Verordening op het presidium 2014

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening verstaan we onder:

Artikel 2. Samenstelling

• 1.

  De gemeenteraad van Heerenveen heeft een presidium.

• 2.

  Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad, diens plaatsvervanger en de fractievoorzitters of diens plaatsvervangers.

• 3.

  Het presidium wordt bijgestaan door de griffier of diens plaatsvervanger.

• 4.

  De voorzitter van de raad is voorzitter van het presidium.

• 5.

  De voorzitter van het presidium wordt bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

• 6.

  Het presidium stelt een agendacommissie in.

• 7.

  De agendacommissie bestaat uit de raadsvoorzitter of bij diens afwezigheid uit diens plaatsvervanger, twee fractievoorzitters van de coalitie en twee fractievoorzitters van de oppositie.

• 8.

  De werkgeverscommissie bestaat uit de plaatsvervangend voorzitter van de raad en

  twee raadsleden waarvan 1 uit de coalitie en 1 uit de oppositie.

• 9.

  Overige raadsleden kunnen zich bij de voorzitter melden indien zij deel willen nemen aan een vergadering van het presidium en de voorzitter kan het presidium voorstellen overige raadsleden uit te nodigen om aan de vergaderingen van het presidium deel te nemen. De overige raadsleden hebben in dat geval een adviserende stem.

• 10.

  De voorzitter roept het presidium bijeen voor de vergadering op eigen initiatief of indien daartoe ten minste twee leden een verzoek hebben ingediend.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

Het presidium heeft de volgende taken:

• 1.

  Het presidium vormt het dagelijks bestuur van de gemeenteraad.

• 2.

  Het presidium kan door de burgemeester worden geraadpleegd over andere aangelegenheden de gemeente betreffende.

• 3.

  Het presidium ziet toe op nakoming van de gemaakte afspraken met de raad en commissies, zoals die zijn vastgelegd in een toezeggingenlijst.

• 4.

  Het presidium is de hoeder van het bestuurlijke en politieke proces; hij stuurt procesmatig met behulp van de lange-termijn-agenda/projectenlijst en overlegt met het college. Het presidium doet hierover tijdig voorstellen aan de raad over eventuele extra raadsvergaderingen, raadsconferenties of maatschappelijke consultaties.

• 5.

  Het presidium benoemt een agendacommissie.

• 6.

  Het presidium stelt op voordracht van de agendacommissie het jaarschema van alle vergaderingen vast.

• 7.

  Het presidium doet jaarlijks op voorstel van de auditcommissie een procedurevoorstel voor de behandeling van de begroting, jaarverslag, jaarrekening en overige P&C documenten. Dit procedurevoorstel wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

• 8.

  Het presidium delegeert de procedurele voorbereidingen van de raadsvergaderingen, commissievergaderingen en andere raadsbijeenkomsten aan de agendacommissie.

• 9.

  Het presidium kan één of meer wethouders en/of de gemeentesecretaris uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 10.

  Het presidium doet voorstellen over de te volgen werkwijze in de raad en de commissie ten aanzien van:

• 11.

  de voorbereiding van raadsbrede bijeenkomsten, anders dan commissie- en raadsvergaderingen, zoals raadsconferenties, maatschappelijke consultaties (it Petear) en dergelijke;

• 12.

  De behandeling van kaderstellende stukken, waar een startnotitie voor nodig is;

• 13.

  Vorm van diverse stukken die aan raad en commissies worden aangeboden en de communicatie hierover;

• 14.

  De procedure rond de ingekomen stukken van de raad op voorstel van de agendacommissie;

• 15.

  Het al dan niet behandelen van stukken in een besloten vergadering;

• 16.

  De vorm van verslaglegging van alle politieke organen, waaronder de raad- en commissievergaderingen en de in- en externe communicatie hierover.

• 17.

  Het evalueren van de raads- en commissievergaderingen en het naar aanleiding hiervan adviseren van raad en commissies.

• 18.

  Het adviseren van raad en commissies over de vergaderdoelen bij agendapunten en presentaties.

• 19.

  Het presidium komt ten minste vier keer per jaar en zo vaak als nodig bijeen.

• 20.

  De vergaderingen van het presidium zijn in principe openbaar.

• 21.

