Regeling vervallen per 01-01-2013

Regeling Budgetbeheer Gemeente Heemstede

Geldend van 11-02-2010 t/m 31-12-2012 met terugwerkende kracht vanaf 01-02-2005

Intitulé

REGELING BUDGETBEHEER GEMEENTE HEEMSTEDE

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

a.

budgethouder:

De door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar, die verantwoording schuldig is aan dit college voor alle verplichtingen die samenhangen met en/of voortvloeien uit het beheer van de budgetten, zoals die zijn opgenomen, of bij wijziging zijn opgenomen, in de begroting van de gemeente Heemstede binnen de daarvoor aangegeven grenzen in de bijlage van de Mandaatregeling Heemstede.

b.

budgetbeheerder:

De door een budgethouder via het Mandaat kostenplaatsen aangewezen ambtenaar, die - binnen de door hem, via een budget gegeven machtiging - verantwoordelijk is voor en bevoegd is tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten, binnen de daarvoor aangegeven grenzen in de bijlage van de Mandaatregeling Heemstede.

c.

deelbudgetbeheerder:

Een door een budgetbeheerder na instemming van de budgethouder via een mandaatbesluit aangewezen ambtenaar, die - binnen de door hem, via een budget gegeven mandaat - verantwoordelijk is voor en bevoegd is tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten binnen de daarvoor aangegeven grenzen in een afzonderlijk mandaatbesluit.

d.

budget

Een taakstelling op basis van de gemeentebegroting, tot uitdrukking komend in een bedrag en/of een prestatie verbonden aan een product en/of kostenplaats en/of investering van de begroting van de gemeente, welke door het college van burgemeester en wethouders wordt toegekend aan de budgethouder. Tot het budget wordt tevens gerekend de bij een product en/of kostenplaats behorende doelstelling(en), prestaties, kengetallen, dekkingspercentages en kwaliteitsnormen, alsmede de door de raad bij afzonderlijk besluit ter beschikking gestelde investeringskredieten.

e.

verplichting

De verplichtingen worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven - hierna te noemen bestellingen/opdrachten - en verplichtingen inzake inkomsten - hierna te noemen rechten.

Artikel 2. Aanwijzing budgethouders en beheerders

  • a.

    Burgemeester en wethouders wijzen bij mandaatbesluit aan als budgethouders:

    • -

      de directeuren van de sectoren

    • -

      de raadsgriffier

  • b.

    Budgethouders wijzen bij mandaatbesluit aan als budgetbeheerders:

    • -

      afdelingshoofden

    • -

      directeur van de bibliotheek

    • -

      de brandweercommandant

    • -

      het bureauhoofd Belasting en Invordering

c Budgetbeheerders wijzen na instemming van de budgethouder bij afzonderlijk mandaatbesluit aan als deelbudgetbeheerders:

-medewerkers van afdelingen

In het mandaatbesluit dient schriftelijk te worden vastgelegd:

  • -

    welke budgetonderdelen worden gemandateerd

  • -

    welke beperkingen en/of condities er gelden

Van deze schriftelijke vastlegging dient door de mandaatgever een afschrift aan de budgethouder en aan afdeling Financiën te worden verstrekt.

d.Een mandaatgever kan een verleend mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Dit dient schriftelijk plaats te vinden. Een afschrift daarvan wordt verstrekt aan de budgethouder en aan de afdeling Financiën.

Artikel 3. Het aangaan van verplichtingen

  • a. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder/budgetbeheerder heeft geconstateerd dat terzake een toereikend budget beschikbaar is. Een en ander passend binnen de omschrijving waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. Indien geen budget aanwezig is, wordt bij het college van burgemeester en wethouders dan wel bij de raad, binnen de kaders van de werkinstructie budgethouders en budgetbeheerders, aanvullende budgetruimte aangevraagd.

  • b. Inkopen en aanbestedingen mogen slechts worden gedaan met inachtneming van de laatst vastgestelde Nota inkopen en aanbestedingen.

  • c. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere richtlijnen vaststellen voor het doen van bestellingen en/of opdrachten boven een bepaald bedrag.

