Regeling Here Is Your Own Device (HIYOD)

Geldend van 08-02-2019 t/m heden

Intitulé

Regeling Here Is Your Own Device (HIYOD)

Doel regeling:

• De HIYOD regeling gaat over het beheer, gebruik en beveiliging van alle mobiele devices zoals een smartphone, tablet of laptop.

• De gemeenten Heemstede en Bloemendaal willen met deze regeling meer mobiliteit creëren bij medewerkers zowel binnen, tussen als buiten de beide organisaties.

• De gemeenten willen de afhankelijkheid van het gebruik van de beide gemeentekantoren verminderen voor de uitvoering van de dienstverlening aan onze inwoners.

• Vanuit de participatiegedachte worden de gemeentekantoren vooral de plek waar men elkaar ontmoet en samenwerkt.

• Deze regeling ondersteunt en verbetert het gebruik van het reeds ingevoerde flexwerkconcept.

• De beide gemeenten zijn als werkgever van mening, dat het gebruik van mobiele devices nu en in de toekomst steeds meer noodzakelijk worden voor de behoorlijke uitvoering van de dienstbetrekking.

Nadere voorwaarden regeling:

• De werkgever schaft de mobiele devices aan, en verstrekt deze in bruikleen aan de werknemer.

• Tijdelijke werknemers aan wie een leen-device ter beschikking wordt gesteld, zoals inhuurkrachten, ZZP-ers en stagiaires, vallen voor deze regeling ook onder de term ‘werknemer’.

• Alle standaardwerkplekken in beide gemeentehuizen zijn ingericht voor mobiel werken. De betreffende werkplekken zijn hiervoor voorzien van twee beeldschermen, een toetsenbord en een generieke desktop aansluiting.

• In beide gemeentehuizen zijn nog een aantal ‘special’ werkplekken over (CAD, scannen, receptie, balie, aanlandplekken) die zijn aangesloten op een vaste device (fat of thin client).

• De werkgever organiseert voor alle werknemers trainingen om te leren effectief te werken met een mobiele device.

• De werkgever organiseert voor alle werknemers trainingen (via e-learning) om bewustwording te creëren m.b.t. privacy en veiligheid van gegevens en het voorkomen van datalekken.

• Het device is gedurende de looptijd van deze overeenkomst eigendom van werkgever en wordt ingezet voor de uitoefening van alle werkzaamheden voor de gemeenten Bloemendaal en Heemstede.

• Deze regeling wordt aangehaald als ”Regeling Here Is Your Own Device (HIYOD)” en treedt in werking op 1 januari 2019.

Namens de werkgever,

H.W. de Vos

Gemeentesecretaris

W.A. Atsma

Gemeentesecretaris

Bijlage: Gebruiksovereenkomst HIYOD 2019

Gebruiksovereenkomst HIYOD 2019

De gemeente Bloemendaal en Heemstede, hierna te noemen de werkgever

en

___________________________________________ hierna te noemen de werknemer:

Verklaren dat zij een gebruiksovereenkomst HIYOD zijn aangegaan.

1. Algemene begrippen en uitgangspunten

  • a.

    Onder een mobiele device wordt in deze overeenkomst verstaan een smartphone, tablet of laptop met bijbehorende accessoires (draagtas, bumper of beschermhoes).

  • b.

    De werkgever schaft de mobiele devices aan ten behoeve van de uitoefening van de werkzaamheden gedurende de dienstbetrekking van de medewerker.

  • c.

    De mobiele devices zijn eigendom van de werkgever.

  • d.

    Onder werknemer wordt verstaan een medewerker in vaste dienst of in tijdelijke dienst van de gemeente of externe inhuur, met dien verstande dat de periode van aanstelling c.q. inhuurperiode minimaal een periode van 6 maanden bedraagt.

2. De werkgever is verantwoordelijk voor het technisch beheer en onderhoud van mobiele devices

  • a.

    De werkgever is verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en de beveiliging van het mobiele device.

  • b.

    Het technisch beheer en beveiliging van alle mobiele devices wordt door GRIT geregeld via een Mobile Device Managementtool.

  • c.

    De werkgever zorgt voor de levering van een goed werkend mobiele device en is verantwoordelijk voor een goede werking van het vaste en mobiele netwerk zodat deze 24/7 in de lucht is.

  • d.

    De werkgever kan bij storingen of andere technische complicaties besluiten de initiële instellingen en standaard software in één keer op de mobiele device terug te plaatsen. Hiermee kan alle lokaal opgeslagen data worden overgeschreven.

