Reglement van Orde Kwaliteitsteam N31

Art. 1 Het kwaliteitsteam

Het Kwaliteitsteam N31 (verder: het kwaliteitsteam) adviseert in opdracht van het college van Burgemeester en Wethouders van Harlingen (verder: college) aan de Centrale Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit Hûs en Hiem (verder: Hûs en Hiem) over zaken met betrekking tot het stimuleren, begeleiden en bewaken van de ruimtelijke kwaliteit bij het uitwerken van het project N31 Traverse Harlingen (verder: project), zoals beschreven in het beeldkwaliteitsplan N31, vastgesteld 18 september 2013, en de architectonische ontwerp specificatie 3.0 d.d. 8 mei 2014.

Art. 2 Taak

1. Het kwaliteitsteam heeft als taak er op toe te zien dat (bij de uitvoering van het project) op een goede manier uitwerking wordt gegeven aan de ruimtelijke kwaliteitsambities en kaders van het Beeldkwaliteitsplan en de architectonische ontwerp specificatie.

2. Het kwaliteitsteam brengt daarvoor gevraagd en ongevraagd schriftelijke adviezen uit over het voorontwerp en het definitief ontwerp .

3. Het kwaliteitsteam kan ongevraagd schriftelijke adviezen uitbrengen over zaken die naar zijn mening de ruimtelijke kwaliteit aangaan.

4. Het kwaliteitsteam overlegt naar eigen inzicht met alle betrokkenen bij plannen in het, aangrenzende, gebied van de Traverse N31 en fungeert als klankbord voor opdracht-gevers en ontwerpers.

Art. 3 Samenstelling en lidmaatschap

1.

a. Het kwaliteitsteam bestaat uit onafhankelijke deskundigen op het gebied van landschap, stedenbouw, architectuur, openbare ruimte, infrastructuur en welstand.

b. Tevens kunnen de volgende deskundigen uit hoofde van hun functie of als vertegenwoordiger van een organisatie, incidenteel, deel nemen aan het kwaliteitsteam: medewerkers vanuit de gemeente Harlingen en de projectorganisatie N31.

2. De leden genoemd in lid 1 onder a van dit artikel zijn onafhankelijk ten opzichte van het college. Er bestaan geen bindingen of relaties op basis waarvan de adviezen worden beïnvloed.

3. De voorzitter wordt benoemd door het college. De benoeming geldt voor een periode van 4 jaar met een mogelijkheid tot herbenoeming voor een periode van nog een maal 4 jaar.

4. De leden genoemd in lid 1 onder b worden door de verantwoordelijke dienst aangewezen.

5. De voorzitter kan door het college  ontheven worden van zijn/haar taak.

Art. 4 Relatie met Hûs en Hiem

1. Een van de leden genoemd in lid 1 onder a van artikel 3 is lid van Hûs en Hiem.

2. Dit lid is verantwoordelijk voor het contact en de consistentie van de advisering tussen het kwaliteitsteam en Hûs en Hiem. Het lid rapporteert minimaal twee maal per jaar aan deze commissie en stelt de commissie in ieder geval terstond op de hoogte van beleidswijzigingen in de praktijk van het kwaliteitsteam.

3. Hij of zij brengt het advies van het kwaliteitsteam in als preadvies aan Hûs en Hiem, en draagt er zorg voor dat Hûs en Hiem bij de formele advisering tijdens de vergunningprocedure, kan adviseren in lijn met het advies van het kwaliteitsteam.

Art. 5 Voorzitter

1. De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van het kwaliteitsteam, bewaakt de deugdelijkheid van de advisering in brede zin en draagt zorg voor een goede sfeer en respectvolle benadering van bezoekers van het kwaliteitsteam.

2. De voorzitter onderhoudt, in overleg met het college, de contacten met de pers en andere belangstellenden en informeert hierover het college.

3. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt zijn functie waargenomen door één van de andere leden.

Art. 6 Secretaris

1. Aan het kwaliteitsteam wordt door het college van Burgemeester en Wethouders een secretaris toegevoegd, die geen lid is van het team.

