Archiefverordening gemeente Heerenveen 2020

Ondertekening

Memorie van Toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 4 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Deze archiefverordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit vier gedeelten. Hoofdstuk 2 geeft aan welke aspecten van het informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk 3 beschrijft de verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris ten aanzien van het horizontale toezicht op de zorg voor de informatie en de verslaglegging ervan. Hoofdstuk 4 bevat bepalingen met betrekking tot de opname van particuliere archieven in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hoofdstuk 5 regelt de wijze waarop de raad geïnformeerd over de zorg van burgemeester en wethouder over de informatie.

Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in de Beheerregeling Informatiebeheer, op grond van artikel 2 van deze Archiefverordening.

Hieronder volgt (waar nodig) ter verduidelijking een artikelsgewijze toelichting:

Artikel 1

Deze Archiefverordening hanteert het begrip ‘informatie’ waar de wet het begrip ‘archiefbescheiden’ hanteert. Het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Het gaat hier echter ook om digitale archiefbescheiden, waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via elektronische communicatiemiddelen. Om misverstanden te voorkomen wordt in deze Archiefverordening het neutrale begrip ‘informatie’ gebruikt.

Artikel 2

Dit artikel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of ‘werkinstructies’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van informatie van de gemeentelijke organen.

Artikel 3

De zorg voor informatie staat niet op zichzelf, maar maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in de brede zin. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor informatie dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zodanig daartoe maatregelen te treffen.

Artikel 4

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen:

• -

  het geheel aan bewaarvoorzieningen (informatiedragers, processen, systemen en procedures) moet voldoende zijn om beheer en toegankelijkheid van informatie te garanderen voor zolang als dat van rechtswege nodig is;

• -

  ordening: informatie moet in zinvolle samenhang bewaard worden. Als voorbeeld gelden dossiervorming en de onderlinge relaties tussen dossiers;

• -

  toegankelijkheid: informatie dient door de daartoe bevoegden binnen redelijke termijn te kunnen worden gevonden;

• -

  bewaartermijn: de wet verplicht tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie;

• -

  authenticiteit: te allen tijde moet van informatie kunnen worden aangetoond dat deze qua vorm, inhoud en structuur identiek is aan vorm, inhoud en structuur ten tijde van de ontvangst of vaststelling van de informatie.

Artikel 5

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem.

Binnen de gemeente Heerenveen wordt een kwaliteitssysteem beheerd. Dit systeem is ontwikkeld op basis van landelijke richtlijnen en beschrijft waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken worden uitgevoerd om de gewenste kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan wettelijke richtlijnen en standaarden wordt voldaan. Ook vindt in dit kader regelmatig interne toetsing plaats waarbij als uitgangspunt het systematische verbeteren (m.b.v. de cirkel van Deming, Plan-Do-Check-Act) wordt toegepast.

Artikel 9

Dit is bepaald in artikel 32 van de wet.

Artikel 10

Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.

Artikel 11

Uit de wet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de informatie van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid).

Op grond van artikel 32, tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte informatie) en het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies gaat in veel gevallen gepaard met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 13

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatie vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de beheerder van de niet-overgebrachte informatie. Deze laatste beschikt immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de wet.

Artikel 16

Deze verslaglegging is de basis voor het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad.

Artikel 17

Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben informatie met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn op het gemeentearchief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op de maatschappij. Tevens kan informatie van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als het dergelijke informatie betreft en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kan ze worden opgenomen in het gemeentearchief. Afspraken over de overdracht aan de gemeente worden vastgelegd in een overeenkomst (artikel 16 van de wet).

De kaders omtrent het opnemen van particuliere archieven in de archiefbewaarplaats zijn vastgelegd in het geldende beleid.

Artikel 19

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de informatie van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a.

  het verslag van de gemeentearchivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen);

• b.

  de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft);

• c.

  een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de informatie te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Als er op te lossen knelpunten zijn, komt het hierboven, onder c, genoemde voorstel neer op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan moeten deze worden meegenomen in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch (bijstelling)proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording geborgd.

Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van het interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.