  • d. De budgethouder/budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk de inkomsten die voortvloeien uit de door hem gedane bestellingen/opdrachten, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van de te stellen eisen aan de administratieve organisatie, de interne controle en de werkinstructie voor budgethouders en budgetbeheerders.

Artikel 4. Taken budgethouder en budgetbeheerder

De taken van de budgethouder/budgetbeheerder zijn door het college van burgemeester en wethouders vastgelegd in de afzonderlijke werkinstructie voor budgethouders/budgetbeheerders.

Artikel 5. Taken afdeling Financiën

De afdeling Financiën draagt zorg voor de registratie van budgetten inclusief de wijzigingen daarop, verplichtingen en werkelijke uitgaven en inkomsten. Tevens signaleert zij budgetafwijkingen via geautomatiseerde overzichten, coördineert de periodieke budgetrapportages en draagt zorg voor de betalingen en ontvangsten.

Het hoofd van de afdeling Financiën – of een door deze aangewezen medewerker – is verantwoordelijk voor de fiattering van betalingen. Voor de fiattering van de betalingen van de afdeling Sociale Zaken is de sectordirecteur samenleving verantwoordelijk. Fiattering is eerst mogelijk nadat de verantwoordelijke budgethouder en/of budgetbeheerder voor accoord heeft geparafeerd op de factuur.

Artikel 6. Informatieverstrekking

Voor de uitoefening van de in artikel 5 genoemde taak verstrekt de budgethouder/budgetbeheerder tijdig aan de afdeling Financiën alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de administratie, budgetbewaking en verslaggeving nodig zijn.

De budgethouder/budgetbeheerder informeert via het hoofd van de afdeling Financiën en de gemeentesecretaris, het college van burgemeester en wethouders tijdig omtrent zaken welke niet in de Regeling Budgetbeheer Gemeente Heemstede zijn voorzien maar wel op financieel terrein voor de gemeente van belang zijn.

Artikel 7. Rapporteren afwijkingen

De afdeling Financiën stelt periodiek ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders een overzicht samen van de budgetten, de aangegane verplichtingen, de realisaties en de daaraan verbonden geregistreerde prestaties, de kengetallen en de gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen daarop. De budgethouder/budgetbeheerder verstrekt een toelichting aan de afdeling Financiën voor zover het afwijkingen van budgetten betreft waarvan hij budgethouder/budgetbeheerder is.

Het betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

Artikel 8. Toestemming afwijkingen

Het college van burgemeester en wethouders kan per budget grenzen aangeven waarvoor geldt dat afwijkingen welke binnen deze grenzen blijven niet behoeven te worden gemeld.

De toegestane afwijkingen zijn door het college van burgemeester en wethouders vastgelegd in de afzonderlijke werkinstructie voor budgethouders en budgetbeheerders.

Artikel 9. Citeerartikel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling Budgetbeheer Gemeente Heemstede”

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2005.

Ondertekening

Vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders d.d. 25 januari 2005, nr. 12

BESLUIT AANWIJZING DEELBUDGETBEHEERDER

Het hoofd van de afdeling…………

Gelet op artikel 2 van de Regeling Budgetbeheer Gemeente Heemstede, vastgesteld

d.d ……………2005

BESLUIT

aan te wijzen als deelbudgetbeheerder:

Functionaris ………………………………werkzaam bij de afdeling……………………………..

waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing verklaard zijnde Regeling Budgetbeheer Gemeente Heemstede nader wordt vastgesteld:

  • a.

    Dat de deelbudgetbeheerder bevoegd is tot het aangaan van bestellingen/opdrachten en/of rechten binnen de hieronder aangegeven kostenplaats(en),product(en) en grootboekrekening(en).

    Kostenplaats

    Product

    Grootboekrekening

    ……………

    ……….

    …………………...

    ……………

    ……….

    …………………...
  • b.

    Verplichtingen van meer dan €……. worden eerst aangegaan nadat toestemming is verkregen van de budgetbeheerder en zonodig van de budgethouder.

  • c.