2. De secretaris is het eerste aanspreekpunt voor het kwaliteitsteam. Hij of zij vervult – onder regie van de voorzitter – in ieder geval de volgende (mogelijke) taken: bewaken van het proces en de financiën, opstellen van de agenda en notulen, maken van afspraken met bezoekers, afhandelen van de advisering van het kwaliteitsteam, opstellen van het jaarverslag en organiseren van evaluatiegesprekken.

3. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie waargenomen door een medewerker van de gemeente Harlingen.

Art. 7 Adviezen

1. Het college vraagt advies aan het kwaliteitsteam over alle zaken die samenhangen met de taak van kwaliteitsteam. De adviesvraag wordt duidelijk geformuleerd en voorzien van alle benodigde informatie.

2. De adviezen komen tot stand in overleg tussen de leden van het kwaliteitsteam. De leden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de adviezen en zorgen ervoor dat de adviezen naar inhoud en wijze van totstandkoming deugdelijk zijn.

3. Om een advies uit te brengen moeten tenminste 3 leden van het kwaliteitsteam of hun plaatsvervangers aanwezig zijn.

4. De adviezen en overige stukken van het kwaliteitsteam worden uitgebracht onder het logo of kenmerk van de gemeente Harlingen en ondertekend door de voorzitter.

5. De adviezen van het kwaliteitsteam worden na de ondertekening verzonden aan: Hûs en Hiem, de gemeente Harlingen, de opdrachtnemer van het project en de projectorganisatie N31.

6. Na ondertekening zijn de adviezen van het kwaliteitsteam openbaar.

Art. 8 Besluitvorming

1. De adviezen van het kwaliteitsteam zijn bindend.

Art. 9 Verslag en evaluatie van de werkzaamheden

1. Het kwaliteitsteam stelt tenminste 1 keer per jaar een verslag op van haar werkzaamheden, waarin tenminste aan de orde komt op welke wijze het kwaliteitsteam te werk is gegaan, hoe in de advisering toepassing is gegeven aan de ruimtelijke kwaliteitsambities en kaders van het Beeldkwaliteitsplan N31 , en welke specifieke thema’s of actiepunten het kwaliteitsteam de komende periode aandacht zal geven.

2. Het kwaliteitsteam heeft tenminste 1 keer een evaluerend overleg met het college.

Art. 10 Vergaderingen en verslaglegging

1. De voorzitter en de secretaris van het kwaliteitsteam stellen in overleg de vergaderfrequentie en de vergaderdata vast.

2. Het kwaliteitsteam vergadert niet openbaar.

3. Het verslag van het kwaliteitsteam is niet openbaar. Op het moment dat de formele procedure rondom de omgevingsvergunning start zullen de verslagen van het kwaliteitsteam onderdeel zijn van de adviesaanvraag, en dus onderdeel van een openbare behandeling door Hûs en Hiem.

Art. 11 Onderzoek, ondersteuning en specifieke adviseurs

1. Indien de aard van een adviesvraag daartoe aanleiding geeft kan het College van Burgemeester en Wethouders op ad hoc of permanente basis specifieke deskundigen als adviseur of ondersteuner van het kwaliteitsteam aanstellen.

2. Indien de aard van een adviesvraag daartoe aanleiding geeft kan het kwaliteitsteam op eigen initiatief een specifieke deskundige als adviseur raadplegen of een onderzoek doen instellen (mits passend in het budget).

3. De adviseur of ondersteuner is geen lid van het kwaliteitsteam, hij of zij geeft een toelichting of een visie maar neemt geen deel aan de beraadslaging en heeft geen stemrecht.

Art. 12 Slotbepalingen

1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college.

2. De citeerregel van dit reglement is “Reglement van orde Kwaliteitsteam N31”.

3. De algemene bekendmaking van het “Reglement van orde Kwaliteitsteam N31” heeft plaatsgevonden in het gemeenteblad.

4. Het “Reglement van orde Kwaliteitsteam N31” treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Burgemeester en Wethouders van Harlingen op 8 januari 2015.