  • e.

    De werkgever is verantwoordelijk voor het leveren van alle vormen van abonnementen, onderhoud, bekabeling, connectoren en adapters.

3. De werknemer is verantwoordelijk voor het beheer en beveiliging van op de mobiele devices opgeslagen gegevens

  • a.

    De werknemer is verantwoordelijk voor het beheer en beveiliging van de op de mobiele device opgeslagen data.

  • b.

    De werknemer mag de mobiele device privé gebruiken mits dit het gebruik voor het werk niet belemmert.

  • c.

    De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het waarborgen van de privacy het periodiek maken van back-ups van data, gegevens of instellingen die lokaal op de mobiele device zijn opgeslagen.

  • d.

    Het is toegestaan om eigen aangeschafte software te installeren mits er aan de gestelde licentie eisen wordt voldaan.

  • e.

    Het is niet toegestaan om zonder toestemming van de werkgever de configuratie van het device aan te passen.

  • f.

    Het is niet toegestaan om illegale software te installeren dan wel software te installeren om illegaal software te downloaden.

  • g.

    Werkgever behoudt zich het recht om te controleren op aanwezigheid van illegaal software op het device.

  • h.

    Werknemer is zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up van privé data dat op het device is geplaatst. Er wordt door de werkgever geen ondersteuning verleend voor de werking van programma’s of apps die door de werknemer zelf op de mobiele devices zijn geïnstalleerd.

  • i.

    De werknemer mag geen illegale activiteiten en/of activiteiten die verband houden met porno, racisme, aanzetten tot geweld of haat, uitvoeren met of opslaan op de mobiele device van de werkgever.

  • j.

    De werknemer zal de toegang tot het netwerk nooit aan derden ter beschikking stellen.

  • k.

    De werknemer is verplicht de toegang tot zijn mobiele device standaard te beveiligen d.m.v. een pincode, gebruikersnaam en wachtwoord of vingerafdrukherkenning.

4. Hoe te handelen bij beschadiging of diefstal van een mobiele device

  • a.

    Werknemer dient alle zorgvuldigheid in acht te nemen ter voorkoming van beschadiging, diefstal of verlies van de mobiele device.

  • b.

    De werknemer is verantwoordelijk voor het gedurende de gebruiksperiode in goede en representatieve staat houden van de mobiele device.

  • c.

    Om schade door stoten of vallen zoveel mogelijk te voorkomen gebruikt de werknemer bij dagelijks gebruik of vervoer van de mobiele device altijd een adequate en afdoende bescherming (draagtas, bumper of beschermhoes).

  • d.

    De werkgever draagt zorg voor het herstellen van schade en reparatie van defecte devices.

  • e.

    De werkgever houdt zich het recht voor om per geval te beoordelen en vast te leggen wat de oorzaak is van een schade of een defect.

  • f.

    Als er bij schade of diefstal geen sprake is van overmacht, maar duidelijk sprake is van grove schuld of nalatigheid van de medewerker zelf, heeft de werkgever het recht hiervoor aan de werknemer kosten in rekening te brengen.

  • g.

    In geval van diefstal of verlies van de mobiele device is werknemer verplicht dit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 24 uur bij werkgever te melden en een incidentmelding te doen. Werknemer dient verder het gebruik onmiddellijk te laten blokkeren via de daarvoor bedoelde kanalen.

  • h.

    Bij diefstal wordt geacht dat de werknemer dit aangeeft bij de politie. De werkgever draagt het risico voor diefstal, mits aan het hiervoor gestelde is voldaan.

  • i.

    Werkgever verplicht zich om werknemers te voorzien van een ‘leen device’ voor de duur van reparatie, bij vervanging na diefstal of in het geval dat de device onherstelbaar beschadigd is.

5. Mobiele device inleveren na uitdiensttreding

  • a.

    Op de datum van uitdiensttreding eindigt deze overeenkomst en levert de werknemer alle door de werkgever beschikbaar gestelde mobiele devices voor vertrek in bij de werkgever.

  • b.

    Het overnemen van een mobiele device door een werknemer na vertrek is niet mogelijk.

Door ondertekening van deze overeenkomst aanvaardt de werknemer alle voorwaarden van deze overeenkomst en de bijbehorende regeling.

Ondertekening

Device omschrijving:

Merk device:

Serienummer:

Type device: Laptop – Smartphone – Tablet – ____________________

Type:

Datum ingebruikname:

Voor akkoord:

De werknemer:

Datum: