Organisatieregeling gemeente Heemskerk 2012

1. De secretaris/algemeen directeur draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

2. Hij draagt er desgewenst en uit eigen beweging zorg voor dat (de leden van) burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris/algemeen directeur draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris/ algemeen directeur, met inachtneming van het bepaalde in artikel 23, burgemeester en wethouders ten behoeve van de door het college te nemen besluiten.

4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van het proces van besluitvorming en de daartoe noodzakelijke procedures. In samenwerking met de waarnemend directeur en de bureauhoofden bevordert hij een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.

5. De secretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd.

6. De secretaris/algemeen directeur oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in samenwerking met de waarnemend directeur en de bureauhoofden.

1. De secretaris/algemeen directeur staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

3. Daarnaast is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen, evenals de bewaking van het functioneren als collegiaal bestuur door burgemeester en wethouders.

4. Het bepaalde in artikel 5 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de bij hem berustende taken betreft.

1. De secretaris/algemeen directeur staat, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en functioneert als algemeen directeur.

2. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementoverleg en met inachtneming van de eigen verantwoordelijkheden van de hoofden van de organisatorische eenheden heeft de secretaris/algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

• d.

  de samenhang evenals een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatorische onderdelen;

• e.

  een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijke

• f.

  organisatie;

• g.

  het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijke organisatie.

3. De secretaris/algemeen directeur bevordert een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de leden daarvan enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds. Zij onderhouden de daartoe noodzakelijke contacten.

4. De secretaris/algemeen directeur zorgt voor een regelmatige heroriëntatie met betrekking tot de doelmatigheid van de ambtelijke organisatie en de organisatiestructuur.

5. De secretaris/algemeen directeur zorgt er voor dat de voor de ambtenaren toepasselijke wettelijke voorschriften en instructies worden nageleefd.

6. De secretaris/algemeen directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR); in die hoedanigheid overlegt hij met de ondernemingsraad.

1. De secretaris/algemeen directeur draagt samen met de griffier van de raad, onverminderd diens bevoegdheden, zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Beiden plegen hiertoe regelmatig overleg.

2. De secretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat de leden van de raad en de griffier informatie wordt verstrekt over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover de leden van de raad en de griffier daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, per e-mail, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad en de griffier rekening wordt gehouden.

3. De secretaris/algemeen directeur neemt de bepalingen van de instructie van de griffier in acht.

1. Van zijn voornemen tot het nemen van vijf of meer dagen verlof geeft de secretaris/algemeen directeur tijdig kennis aan burgemeester en wethouders; van minder dan vijf dagen verlof aan de burgemeester.

2. Indien hij verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten, doet hij daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de burgemeester of degene die deze vervangt.

1. Bij afwezigheid of ziekte wordt de secretaris/ algemeen directeur vervangen door een daartoe door burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar.

2. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat steeds kan worden beschikt over minimaal twee vervangers.

1. Tenzij de Algemene wet bestuursrecht of de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daar tegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en/of de ondertekening van stukken mandateren aan de secretaris/ algemeen directeur, de waarnemend secretaris/ algemeen directeur, een bureauhoofd, of met instemming van zijn leidinggevende aan een medewerker.

2. Mandatering vindt niet plaats zonder instemming van de betrokken medewerker en, voor zover van toepassing, van diens leidinggevende.

3. Burgemeester en Wethouders verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in een mandaatregeling die voor een ieder ter inzage wordt gelegd.

1. Het aan de secretaris/algemeen directeur, respectievelijk het hoofd van een organisatorische eenheid opgedragen dagelijks beheer omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die eenheden.

2. Tot het dagelijkse beheer van een organisatorische eenheid wordt eveneens gerekend het realiseren van de met burgemeester en wethouders overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

3. De te realiseren taken van de organisatorische eenheden en de daartoe in te zetten benodigde middelen worden vastgelegd in een plan. Dit plan wordt vastgesteld door de secretaris/algemeen directeur.

4. De secretaris/algemeen directeur stelt het budget van elk organisatorisch onderdeel vast, ten minste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget, onderscheiden naar de exploitatie-uitgaven en de vermogensmutaties.

