Spelregels en aandachtspunten bij plaats- en tijdonafhankelijk werken

algemeen

Verantwoording door medewerkers gaat bij de gemeente Heemstede primair over de door hen geleverde prestaties. Hoe en wanneer je werkt om tot deze prestaties te komen zijn vooral verantwoordelijkheid van de medewerker zelf. Daarbij past dat de gemeente Heemstede haar medewerkers de ruimte geeft om plaats- en tijdonafhankelijk te werken als dat door hen gewenst is. Dat laat vanzelfsprekend onverlet dat de leidinggevende verantwoordelijk is en blijft voor een deugdelijke uitvoering van de werkzaamheden binnen de afdeling.

Een juiste werking van dit geheel valt of staat met de mate waarin men bereid is te geven en te nemen. Deze basishouding van ‘geven en nemen’ wordt van iedereen verwacht.

Dit is ook het fundament onder het goed en aantrekkelijk werkgeverschap van de gemeente Heemstede.

spelregels

Bij het plaats- en tijdonafhankelijk werken gelden twee spelregels:

• 1.

  De dienstverlening (ook tussen afdelingen onderling) en de samenwerking binnen een team, afdeling en /of de organisatie, dan wel met externe partners is altijd leidend. Het plaats- en tijdonafhankelijk werken kan en mag hier geen afbreuk aan doen.

• 2.

  De gemeente Heemstede heeft voor al haar medewerkers een goede, passende werkplek beschikbaar op al haar werklocaties. Als je op een andere plek gaat werken dan één van deze werklocaties, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de werkplek. De gemeente stelt daarvoor in algemene zin geen arbo-technische faciliteiten beschikbaar, bijvoorbeeld in de vorm van een financiële vergoeding. Wel is de gemeente Heemstede verantwoordelijk om haar medewerkers te adviseren bij de inrichting van een (thuis)werkplek. En waar faciliteiten en hulpmiddelen voor het werk noodzakelijk zijn, is in uitzonderlijke gevallen maatwerk mogelijk in de vergoeding ervan.

aandachtspunten

Naast deze spelregels, zijn er ook een aantal aandachtspunten bij het tijd- en plaatsonafhankelijk werken:

• -

  Maak met elkaar op team-/afdelingsniveau (onder begeleiding van je leidinggevende) afspraken over de minimale vereisten voor de bezetting op kantoor, voor de bereikbaarheid en samenwerking. Dit maakt het makkelijker voor een ieder om voor jezelf te kunnen beoordelen of je buiten kantoor(tijden) kan werken. Evalueer met elkaar ook geregeld of deze afspraken voldoen.

Bij deze afspraken horen ook afspraken over hoe en op welke termijn jij je leidinggevende en je collega’s meldt wanneer je anders dan op kantoor werkt. Zorg er hoe dan ook voor dat je tijdig aangeeft wat je wilt doen en dat je, zeker bij afspraken voor vaste momenten, ook open staat voor discussie. Dit voorkomt dat je collega's zich overvallen voelen en er onvoldoende ruimte is om het met elkaar te bespreken. 

• ·

  Een richtlijn voor bereikbaarheid is je reguliere basisrooster: op die momenten ben je bereikbaar ook al werk je wellicht feitelijk op andere momenten (bijv. in het weekend schrijf je een notitie). Tenzij je natuurlijk met je leidinggevende en je collega’s andere afspraken maakt over je bereikbaarheid.

• ·

  Plaats- en tijdonafhankelijk werken is een middelen geen doel en / of recht op zich. Dit laat onverlet dat iedereen zijn eigen reden kan hebben om bijvoorbeeld thuis te werken. Waak er met elkaar voor om te (ver)oordelen of een reden wel of niet gerechtvaardigd is. Juist de mogelijkheid om op ieder gewenst moment je werk op je eigen, voor jou meest passende en meest effectieve wijze te kunnen inrichten, vormt de kracht van het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Maatwerk dus. Zorg er daarbij wel voor dat je elkaar met enige regelmaat op de hoogte houdt waar je (op hoofdlijnen) mee bezig bent. Dat kan bij het werkoverleg, tijdens het koffiedrinken, met een digitaal logboek, maar ook de Yammer leent zich daarvoor (evt. een afdelingsgroep maken). Transparantie helpt je collega’s een goed beeld te hebben.

• ·

  Weeg bij afspraken over vaste momenten (bijv. ik werk altijd op dinsdag thuis) goed met elkaar af in hoeverre die niet teveel afdoen aan de al hiervoor genoemde kracht van het plaats- en vooral ook het tijdonafhankelijk werken: zoveel mogelijk flexibiliteit om per situatie je werk zo optimaal mogelijk in te richten. Breng voor- en nadelen dus goed met elkaar in kaart. Let bij dergelijke afspraken ook goed op dat daardoor de samenwerking niet onnodig onder druk komt te staan. Onderzoek heeft namelijk uitgewezen dat er al vrij snel een kritische grens van afwezigheid is waarbij het risico groot is dat je (sociaal) ‘los’ komt te staan van de organisatie.

