Controleverordening gemeente Heerde (artikel 213 Gemeentewet)

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Accountant De door de raad op grond van artikel 213, lid 2 Gemeentewet aangewezen accountant.

• b.

  Accountantscontrole De in artikel 213, lid 2 Gemeentewet bedoelde controle, als uitvloeisel waarvan de controleverklaring aangeeft of:

En als uitvloeisel waarvan het verslag van bevindingen in ieder geval bevindingen bevat over:

• c.

  Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole De financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan komen tot stand overeenkomstig de door de raad in het normen- en toetsingskader vastgestelde wetgeving alsmede (externe en interne) wetgeving zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten en provincies.

• d.

  Deelverantwoording Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  De raad stelt, voorafgaand aan de aanwijzing van de accountant, de periode van benoeming vast.

• 3.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 4.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

• 5.

  De raad stelt jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole het controleprotocol vast, waarin o.a. de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen worden benoemd, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringsteleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 6.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen, uiterlijk 30 juni na afloop van boekjaar, voor aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de (concern-)controller, de portefeuillehouder financiën (of een andere vertegenwoordiger vanuit het college) en een vertegenwoordiging vanuit de raad.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen aan de raad, het college, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt, indien gewenst, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging vanuit) de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2013, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2013 en later.

• 2.

  De ‘Controleverordening gemeente Heerde’, die op 16 juli 2007 is vastgesteld, wordt gelijktijdig ingetrokken.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Heerde”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering d.d. 1 juli 2013.

de burgemeester, de griffier,