  Het verslag wordt na vaststelling in de volgende vergadering, gepubliceerd;

Artikel 4. Beheertaken

• 1.

  Het ramen van de voor de raad benodigde uitgaven en hierover een voorstel doen aan de raad.

• 2.

  Het doen van uitgaven ten laste van de middelen van de raad;

• 3.

  Het presidium legt jaarlijks verantwoording af aan de raad over alle handelingen en het gevoerde beheer en geeft de raad alle verlangde inlichtingen.

• 4.

  Het delegeren van presidiumtaken aan de griffier waarbij de eindverantwoordelijkheid voor die taken bij het presidium blijft.

• 5.

  Het maken van werkafspraken met de griffier gericht op de processen.

• 6.

  Het bespreken van spoedeisende aangelegenheden van procedurele aard.

Artikel 5. De griffier

• 1.

  De griffier fungeert als secretaris van het presidium.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en verslaglegging van de presidiumvergaderingen.

• 3.

  De griffier bevordert in de voorbereiding van presidiumvergaderingen en tijdens de presidiumvergaderingen de afstemming en samenwerking tussen raad(scommissies), college en ambtelijk organisatie.

• 4.

  Met het oog op het bevorderen van afstemming en samenwerking tussen raad(scommissies), college en ambtelijk organisatie voert de griffier periodiek overleg met de gemeentesecretaris en neemt deel aan het periodiek driehoeksoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

Artikel 6. Vergaderfrequentie en –locatie

• 1.

  Het presidium vergadert als regel vier keer per jaar. Vaste vergaderdata worden in het jaarschema vastgelegd.

• 2.

  Het presidium vergadert eveneens wanneer de voorzitter en/of twee leden van het presidium dit besluiten (zie artikel 2, lid 10).

• 3.

  De vergaderingen van het presidium worden in het gemeentehuis gehouden, tenzij de leden van het presidium besluiten elders te vergaderen.

Artikel 7. Uitnodiging

De voorzitter stuurt uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de bijeenkomst van het presidium een digitale en schriftelijke uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

Artikel 8. Agenda, besluiten- en/of afsprakenlijst

• 1.

  Bij aanvang van de vergadering stelt het presidium de agenda vast.

• 2.

  De beraadslagingen worden in een korte besluiten/afsprakenlijst samengevat en gemaild aan de leden van de agendacommissie en presidium.

• 3.

  Besluiten/afsprakenlijst worden in de eerstvolgende vergadering van het presidium vastgesteld.

• 4.

  Agenda en besluiten/afsprakenlijst worden ter informatie aan de leden van de raad, college, bouwteam en gemeentesecretaris gestuurd.

• 5.

  Besluiten van het presidium kunnen altijd door de raad worden gewijzigd.

Artikel 9. Openbaarheid van de vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen van het presidium zijn in principe openbaar.

• 2.

  Een (deel van de) vergadering is besloten als de voorzitter dit nodig acht of wanneer ten minste twee leden daarom verzoeken.

• 3.

  Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijke besluiten-/afsprakenlijst gemaakt die niet openbaar worden gemaakt, tenzij het presidium anders beslist.

Artikel 10. Besluitvorming

• 1.

  Het presidium neemt alleen besluiten over zaken die de werkwijze van de raad betreffen en niet politiek gevoelig zijn.

• 2.

  Het presidium kan ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of via e-mail hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de griffier een rapport opgemaakt, dat meeondertekend wordt door de voorzitter. Het rapport wordt aan de besluiten-/afsprakenlijst toegevoegd.

Artikel 11. Stemming

• 1.

  Elk lid van het presidium, de voorzitter daaronder begrepen, heeft één stem.

• 2.

  Het presidium kan geen besluiten nemen indien niet meer dan de helft van de leden, de voorzitter daaronder begrepen, aanwezig is.

• 3.

  Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Op de stemmingen zijn voor zover mogelijk de artikelen 28 tot en met 32 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 12. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het presidium op voorstel van de voorzitter.

Artikel 13. Inwerkingtreding

De verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.

Met ingang van de inwerkingtreding vervalt de verordening op het presidium vastgesteld bij raadsbesluit op 8 december 2011.

Deze verordening betreft een organisatorische aangelegenheid van de raad en staat niet voor bezwaar/referendum open.