• ·

  Werk je op een werkplek buiten kantoor, blijf je altijd bewust van de (privacygevoelige) informatie waar je mee werkt en de (mogelijk) ongewenste toegankelijkheid daarvan voor derden. Werk daarom zoveel mogelijk digitaal: je kan met een token altijd en overal het netwerk benaderen. Let dan wel op dat als je ingelogd bent je je laptop (of welke device dan ook) niet onbeheerd achterlaat. Meld het altijd direct aan je leidinggevende als informatie onbeschermd is en de vereiste privacy mogelijk daardoor niet meer gewaarborgd is (bijv. bij verlies token).

• ·

  Het spreekt voor zich dat de ene functie meer mogelijkheden biedt voor plaats- en tijdonafhankelijk werken dan de andere. Dit laat zich bepalen aan de hand van het leidende principe van dienstverlening en samenwerking. Vooralsnog is bijvoorbeeld een medewerker publiekszaken gebonden aan zijn / haar rooster en de balies in de publiekshal. En een boomverzorger kan zijn werk natuurlijk ook moeilijk mee naar huis nemen. Naast de functie kan ook het aantal aanstellingsuren een rol spelen bij de afweging: bij weinig aanstellingsuren kan het zijn dat je al snel teveel ‘buiten beeld’ raakt bij veelvuldig plaats- en tijdonafhankelijk werken.

• ·

  Plaats- en tijdonafhankelijk werken is geen verplichting. Niet alleen leent de ene functie, aanstelling en / of werksituatie zich er beter voor dan de andere, het kan ook per persoon verschillen. Waar de een behoefte heeft aan zoveel mogelijk zelfstandigheid en ruimte, kan de ander juist behoefte hebben aan meer structuur, begeleiding en/of controle. Het een is zeker ook niet beter of slechter dan het ander.

• ·

  Als je overal en altijd kunt werken en je hebt daarbij geen goede werkplek, dan heb je kans op lichamelijke klachten. Langdurig beeldschermwerk is onprettig, ongezond en onveilig. Daarbij vergroot intensief gebruik van laptops de kans op lichamelijke klachten. Aan de andere kant stimuleert flexibel werken je om je werkzaamheden vaker af te wisselen en dat verkleint juist weer de kans op klachten. De gemeente heeft minder zicht op hoe je werkt, dus heb je moet je zelf het goed in de gaten houden. Een goede arbo-technische inrichting van een werkplek bij je thuis is daarom belangrijk. Dit (link) is een checklist hoe je je werkplek moet inrichten. Ook vind je informatie hoe je stoel en bureau moet instellen en een richtlijn hoe je het beste kan zitten achter je bureau (link). Zorg voor goede verlichting en zonwering. Laat je over de inrichting adviseren door de afdeling P&O. Zij kunnen er desgewenst ook voor zorgen dat er iemand thuis bij je langskomt om je hierover van advies te voorzien.

• ·

  Waar hulpmiddelen en faciliteiten noodzakelijk zijn om goed thuis te kunnen werken, kan in overleg met de leidinggevende bekeken worden of er in uitzonderlijke gevallen sprake kan zijn van een vergoeding.

• ·

  Werkdruk manifesteert zich bij het plaats- en tijdonafhankelijk werken op een andere wijze. Er is een kans dat je niet meer loskomt van het werk en dat je onvoldoende rust neemt met psychische overbelasting als gevolg. Dit risico verschilt per persoon. Voor je leidinggevende is deze situatie minder snel te herkennen omdat het direct contact beperkter is. Denk dus goed na wat het beste voor je is om bijvoorbeeld met je werkmail thuis om te gaan. De een vindt het juist prettig en handig om op de hoogte te zijn, terwijl dit voor de ander juist belastend kan zijn. In dat laatste geval kun je bijvoorbeeld voor jezelf bepalen om de werkmail thuis uit te zetten op momenten dat je niet bereikbaar hoeft te zijn.

tot slot

Welke regels en aandachtspunten wij ook benoemen, het is en blijft cruciaal om open en respectvol met elkaar te bespreken of bepaald maatwerk bij plaats- en tijdonafhankelijk werken wel of niet past. Natuurlijk in een gesprek tussen jou en je leidinggevende maar ook samen met je leidinggevende met je afdeling / team. Het is aan je leidinggevende om het gesprek daarover te faciliteren en aan allen om open en respectvol aan het gesprek deel te nemen.