Mandaatregeling 2010

Begin 2010 zijn een aantal afdelingen gereorganiseerd: Financiën, Informatiebeheer en Facilitaire Zaken, Informatisering & Automatisering en Bouwkunde. Dit heeft alleen gevolgen voor de naamgeving van afdelingen maar niet voor de mandaten.

Er zijn drie aandachtsgebieden waar alle afdelingen over zijn verdeeld:

- Afdeling Welzijnszaken

- Afdeling Ruimtelijk Beleid

- Afdeling Bouw- en Woning Toezicht

- Afdeling Voorbereiding Openbare Ruimte

- Afdeling Uitvoering Openbare Ruimte

• -

  bureau planning & control

• -

  bureau handhaving

• -

  team Begraafplaats en wandelbos

• -

  team kinderboerderij / bezoekerscentrum

• -

  bureau toezicht buitenruimte

• -

  serviceteams

- Afdeling Algemene & Juridische Zaken

- Afdeling Personeel & Organisatie

• -

  team personeel & organisatie

• -

  team secretariaat

- Afdeling Sociale Zaken

• -

  stafbureau sociale zaken

• -

  bureau werk, inkomen en zorg

• -

  bureau uitkeringsadministratie

- Afdeling InformatieBeleid en –Beheer

• -

  bureau Informatiebeheer

- Afdeling Automatisering

- Afdeling Financien, Bouwkunde & Facilitair

• -

  bureau financieel beleid

• -

  bureau financiële administratie

• -

  bureau Bouwkunde en Facilitaire Zaken

- Afdeling Publiekszaken

• -

  team publieksbalie

• -

  bureau back-office publiekszaken

• -

  bureau communicatie

Uit het oogpunt van een efficiente bedrijfsvoering zijn de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd. Uitgangspunt is dat de gemandateerde bij politieke of anderszins gevoelige zaken wordt geacht overleg te plegen met de verantwoordelijke portefeuillehouder.

Per 1 januari 2010 is de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) ingrijpend gewijzigd. Niet alleen qua nummering maar ook inhoudelijk zijn als gevolg van deregulering een aantal bepalingen vervallen. Dit heeft ook gevolgen voor de mandaten.

Kenmerk van delegatie is dat de delegatiegever de bevoegdheid om te besluiten kwijt is en dat het besluit geldt als een besluit van de gedelegeerde, die daarvoor ook de verantwoordelijkheid draagt. Voorwaarde voor delegatie is dat de wet, die de bevoegdheid aan het orgaan dat wil overdragen heeft toegekend, een grondslag moet bieden voor de overdracht van die bevoegdheid.

De delegatiegever kan slechts algemene instructies geven aan de gedelegeerde over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend.

De Awb verbiedt in artikel 10:14 delegatie aan ondergeschikten. Voor wat betreft de bevoegdheden op het gebied van gemeentelijke belastingen geldt een eigen regime.

De reden hiervan is de algemene opvatting dat delegatie aan ondergeschikten leidt tot onzuivere bestuurlijke verhoudingen. Een ambtenaar kan immers niet in politieke zin op zijn daden worden aangesproken.

Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Awb).

Voor mandaat van een bestuursorgaan aan ambtenaren is geen wettelijke basis nodig. De relatie tussen college of burgemeester enerzijds en ambtenaar anderzijds, geeft het verantwoordelijke orgaan bij mandaat voldoende mogelijkheden incidenteel in te grijpen indien dat noodzakelijk wordt geacht.

Gezien de relatie is er geen instemming nodig van degene die bevoegdheden in mandaat uitoefent. Instemming is slechts vereist bij mandaat aan niet-ondergeschikten (Bijvoorbeeld bevoegdheden die worden overgedragen aan de korpschef van politie).

Degene die in mandaat handelt:

• -

  handelt onder de verantwoordelijkheid van de mandaatgever, veelal het college;

• -

  handelt in opdracht van de mandaatgever;

• -

  mag niet afwijken van het mandaat;

• -

  moet in voorkomende gevallen van twijfel overleggen met de mandaatgever of portefeuillehouder;

• -

  moet bij het besluit kenbaar maken namens welk orgaan hij handelt.

Zoals hiervoor al aangegeven is voor mandaat geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering van bevoegdheden is in beginsel altijd mogelijk, tenzij:

• -

  in een wettelijk voorschrift anders is bepaald (artikel 10:3 lid 1 Awb);

• -

  de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet (artikel 10:3 lid 1 Awb), bijvoorbeeld in verband met de zwaarwegendheid van de bevoegdheid of in geval de bevoegdheid niet aansluit bij de normale bevoegdheidsuitoefening van de gemandateerde;

• -

  het tweede of derde lid van artikel 10:3 Awb hieraan in de weg staat. In deze leden wordt van mandatering uitgesloten:

  • a.

    het vaststellen van algemene verbindende voorschriften;

  • b.

    het nemen van een besluit waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of de aard van de besluitvormingsprocedures zich anderszins tegen mandatering verzet;

  • c.

    het beslissen op een beroepschrift;

  • d.

    het vernietigen of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan;

  • e.

    het beslissen op een bezwaarschrift door degene die het primaire besluit in mandaat heeft genomen.

