Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Heerenveen

Geldend van 30-12-2017 t/m heden

Intitulé

Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Heerenveen

College van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen,

Gelet op:

de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging.

Besluit(en):

Artikel 1

  • 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge (papieren) archiefbescheiden die op grond van de selectielijst voor archiefbescheiden van de gemeente Heerenveen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. De reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het “Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Heerenveen”, hetgeen onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van voorliggend besluit.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: “Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Heerenveen”, en geldt voor onbepaalde tijd.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 12 december 2017.

De secretaris,

De heer J. van Leeuwestijn

De burgemeester,

De heer T.J. van der Zwan

Toelichting

Dit besluit tot vervanging archiefbescheiden gemeente Heerenveen is van toepassing op alle archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 van de gemeente Heerenveen. Het betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden van processen die zijn ingericht volgens de principes van digitaal werken en worden ondersteund met behulp van het zaaksysteem. De belangrijkste overwegingen van de gemeente Heerenveen om over te gaan tot vervanging zijn het voorkomen van een hybride situatie en de risico’s voor de informatievoorziening en de kosten die dit met zich meebrengt. Archiefbescheiden met een intrinsieke waarde worden niet vervangen. De vervanging, fysieke archiefbescheiden worden na 3 maanden vernietigd.