Verordening op de Auditcommissie Heerenveen 2014

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Commissie: de auditcommissie, zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;

• b.

  Lid: lid van de commissie;

• c.

  Voorzitter: voorzitter van de commissie;

• d.

  Accountant: de door de raad, conform artikel 213 Gemeentewet, aangewezen accountant;

• e.

  Raad: de gemeenteraad van Heerenveen.

Artikel 2 Taken commissie

• 1.

  De commissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over:

  • a.

    De aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;

  • b.

    Het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol zoals bedoeld in artikel 2 lid van de Controleverordening;

  • c.

    Het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim-controle door de externe accountant;

  • d.

    De presentatie van de jaarstukken;

  • e.

    Het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant, en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid;

  • f.

    Het voorbereiden van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties en de voortgang ervan.

• 2.

  De commissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de gemeentelijke rekenkamercommissie, de in het eerste lid onder e. bedoelde onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

• 3.

  De commissie draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s.

• 4.

  De commissie doet een voorstel aan het presidium over de procedure voor de behandeling van vaststelling van de begroting, jaarverslag, jaarrekening en overige P&C documenten.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat maximaal uit één raadslid per fractie die door de raad uit zijn midden worden benoemd;

• 2.

  De raad bevordert met de benoeming van de leden een representatieve vertegenwoordiging vanuit zijn midden in de commissie;

• 3.

  De raad benoemt de leden van de commissie die namens de raad zitting hebben in de commissie;

• 4.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geld eveneens voor tussentijdse benoemingen;

• 5.

  Het lidmaatschap van de commissie vervalt bij beëindiging van het raadslidmaatschap, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad;

• 6.

  Opengevallen plaatsen in de commissie, worden zo spoedig mogelijk ingevuld;

• 7.

  Leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

• 8.

  De concerncontroller wordt als vaste adviseur aan de commissie toegevoegd. De vaste adviseur is geen lid van de commissie.

Artikel 4 Voorzitter en secretariaat

1. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan;

2. De griffier treedt op als secretaris van de commissie.

Artikel 5. Bevoegdheden commissie

• 1.

  De commissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten;

• 2.

  In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant;

• 3.

  De commissie is bevoegd te besluiten dat de gemeente een extern deskundige opdraagt de commissie van advies te dienen;

• 4.

  De commissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant;

• 5.

  De commissie is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen;

• 6.

  Indien de commissie ambtenaren uitnodigt, anderen dan de vaste adviseur, informeert zij het college hierover.

Artikel 6. Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen;

• 2.

  De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij zorgt voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van ten minste tien dagen voor de betreffende vergadering.

• 3.

  De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden;

• 4.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar;

• 5.

  De commissie beslist over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de commissie worden behandeld;

• 6.

  Artikel 25 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Geheimhouding op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan worden opgelegd door de voorzitter. Geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen, totdat de commissie haar opheft.

Artikel 7. Besluitvorming

• 1.

  De commissie streeft naar consensus onder de zitting hebbende leden die bij de vergadering aanwezig zijn;

• 2.

  Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de commissie hebben stemrecht;

• 3.

  De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is;

• 4.

  Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen;

• 5.

  Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter;

• 6.

  Betreft het een besluit over een advies of een voorstel voor een besluit voor de gemeenteraad van Heerenveen, dan informeert de commissie de gemeenteraad van Heerenveen daarbij over de stemverhouding.

Artikel 8. Slotbepalingen

• 1.

  Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen, beslist de commissie.

• 2.

  In het presidium wordt het functioneren van de commissie geëvalueerd.

Artikel 9. Inwerkingtreding

De verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.

Met ingang van de inwerkingtreding vervalt de Verordening op de Auditcommissie vastgesteld bij raadsbesluit van 8 december 2011.

Deze verordening betreft een organisatorische aangelegenheid van de raad en staat niet voor bezwaar/referendum open.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de Auditcommissie Heerenveen 2014”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 27 januari 2014,