Regeling vervallen per 21-01-2021

Archiefverordening 2016

Geldend van 04-02-2017 t/m 20-01-2021

Intitulé

Archiefverordening 2016

De raad van de gemeente Heerenveen,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 december 2016,

gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,

Besluit vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening 2016)

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a. archiefbescheiden:

    de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

  • b. archiefbewaarplaats:

    de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot

  • c. archiefruimte:

    een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte

  • d. beheerder:

    degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel

  • e. informatie:

    de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente

  • f. informatiesysteem:

    een systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd

  • g. kwaliteitssysteem:

    een systeem dat bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het voor het borgen van de kwaliteitszorg als bedoeld in de Archiefregeling, artikel 16

  • h. wet:

    de Archiefwet 1995

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de informatie

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de secretaris.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats aan.

Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de secretaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De secretaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De secretaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers.

Artikel 12

De beheerder verstrekt aan de secretaris, of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

Artikel 13

De secretaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.

Artikel 14

De secretaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de secretaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De secretaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.

Artikel 15

De secretaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

Artikel 16

De secretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen.

Hoofdstuk IV Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 17

Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij de verslagen die de secretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 18 Overgangsrecht

Met ingang van de in artikel 19 genoemde datum, wordt de in de raadsvergadering van 11 januari 2010 vastgestelde archiefverordening ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de feiten die zich voor die datum hebben voorgedaan.

Artikel 19 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.

Artikel 20 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening 2016.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 16 januari 2017.

De griffier,

Mevrouw W.J.M.A. Jansen

De burgemeester

De heer T.J. van der Zwan

Memorie van toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 2 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het horizontale toezicht op het informatiebeheer en de wijze waarop burgemeester en wethouders worden geïnformeerd over het informatiebeheer en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.

Burgemeester en wethouders nemen op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet wordt overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale informatie: het e-Depot.

Archiefruimte: ruimte waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht.

Informatie: archiefwettelijke begrippen als ‘archiefbescheiden’ en ‘archief’ suggereren ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door in plaats van ‘archiefbescheiden’ het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip ‘informatie’ te hanteren wordt gepoogd dit te voorkomen.

Artikel 2

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen:

  • –

    duurzaamheid: de informatie en de informatiedragers en andere materialen en bewaarvoorzieningen moeten duurzaam genoeg zijn om voortijdig verval te voorkomen

  • –

    ordening: informatie moet in zinvolle samenhang bewaard worden. Als voorbeelden gelden dossiervorming en de onderlinge relaties tussen dossiers, of bedrijfsvoeringssystemen zoals een financieel systeem

  • –

    toegankelijkheid: informatie dient door daartoe bevoegden binnen een redelijke termijn te kunnen worden gevonden

  • –

    bewaartermijn: de wet verplicht tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie

  • –

    authenticiteit: te allen tijde moet van informatie kunnen worden aangetoond dat deze qua vorm, inhoud en structuur identiek is aan vorm, inhoud en structuur ten tijde van de ontvangst of vaststelling van de informatie

Artikel 3

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem.

Binnen de gemeente Heerenveen wordt een kwaliteitssysteem beheerd. Dit systeem is ontwikkeld op basis van landelijke richtlijnen en toont aan dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan wettelijke richtlijnen en standaarden wordt voldaan. Ook vindt in dit kader regelmatig interne toetsing en evaluatie plaats waarbij de cirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act) wordt toegepast.

Artikel 8

Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat, indien geen gemeentearchivaris is benoemd, de secretaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 9

Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.

Artikel 15 en 16

Deze verslaglegging is de basis voor het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad.

Hoofdstuk IV, artikel 17

Dit vloeit voort uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.