    Dat de deelbudgetbeheerder bevoegd is tot het accorderen van inkomende facturen, brieven van toegezegde subsidies, kasdeclaraties, uitgaande facturen(opdrachten), brieven van te ontvangen subsidies en/of toekenningen, binnen de onder a. genoemde kostenplaats(en), product(en) en grootboekrekening(en).

Deze aanwijzing treedt in werking op 1 februari 2005.

Akkoord budgetbeheerder:

Akkoord budgethouder:

Naam …………………………………..

Naam …………………………………..

Datum …………………………………..

Datum …………………………………..

Handtekening …………………………………..

Handtekening …………………………………..

MANDAAT KOSTENPLAATSEN - BUDGETHOUDERS EN BUDGETBEHEERDERS

Bijlage 1 Mandaat kostenplaatsen.pdf

Matrix Mandaatregeling

Bijlage 2 Matrix mandaatregeling.pdf

TOELICHTING REGELING BUDGETBEHEER GEMEENTE HEEMSTEDE

De noodzaak tot het voeren van een goed budgetbeheer is alleen nog maar toegenomen.

Niet alleen vanuit het oogpunt dat de te besteden middelen steeds krapper worden, maar ook vanuit de visie dat budgetbewaking een beleidsondersteunende functie kan hebben vanwege de informatie die erbij (hierbij) naar voren komt.

Er bestaat in het algemeen geen twijfel over het belang en zelfs de onmisbaarheid van een goede budgetbewaking. Bij de daadwerkelijke uitvoering ervan dient evenwel het kosten/baten aspect zeker niet op een zijspoor te raken. In het verlengde hiervan dienen er regels en richtlijnen voor budgetbewaking te zijn om op een praktische en efficiënte wijze tot een beheersing van de budgetten te komen, hetgeen tevens een verbetering van de bedrijfsvoering van de algehele organisatie kan inhouden.

Budgetbeheer levert een wezenlijke bijdrage aan een goede beheersing van de inkomsten en uitgaven en geeft een beter inzicht in de gemeentelijke geldstromen.

Budgetbeheer kan niet los worden gezien van een goede organisatie van de financiële administratie.

De financiële verordening is de formele basis voor de Regeling Budgetbeheer. De regeling past in een reeks van wetten, regels en richtlijnen. Dat begint bij de Gemeentewet. Ter uitvoering daarvan zijn de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) en de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) in het leven geroepen en vastgesteld. Daaraan gekoppeld is de Regeling Budgetbeheer gemeente Heemstede.

Het is dan ook een goed moment om het budgetbeheer in een nieuw jasje te steken. Naast deze toelichting op de regeling is er ook een werkinstructie gemaakt voor budgethouders en budgetbeheerders.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

ARTIKEL 1 / 2 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN, AANWIJZING BUDGETHOUDERS EN BUDGETBEHEERDERS

Budgethouders

Het dagelijks bestuur en het financieel beheer van de gemeente berusten bij het college van burgemeester en wethouders (artikelen 160 en 212 Gemeentewet). Het budgetrecht (artikel 189 Gemeentewet) berust bij de raad. Hierop aansluitend is het college bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met derden voor aan de gemeente te leveren goederen of diensten of door de gemeente te leveren goederen of diensten. Deze bevoegdheid kan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan de medewerkers binnen de organisatie, waarbij het college van burgemeester en wethouders eindverantwoordelijkheid blijft dragen. Gekozen is voor overdracht aan de sectordirecteuren en aan de raadsgriffier. Degenen die via aanwijzing door het college de bevoegdheid hebben gekregen om namens het college verplichtingen aan te gaan, worden aangeduid als budgethouder. Het deel van de begroting dat aan een budgethouder is toegewezen is zijn (totaal)budget.

Budgetbeheerders

Om een werkbare situatie te creëren kan de budgethouder zijn (totaal)budget laten beheren door één of meerdere budgetbeheerders. Deze budgetbeheerders kunnen voor de hen toegewezen budgetten overeenkomsten aangaan dan wel bestedingen doen.

Als deelbudgetbeheerder kunnen door budgetbeheerders na goedkeuring van de budgethouder medewerkers worden aangewezen van afdelingen.