1. Burgemeester en wethouders stellen, na overleg met de secretaris/algemeen directeur en onverlet het budgetrecht van de raad zoals vastgelegd in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, voor een begrotingsjaar de richtlijnen vast waarbinnen het gemeentelijke middelenbeleid door de organisatorische eenheden, al of niet op basis van de artikelen 12, 13, 14 en 15 van deze regeling zal worden uitgevoerd.

2. Indien tussen burgemeester en wethouders en de secretaris/algemeen directeur, respectievelijk een bureauhoofd geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in artikel 12, tweede lid en 15, tweede lid en het vorige lid, stellen burgemeester en wethouders deze aangelegenheden eenzijdig vast.

1. Tot het gemeentelijke middelenbeleid als bedoeld in de artikelen 15 en 16 worden in ieder geval gerekend:

• a.

  het personeelsbeleid;

• b.

  het informatievoorziening- en automatiseringbeleid;

• c.

  het organisatiebeleid;

• d.

  het financiële beleid;

• e.

  het inkoopbeleid;

• f.

  het facilitair beleid;

• g.

  het communicatiebeleid ten aanzien van het gemeentelijke organisatie.

2. De organisatorische eenheden die zich bezig houden met planning en control taken zijn in het bijzonder belast met de coördinatie en de evaluatie van het gemeentelijke middelenbeleid. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen over de voorbereiding van dit beleid, voor zover dit aan de organisatorische onderdelen is opgedragen, en de rapportage door de directeur en de betreffende de uitvoering daarvan.

3. Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegd- en verantwoordelijkheden van de organisatorische eenheden die zich bezig houden met planning en control taken.

1. Ter bevordering van het functioneren van de ambtelijke organisatie, voeren de secretaris/algemeen directeur, de waarnemend directeur, de concerncontroller en de bureauhoofden regelmatig overleg in een Breed Management Overleg (BMO) over het beleid en de uitvoering van taken op het terrein van personeelsbeleid,informatiseringbeleid, organisatie, financiën, huisvesting en automatisering en de interne organisatie. Daarnaast vindt informatieoverdracht en informatie-uitwisseling plaats, worden operationele vraagstukken afgestemd en vindt voortgangscontrole plaats.

2. Ter bevordering van het functioneren van de ambtelijke organisatie, kan in opdracht van de secretaris/algemeen directeur een Strategisch Voorbereidend Overleg (SVO) op thema worden ingericht. Bureauhoofden nemen zitting in een SVO op basis van vakkennis en competentie. Op thematiek vindt overleg over de ambtelijke strategie plaats met de bedoeling deze te kunnen vertalen in beleid en uitvoering. Er kunnen meerdere SVO’s naast elkaar bestaan. Na de uitwerking van het thema, wordt het SVO ontbonden.

3. De secretaris/algemeen directeur draagt binnen de daartoe door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de secretaris/algemeen directeur en diens taak, zorg voor:

• a.

  afdelingsoverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen;

• b.

  afdelingsoverschrijdende vormgeving van het middelenbeleid;

• c.

  het algemeen management van de ambtelijke organisatie.

4. Het in het derde lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

• a.

  het aangeven van lange termijnontwikkelingen;

• b.

  de advisering over bestuursopdrachten;

• c.

  coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;

• d.

  vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen voor de ambtelijke organisatie.

5. Het in het derde lid, sub b, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

• a.

  advisering aan burgemeester en wethouders over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid, zoals het personeelsbeleid, het informatievoorziening- en automatiseringbeleid, het organisatiebeleid, het financieel beleid, het inkoopbeleid, het communicatiebeleid en het facilitair beleid;

• b.

  coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van deze middelen, evenals de verantwoording over het gevoerde middelenbeheer;

• c.

  advisering aan burgemeester en wethouders over de structuur van de ambtelijke organisatie;

• d.

  bevordering van een cultuur die bevorderlijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;

• e.

  advisering aan burgemeester en wethouders over het instellen van tijdelijke interdisciplinaire samenwerkingsverbanden (projecten);

• f.

  het plannen en bewaken van de voortgang van deze interdisciplinaire samenwerkingsverbanden;

• g.

  zorg voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de inrichting van de gebouwen.

6. De leden van het Breed Management Overleg streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus ontbreekt, dan beslist de stem van de voorzitter.

7. De secretaris/algemeen directeur is voorzitter van het Breed Management Overleg.

8. De voorzitter van het Breed Management Overleg kan, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, andere functionarissen aanwijzen die aan het overleg deelnemen.

