Besluit van de raad van de gemeente Heemstede over een proceskader voor complexe opgaven (Uitwerking participatiebeleid: Proceskader voor complexe opgaven waarover college en/of raad besluit)

Artikel 1 Algemene bepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  complexe opgave: een opgave waarover college en/of raad een besluit moet nemen en waarbij één of meer van de volgende aspecten van toepassing zijn:

  • o

    Het gaat om een grote wijziging in de leefomgeving van (groepen) inwoners

  • o

    Er zijn veel actoren bij betrokken

  • o

    Er spelen veel verschillende belangen

Artikel 2 Basisstappen in een proces

Het proces bestaat altijd uit de volgende basisstappen:

• 1.

  Planomschrijving maken

• 2.

  Participatieplan maken

• 3.

  Het orgaan dat een besluit moet nemen over de opgave (college of raad) stelt de planomschrijving en (indien van toepassing) het participatieplan vast. Dit besluit vormt het kader voor het vervolgproces

• 4.

  Proces gaat van start (volgens vastgesteld kader)

• 5.

  Resultaat wordt aangeboden aan het bevoegd gezag (college of raad) om hierover een besluit te kunnen nemen. In het resultaat komt naar voren in hoeverre het gelopen traject voldaan heeft aan de vooraf vastgestelde planomschrijving en het participatieplan.

Dit proces kan ook tussenstappen hebben. Dat wordt van tevoren bepaald en vastgelegd in het de planomschrijving en het participatieplan.

Artikel 3 De planomschrijving

De planomschrijving geeft antwoord op de vragen:

• 1.

  Wat houdt de opgave in?

• 2.

  Welke maatschappelijke waarde creëert de opgave? Met andere woorden: Waarom is het goed voor de buurt, wijk of heel Heemstede?

• 3.

  Wat kan er wel en wat kan niet: welke regels zijn van toepassing?

• 4.

  Wie doet er mee, wie zijn er verder nog nodig en wat draagt initiatiefnemer zelf bij?

• 5.

  Welke belangen spelen mee? Is er een relatie met andere plannen?

• 6.

  Wat zijn de kosten en baten van de opgave?

Op basis van de planomschrijving kunnen, aanvullend op bestaand beleid en wet- en regelgeving, inhoudelijke kaders gesteld worden door college of raad.

Artikel 4 Het participatieplan

Het participatieplan bestaat uit 3 stappen:

1. Ruimte bepalen

Participatie is niet altijd mogelijk en/of wenselijk. Daarom denken we van tevoren na over:

• 1.

  Wat de ruimte voor participatie is

Valt er iets te kiezen? Welke ruimte bieden wet- en regelgeving en gemeentelijk beleid?

• 2.

  Hoe complex het vraagstuk is

Is de inhoud ingewikkeld? Zijn er veel tegengestelde belangen?

Soms kunnen de antwoorden op bovenstaande vragen leiden tot de conclusie dat participatie wordt afgeraden. Zo heeft het bijvoorbeeld weinig zin een participatieproces te starten als bepaalde wetgeving geen ruimte biedt. Als gemeentelijk beleid een beperkende factor is kan de keus gemaakt worden om hier van af te wijken. Het is daarbij belangrijk dat vooraf al de bereidheid wordt uitgesproken om af te wijken van beleid. Een conclusie kan ook zijn dat er in het participatieproces extra aandacht voor een bepaald aspect moet komen. Als een onderwerp bijvoorbeeld erg ingewikkeld is, kan een oplossing zijn de deelnemers door een externe expert op de hoogte te brengen van de inhoud. Dit kost wel tijd en geld, dus als die factoren weinig ruimte bieden zou ook in dit geval de conclusie kunnen zijn dat participatie niet mogelijk is.

2. Doel bepalen

Het bepalen van het doel van de participatie vormt de basis voor de wijze waarop het participatieproces wordt ingericht. Een ingewikkeld proces kan uit meerdere fases bestaan, in dat geval kan het doel per fase verschillend zijn. Geef daarom ook aan voor welke fase het participatieproces wordt ontworpen.

Koppel aan het doel ook wat er na afloop met de opbrengst gebeurt zodat deelnemers dit van tevoren weten.

Doelen:

A. Samen denken

De opgave wordt samen verkend. Er wordt geluisterd naar elkaars visie, mening en kennis met als doel te komen tot maatschappelijke waarde. In deze fase wordt nog niks besloten of gedaan, het gaat puur om input verzamelen. Bijvoorbeeld via bijeenkomsten of enquêtes.

B. Samen doen

Men zoekt elkaar actief op om het plan samen verder uit te werken en uit te voeren. Er wordt samen maatschappelijke waarde gerealiseerd. Met elkaar wordt bepaald wie welk deel van het ‘doen’ voor zijn rekening neemt.

C. Samen beslissen

Er wordt samen besloten welke maatschappelijke waarde wordt gerealiseerd, tegen welke inzet en binnen welke kaders.

D. Samen leren

Men wil samen leren van opgedane ervaringen. Dit kan leiden tot nieuwe inzichten en verbetert de samenwerking.

3. Deelnemers en rollen bepalen

Nadat het doel bepaald is, kan gekeken worden naar welke (groepen) personen en/of organisaties bij dit proces betrokken moeten worden. Als dat helder is moet per persoon/organisatie bepaald worden welke rol deze persoon/organisatie in het proces heeft. Door dit van tevoren te bespreken en vast te leggen ontstaan geen verkeerde verwachtingen.

Er kan gekozen worden uit de volgende rollen:

• Proceseigenaar

Is verantwoordelijk: Initiatiefnemer uit de samenleving of gemeente zelf

• Beslisser

Neemt het uiteindelijke besluit over de doorgang van het project: College of raad

• Co- Producent (mee ontwerpen)

Ontwerpt actief mee aan de inhoud van de opgave. Bijvoorbeeld buurtgenoten van een initiatiefnemer

• Adviseur (meedenken)

Geeft advies maar ontwerpt niet actief mee. Bijvoorbeeld een externe expert die gevraagd wordt om advies te geven

• Wordt geraadpleegd

Wordt om een visie/mening gevraagd. Bijvoorbeeld een enquete onder het digipanel of een peiling onder (een deel van de) inwoners

• Wordt geïnformeerd

Wordt op de hoogte gebracht van inhoud en/of proces. Bijvoorbeeld een groep mensen die verder weg van het project woont maar wel moet weten wat er speelt

Artikel 5 Onderwerpen uitgesloten van participatie

Er wordt geen mogelijkheid tot participatie geboden:

• a)

  bij beslissingen over de financiën van de gemeente, bedoeld in titel IV van de Gemeentewet;

• b)

  bij beslissingen over organisatorische aangelegenheden, waaronder de inrichting en samenstelling van het gemeentebestuur;

• c)

  bij beslissingen over de handhaving van de openbare orde en veiligheid of over de gezondheid;

• d)

  bij de uitvoering van wetgeving als daarbij niet meer dan één belanghebbende is betrokken;

• e)

  bij de behandeling van bezwaar- en beroepschriften en van klachten;

• f)

  als de aard van de door het bestuursorgaan uit te oefenen bevoegdheid zich hiertegen verzet.

Artikel 6 Slotbepalingen

Deze regeling treedt, voor zover nodig met terugwerkende kracht, in werking op 1 februari 2021.

Deze regeling wordt aangehaald als: Uitwerking participatiebeleid: Proceskader voor complexe opgaven waarover college en/of raad besluit.