Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent de auditcommissie (Verordening Auditcommissie gemeente Heemskerk 2020)

1. Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie.

2. Het geldende commissiereglement is van toepassing tenzij het in onderhavige verordening anders is geregeld.

1. De auditcommissie bestaat uit minimaal drie raadsleden, dan wel raadscommissieleden, niet zijnde raadsleden, die door de raad worden benoemd, waarbij per fractie maximaal een lid deel uitmaakt van de auditcommissie.

2. De raad draagt bij de samenstelling van de auditcommissie zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

3. Raadscommissieleden ontvangen een vergoeding op basis van presentie.

4. De benoeming van de leden van de auditcommissie geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de raad.

5. Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt tussentijds door:

• a.

  het verlies van hoedanigheid van raadslid of raadscommissielid, niet zijnde raadslid;

• b.

  het nemen van ontslag;

• c.

  een met redenen omkleed besluit van de raad.

6. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

7. Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen

8. De auditcommissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervanger.

9. De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs, zijnde de concerncontroller, de teamleider Planning en Control of zijn plaatsvervanger, de accountant en de griffier of plaatsvervangend griffier

1. De auditcommissie is belast met het aansturen en het toezicht houden op de accountant namens de raad door:

• a.

  de voorbereiding en begeleiden van de procedures tot selectie van een accountant als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, dan wel beëindiging van de samenwerking met de accountant voor de controle van de jaarrekening;

• b.

  het geven van een aanbeveling aan de raad inzake de benoeming en de beëindiging van de samenwerking met de accountant;

• c.

  het verstrekken van opdrachten aan de accountant voor het leggen van accenten in de controlewerkzaamheden;

• d.

  het bespreken van de uitkomsten van de accountantscontrole en in ieder geval het accountantsrapport controle jaarrekening;

• e.

  het evalueren van de kwaliteit/uitvoering van de werkzaamheden van de accountant;

2. De auditcommissie voert een onderzoek uit naar de documenten behorende bij de Planning- en Control cyclus voor de raad en adviseert de raad over deze financiële sturingsinstrumenten.

3. De planning voor de behandeling van de documenten als genoemd onder 2.

4. De uitwerkingen naleving door het college van de Financiële verordening gemeente Heemskerk

5. De auditcommissie adviseert de raad over de aanpassing en de uitvoering van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet en het controleprotocol. De commissie kan hiertoe overleg voeren met de accountant.

6. De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer en het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd.

7. De auditcommissie geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies aan de raad over een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende taak en de financiële functie van de raad.

1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 4 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over aan de raad voorgelegde besluiten.

2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 4 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant.

3. De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

4. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, de rekenkamer, ambtelijke organisatie, de accountant, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

5. Ter ondersteuning van haar werkzaamheden kan de auditcommissie desgewenst een beroep doen op ambtelijke organisatie door tussenkomst van de griffier.

1. De auditcommissie stelt voorafgaand aan een kalenderjaar het vergaderschema van de commissie vast, afgestemd op de Planning- en Control cyclus voor dat jaar.

2. De auditcommissie vergadert voorts zo vaak als de voorzitter noodzakelijk acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

3. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van een uitnodiging voor de vergaderingen. Hierbij wordt - spoedeisende gevallen uitgezonderd - uitgegaan van tenminste vijf dagen voor de betreffende vergadering.

4. De uitnodiging vermeldt datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden beschikbaar gesteld.

5. De voorzitter neemt deel aan de beraadslaging en besluitvorming en bewaakt een niet-politieke benadering door de commissie.

6. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders beslist. Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt met daarin opgenomen de aanwezigen, de besluiten en adviezen van de commissie. De besluitenlijsten worden gepubliceerd via het Raadsinformatiesysteem..

.

1. De commissie brengt zijn adviezen schriftelijk uit en zendt dit ter kennisgeving aan de raad.

2. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht. Staken de stemmen dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

3. Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de raad gebracht.

4. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (hierna te noemen het quorum).

5. Indien het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

6. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.