9. De leden van het Breed Management Overleg vervangen elkaar in geval van afwezigheid wegens verlof of ziekte.

10. Als secretaris van het Breed Management Overleg treedt op de waarnemend secretaris/ algemeen directeur of een andere door de voorzitter aan te wijzen ambtenaar.

11. De voorzitter van het Breed Management Overleg stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementoverleg vast. Zaken voor agendering kunnen bij de voorzitter of de secretaris worden ingediend. De secretaris van het managementoverleg zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken tijdig voor de vergadering in het bezit zijn van de leden.

12. Het Breed Management Overleg vergadert in de regel 1 maal in de twee weken, tenzij door de voorzitter anders wordt bepaald.

13. De secretaris/algemeen directeur is, in zijn hoedanigheid als voorzitter van het Breed Management Overleg, bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van andere leden van het managementoverleg doorkruisen, dan wel inperken.

14. Voor zover hij dat in aanvulling op wat dat betreft in dit reglement is bepaald nodig acht, stelt de secretaris/algemeen directeur in het Breed Management Overleg procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

15. Het Strategisch Voorbereidend Overleg (SVO) vergadert indien hier aanleiding toe is.

1. Elke zaak wordt voorbereid door het organisatorische onderdeel tot wiens taakgebied de betreffende aangelegenheid behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een organisatorisch onderdeel.

3. uitstrekt, kan het Breed Management Overleg een organisatorisch onderdeel aanwijzen dat primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering evenals voor de tijdspanning en de bewaking van de voortgang.

1. Indien een zaak tevens het taakgebied van een ander organisatorische eenheid raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatorisch onderdeel aanvullend advies aan dat organisatorische onderdeel.

2. Het organisatieonderdeel dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel, met als doelstelling tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

3. Het aanvullende advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan het organisatieonderdeel dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.

4. Een organisatieonderdeel kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen. Het (Breed) Managementoverleg wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

5. Bij blijvend verschil van inzicht tussen de organisatorische onderdelen, voegt het hoofd van het betreffende onderdeel zijn standpunt uitdrukkelijk toe aan het advies.

1. Met inachtneming van door burgemeester en wethouders gestelde regels, doet het hoofd van een organisatorische eenheid voorstellen aan de secretaris/algemeen directeur tot het treffen van maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn onderdeel opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, richt hij het voorstel aan burgemeester en wethouders.

2. Tot het door een bureauhoofd aan de secretaris/ algemeen directeur doen van een aanbeveling tot benoeming wordt niet overgegaan dan nadat het personeel op basis van door burgemeester en wethouders te geven richtlijnen bij de selectie is betrokken.

3. Regelmatig vindt er een evaluatie plaats, waarin de doelmatigheid van elk organisatorisch onderdeel wordt doorgelicht. Indien noodzakelijk kunnen burgemeester en wethouders op een door hen te bepalen tijdstip een evaluatie doen plaatsvinden.

4. Burgemeester en wethouders kunnen hiertoe nadere regels stellen.

1. Periodiek en in elk geval op nader door burgemeester en wethouders aangegeven tijdstippen legt het Breed Management Overleg aan burgemeester en wethouders verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks beheer.

2. Het Breed Management Overleg brengt hiertoe aan hen een bestuursrapportage uit. Indien aan het Breed Management Overleg taakopdrachten zijn verstrekt als bedoeld in artikel 21 wordt in de bestuursrapportage op het verloop van die opdracht ingegaan.

3. De bestuursrapportage komt tot stand op basis van de managementrapportages die door de hoofden van de organisatorische eenheden worden aangeboden aan de secretaris/ algemeen directeur ter verantwoording van het door hen gevoerde dagelijks beheer.

4. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vaststellen over de inrichting van de bestuurs- en managementrapportages.

1. De concerncontroller heeft de bevoegdheid tot het doen van zelfstandige onderzoeken op het gebied van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de ambtelijke organisatie.

2. Hij bewaakt de op grond van artikel 19 genomen besluiten en vastgestelde kaders.

3. Hij signaleert mogelijkheden tot verbetering van de bestuurlijke informatievoorziening, de administratieve organisatie en de kwaliteit van cruciale beleids- en werkprocessen.

4. Hij heeft de bevoegdheid om alle beschikbare informatiebronnen binnen de organisatie te raadplegen.