Budget

Administratief gezien zijn de begrotingsposten de budgetten. Begrotingsposten zijn combinaties van grootboekrekeningnummers en economische categorieën. In deze regeling wordt geen verschil gemaakt tussen budgetten (jaarlijkse ramingen) en kredieten (kapitaalinvesteringen). Dit past niet meer in het kader van de opvattingen over financieel beheer, waarbij de taakstelling een belangrijke, zoniet de belangrijkste, factor is.

Uitgangspunt is en blijft dat er met betrekking tot een bepaald budget of een afgebakend gedeelte ervan slechts één budgetbeheerder en één budgethouder is.

Naast de lasten/uitgaven dienen de budgethouders er ook voor te zorgen dat de baten/inkomsten naar behoren worden afgewikkeld door tijdige indiening van declaraties, voorschotaanvragen en/of facturen, alsmede door aanlevering van gegevens op basis waarvan de afdeling Financiën een juiste administratie kan voeren.

Aanwijzing en mandatering

Met ingang van 2005 zullen de budgethouders en budgetbeheerders met de aan hen toegewezen budgetten in de bijlage van de Mandaatregeling Heemstede (zie artikel 2 van de Regeling) worden opgenomen.

Voor (sub)mandatering van de budgetbeheerder aan een deelbudgetbeheerder is na goedkeuring van de budgethouder een afzonderlijk mandaatbesluit nodig, getekend door beide partijen. Een afschrift hiervan gaat naar de afdeling Financiën en de budgethouder.

In de (sub)mandatering dient schriftelijk te worden vastgelegd welke budgetonderdelen er worden doorgemandateerd en welke condities/beperkingen er gelden. Intrekking of gedeeltelijke intrekking van het submandaat moet schriftelijk en gemotiveerd plaatsvinden. Ook hiervan gaat een afschrift naar de afdeling Financiën en de budgethouder.

ARTIKEL 3 HET AANGAAN VAN VERPLICHTINGEN

Verplichtingen worden onderscheiden in:

  • -

    verplichtingen inzake uitgaven, hierna te noemen bestellingen en/of opdrachten.

  • -

    verplichtingen inzake inkomsten hierna te noemen rechten.

Er zijn verschillende mogelijkheden om bestellingen dan wel opdrachten te plaatsen. Mondelinge bestellingen/opdrachten zijn uit den boze, tenzij zij direct gevolgd worden door een schriftelijke bevestiging. In schriftelijke vorm kan gebruik worden gemaakt van opdrachtbonnen voor zover de leveringen en/of diensten van derden niet bij brief worden opgedragen.

Onvoldoende invulling geven aan het vorenstaande, levert niet alleen een groter risico van budgetoverschrijding op, maar stelt bovendien het management en het bestuur niet in staat zicht en sturing op de besteding van het budget te hebben.

De bestedingsbevoegdheid gaat in eerste instantie:

  • -

    niet verder dan zaken waarvoor het budget bestemd is en

  • -

    niet hoger dan de geraamde taakstelling, dan wel de raming van het bedrag

In de afzonderlijke werkinstructie zijn voor het aangaan van verplichtingen nadere regels vastgesteld.

ARTIKEL 4 TAKEN BUDGETHOUDER EN BUDGETBEHEERDER

De taken van de budgethouder/beheerder zijn door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld in een afzonderlijke werkinstructie voor budgethouders en budgetbeheerders.

Taken budgethouder

Omdat de budgethouder zijn taken doormandateert aan een budgetbeheerder wordt voor de meeste taken de budgetbeheerder genoemd. De budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de in de gemeentebegroting gebudgetteerde taken, prestaties en doelstellingen, het verstrekken van periodieke informatie en het opstellen van de tussentijdse rapportages aan het college van burgemeester en wethouders en de raad.

Taken budgetbeheerder

De budgetbeheerder is belast met het feitelijk budgetbeheer.

Bij een productgerichte organisatie houdt dit in dat de budgetbeheerder verantwoordelijk is voor een deel van de output. Dit zijn de producten.