Uit mandaatverlening moet duidelijk blijken welke bevoegdheden de gemandateerde heeft.

Artikel 3:47 Awb bepaalt dat bij de motivering van een besluit zo mogelijk de grondslag wordt vermeld krachtens welk wettelijk voorschrift het besluit genomen is. De wettelijke grondslag is eenvoudig te achterhalen indien deze op voorhand in de mandaatregeling wordt opgenomen.

Mandaat kan alleen worden verleend als sprake is van een besluit in de zin van de Awb. Dat betekent niet dat de burgemeester of het college andere handelingen, de feitelijke handelingen en de privaatrechtelijke rechtshandelingen, niet aan een ondergeschikte kan opdragen.

Het college kan een ambtenaar de volmacht geven om namens het college privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Voor feitelijke handelingen kan het college een machtiging verlenen.

Bijvoorbeeld:

Hoogachtend,

namens burgemeester en wethouders van Heemstede,

hoofd Algemene & Juridische Zaken,

De bevoegdheid wordt inhoudelijk door het bestuursorgaan uitgeoefend, de gemandateerde ondertekent de brief waarmee het besluit wordt bekendgemaakt.

Om praktische redenen is er in onze organisatie voor gekozen om de afdoening en de ondertekening niet te splitsen. Er worden geen ondertekeningsmandaten verleend.

De mandaatgever kan toestaan dat de gemandateerde doormandateert aan (veelal) een ondergeschikte (artikel 10:9 Awb). Het mandaat wordt dan verleend aan bijvoorbeeld het hoofd Algemene en Juridische Zaken of door hem/haar aan te wijzen ambtenaren.

Als de gemandateerde het ondermandaat daadwerkelijk heeft verleend, kan de ondergemandateerde handelen als gemandateerde.

Bijvoorbeeld:

Hoogachtend,

namens de voorzitter van de commissie voor bezwaarschriften,

plv. secretaris van de commissie,

In de mandaatregeling is per besluit aangegeven of er speciale voorwaarden gelden die bij de uitoefening van dat mandaat in acht moeten worden genomen.

Naast deze per bevoegdheid toepasselijke instructies hebben burgemeester en wethouders enige algemene regels vastgesteld voor de uitoefening van alle gemandateerde bevoegdheden. Deze regels zijn alle het gevolg van het feit dat het college verantwoordelijk is en blijft voor de besluiten die ambtenaren in mandaat nemen. Telkens als een ambtenaar gebruik maakt van het aan hem of haar verleende mandaat moet hij of zij zich daar van bewust zijn.

• 1.

  Alleen positieve besluiten zijn gemandateerd. Bij weigering van een aanvraag of bij een anderszins negatief besluit geldt geen mandaat, tenzij in de mandaatregeling expliciet is aangegeven dat ook de weigering is gemandateerd.

• 2.

  Indien het voorgenomen besluit politiek gevoelig is of kan zijn, of wanneer precedentwerking te verwachten is, vindt terugkoppeling naar het college, dan wel de portefeuillehouder plaats.

• 3.

  Indien het voornemen bestaat om af te wijken van bestaand beleid of van een ingewonnen advies, of bij andere bijzondere omstandigheden, kan geen gebruik worden gemaakt van het mandaat.

• 4.

  Als verwacht kan worden dat het voorgenomen besluit in bezwaar of beroep zal worden aangevochten, vindt terugkoppeling naar de portefeuillehouder of het college plaats.

• 5.

  Bij overschrijding van kredieten kan geen gebruik worden gemaakt van het mandaat.

De gebruikelijke vervanging wordt ook gehanteerd bij toepassing van de mandaatregeling. De bevoegdheden die zijn gemandateerd aan de algemeen directeur (gemeentesecretaris), directeuren, hoofden van afdelingen en bureaus gaan bij afwezigheid over op hun plaatsvervangers.

De portefeuillehouder wordt vervangen door zijn plaatsvervanger zoals afgesproken bij aanvang van de raadsperiode.

Indien de aangewezen plaatsvervanger niet aanwezig is, kan het mandaat worden uitgeoefend door de leidinggevende van de gemandateerde.

Deze notitie maakt deel uit van de Mandaatregeling Heemstede 2010.

De afdeling Algemene & Juridische Zaken coördineert de samenstelling en inhoud van de mandaatregeling. Wijziging van regelgeving of veranderingen in de toepassing van een mandaat, moeten aan deze afdeling worden doorgegeven, zodat de mandaatregeling actueel kan worden gehouden.