlichtingen die het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

• 3.

  Het college respectievelijk de burgemeester van elke gastgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente alle inlichtingen die het college of een medewerker van de centrumgemeente voor de uitoefening van zijn taak, nodig heeft. Onder de informatie, bedoeld in de eerste volzin, wordt tevens verstaan de besluiten/indicaties van een individuele cliënt en de hoogte van het budget, bedoeld in artikel 5, derde lid.

• 4.

  De colleges en burgemeesters van gemeenten zijn gevraagd en ongevraagd zorgvuldig in het verstrekken van informatie die nodig is om de dienstverlening goed en doelmatig te kunnen uitvoeren.

Artikel 12: Geheimhouding en informatie-uitwisseling

1. Gemeenten nemen jegens derden die niet bij de uitvoering van deze regeling zijn betrokken zorgvuldigheid en geheimhouding in acht van alle vertrouwelijke gegevens dan wel anderszins gevoelige informatie van een andere gemeente die hem in het kader van deze regeling ter kennis is gekomen, tenzij

a. op gemeente een wettelijke of beroepsplicht rust tot openbaarmaking;

b. een gemeente zich voor de rechter moet verdedigen;

c. de ene gemeente de andere gemeente van de geheimhoudingsplicht heeft ontheven, of

d. de informatie via openbare bronnen beschikbaar is.

2. Gemeenten mogen, zonder toestemming van de andere gemeente, aan derden geen mededeling doen over de aanpak, de werkwijze, de inhoud van de diensten van een andere gemeente, noch zijn rapportage of ander al dan niet schriftelijk materiaal ter beschikking stellen of anderszins openbaar maken, tenzij op de andere gemeente een wettelijke of beroepsplicht tot openbaarmaking rust.

3. Gemeenten nemen intern alle maatregelen die noodzakelijk zijn ter nakoming van de in dit artikel genoemde verplichtingen.

4. In geval gegevens als bedoeld in dit artikel, toch bij onbevoegde derden terecht zijn gekomen, stellen gemeenten elkaar daar onverwijld van in kennis en worden in overleg de maatregelen genomen die noodzakelijk zijn om schade te voorkomen.

Artikel 13: Informatievoorziening rekenkamer

• 1.

  De rekenkamer van een gastgemeente is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur van de centrumgemeente te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig acht.

• 2.

  Het gemeentebestuur van de centrumgemeente verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer van de gastgemeente ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig acht.

• 3.

  Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de uitvoering van de rekenkamerfunctie, wanneer de raad van de gastgemeente overeenkomstig artikel 81oa van de Gemeentewet op een andere wijze heeft voorzien in de uitoefening van de rekenkamerfunctie.

Artikel 14 – Deskundigenadvies

• 1.

  Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over deze regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

• 2.

  Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil besproken tussen afvaardigingen van de colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft.

• 3.

  Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen de colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. De colleges van de betreffende gemeenten treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. De colleges van de betreffende gemeenten zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

• 4.

  De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan de colleges van de betreffende gemeenten.

• 5.

  Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van elk van de betreffende gemeenten het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

• 6.

  De colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft dragen de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid, evenredig.

Artikel 15 – Wijziging van de regeling

• 1.

  Deze regeling kan door de colleges en de burgemeesters van de gemeenten worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt.

• 2.

  De colleges en de burgemeesters van de gemeenten besluiten omtrent de voorgestelde wijziging niet dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van hun raden, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3.

  Een wijziging van deze regeling is tot stand gekomen wanneer de colleges en de burgemeesters van de gemeenten op de wijze, bedoeld in het tweede lid, hiermee hebben ingestemd.

• 4.

  De wijziging van de regeling treedt, tenzij anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door de colleges van de gemeenten is bekendgemaakt.

• 5.

  Artikel 18 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16– Uittreding en opheffing

• 1.

  Opheffing en uittreding is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste drie jaar na het treffen van deze regeling. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen de colleges en de burgemeesters van de gemeenten overeenstemming bestaat.

• 2.

  Deze regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges en de burgemeesters van de gemeenten. Opheffing kan niet plaatsvinden zolang voor een van de taken bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, een wettelijke verplichting tot samenwerking bestaat, met uitzondering van de situatie waarin de deelnemende bestuursorganen voor die verplichte samenwerking reeds een ander samenwerkingsverband zijn aangegaan.

• 3.

  Indien een besluit tot opheffing of uittreding, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven de colleges van de gemeenten gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

• 4.

  Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.

Artikel 17: – Duur van de regeling

Deze regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd, met dien verstande dat:

• a.

  De taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, waarop geen wettelijke plicht tot samenwerking bestaat, slechts tot en met 31 december 2017 door gastgemeenten aan de centrumgemeente worden opgedragen;

• b.

  In afwijking van sub a, de colleges en burgemeester kunnen besluiten, naar aanleiding van de evaluatie, bedoeld in artikel 19, de taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, waarop geen wettelijke plicht tot samenwerking bestaat, ook na 31 december 2017, aan de centrumgemeente op te dragen, en

• c.

  De taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, waarvoor een wettelijke verplichting tot samenwerking geldt, aan centrumgemeente worden opgedragen zo lang als deze wettelijke verplichting tot samenwerking op die taken bestaat.

Artikel 18 – Inzending regeling

Het college van de centrumgemeente is belast met de inzending van deze regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

Artikel 19 - Evaluatie

Deze regeling en de uitvoering daarvan wordt in voor 1 oktober 2016 geëvalueerd, mede ten behoeve van besluitvorming die betrekking heeft op artikel 17, onder b. Deze besluitvorming door de colleges en de burgemeester van de gemeenten vindt vóór 31 december 2016 plaats.

Artikel 20 – Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag, volgend op de dag waarop de colleges en de burgemeesters van de gemeenten deze regeling op de gebruikelijke wijze bekend hebben gemaakt.

Artikel 21– Citeerwijze

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Centrumregeling samenwerking sociaal domein Friese gemeenten’