Primair moet de budgethouder er voor zorgen dat duidelijk is welke output geleverd moet worden. Dit dient SMART te zijn geformuleerd: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. De taken van de budgetbeheerder zijn uit te splitsen in 3 elementen:

a. Begroting

De budgetbeheerder dient een bijdrage te leveren aan de omschrijving van de producten zowel in kwalitatief als in kwantitatief opzicht.

Vervolgens dient de budgetbeheerder binnen de gestelde kaders op basis van de te leveren output te bepalen welke inzet nodig is. Bij die inzet kan het gaan om inzet van eigen uren en leveranties van derden.

In de werkinstructie wordt nader ingegaan op de aanlevering van de begrotingsgegevens.

Tot de begrotingsgegevens behoren niet alleen de financiële gegevens maar ook de doelstelling(en), prestaties, kengetallen, dekkingspercentages en kwaliteitsnormen.

b. Budgetbeheer

Als dit allemaal voor elkaar is en de begrotingsposten zijn geaccordeerd, zal de budgetbeheerder ervoor moeten zorgen dat de output conform de gegeven specificaties wordt gerealiseerd. Zijn taakonderdelen zijn ondermeer:

  • -

    het aangaan van bestellingen en/of opdrachten

  • -

    accorderen inkomende facturen

  • -

    toekennen van subsidies en/of uitkeringen aan derden

  • -

    registratie van vaste (contractuele) betalingen

  • -

    zorgdragen voor uitgaande facturering

  • -

    te ontvangen subsidies en/of uitkeringen van provincie/rijk/derden

  • -

    tijdregistratie

  • -

    functiescheiding

c. Rapportages

Als er afwijkingen zijn ontstaan ten opzichte van de gespecificeerde output of ten aanzien van de inzet van middelen, zal de budgetbeheerder dit moeten signaleren en zo nodig initiatief moeten nemen tot bijstelling.

Driemaal per jaar moet de budgethouder verantwoording afleggen over de werkelijkheid ten opzichte van de begroting. Leveren we wel wat we beloofd hebben? Zijn er nieuwe ontwikkelingen? Lopen de bestedingen nog in de pas?

Rapporteren aan de raad gebeurt tweemaal per jaar tussentijds in de voor- en najaarsnota, en eenmaal achteraf bij het jaarverslag/jaarrekening.

ARTIKEL 5/6/7/8 TAKEN FINANCIËN, INFORMATIEVERSTREKKING, RAPPORTEREN/TOESTEMMING AFWIJKINGEN

Bij het budgetbeheer verleent de afdeling Financiën verschillende ondersteunende functies, te weten: de registrerende functie, de presentatiefunctie, de coördinerende functie en de signalerende functie.

Registrerende functie

De financiële transacties en de urenregistratie worden vastgelegd in het financiële systeem. De niet- financiële transacties moeten door de budgethouders, dan wel de budgetbeheerders worden bijgehouden. Het gaat dan om het bijhouden van de taakstellende gegevens als kwaliteit, prestaties, activiteiten etc.

Dit ten behoeve van het afleggen van de verantwoording in de tussentijdse rapportages en de jaarrekening.

Presentatiefunctie

De budgethouders en -beheerders moeten makkelijk toegang krijgen tot de gegevens in het financiële systeem. De financieel consulenten verlenen hierbij een ondersteunende rol.

Coördinerende functie

Financiën coördineert de financiële rapportages aan budgethouders/budgetbeheerders, het college van burgemeester en wethouders en de raad.

Signaleringsfunctie

Vanuit haar registrerende functie heeft de afdeling Financiën een totaaloverzicht van alle budgetten.

Over- en onderschrijdingen van de geraamde bedragen worden gesignaleerd via geautomatiseerde overzichten vanuit het financieel systeem en periodiek gemeld aan de budgethouders en budgetbeheerders zonder hiermee in de functie van de budgethouder/budgetbeheerder treedt. Deze blijven namelijk verantwoordelijk voor de budgetten.

Rapportering/toestemming afwijkingen

Hiervoor zijn in de werkinstructie onder paragraaf 5 en 6 nadere regels vastgesteld.