Verordening omtrent de ambtelijke organisatie in de gemeente Heerenveen

Artikel 1 Indeling in organisatorische eenheden

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente Heerenveen is ingedeeld in organisatorische eenheden.

• 2.

  De gemeenteraad stelt de organisatorische hoofdstructuur vast.

• 3.

  Burgemeester en wethouders stellen, gehoord de gemeentesecretaris, de onderverdeling van de sectoren in afdelingen vast.

• 4.

  De gemeentesecretaris besluit, naar aanleiding van een door burgemeester en wethouders vastgesteld projectvoorstel, tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden ter voorbereiding en/of uitvoering van het beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo'n verband wordt opgedragen aan een projectleider.

• 5.

  De sectoren staan onder leiding van een directeur, de brandweer staat onder leiding van een commandant, de stafafdelingen en de afdelingen staan onder leiding van een hoofd.

Artikel 2 Naamgeving organisatorische eenheden

Als organisatorische eenheden, bedoeld in artikel 1, lid 1 worden ingesteld:

• a.

  de sector Ruimtelijke Ontwikkeling en Milieu;

• b.

  de sector Samenlevingszaken;

• c.

  de stafafdeling Algemene en Bestuurszaken;

• d.

  de stafafdeling Bestuurs- en Managementadvisering;

• e.

  de stafafdeling Facilitair Bedrijf;

• f.

  de stafafdeling Financiën;

• g.

  de Brandweer.

Artikel 3 Algemeen beheer

• 1.

  Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij burgemeester en wethouders.

• 2.

  Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen ten aanzien van de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 Mandaat

Burgemeester en wethouders stellen nadere regels ten aanzien van mandaat.

Artikel 5 Instructie gemeentesecretaris

Op voorstel van burgemeester en wethouders geeft de raad in een instructie nadere richtlijnen voor het functioneren van de gemeentesecretaris als eerste adviseur van de bestuursorganen en als hoofd van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6 Verantwoordelijkheid gemeentesecretaris

Met inachtneming van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van burgemeester en wethouders heeft de gemeentesecretaris de verantwoordelijkheid voor:

• a.

  het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie als totaal;

• b.

  een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

• c.

  een goede kwaliteit van de ambtelijke advisering aan en ondersteuning van de be-stuursorganen;

• d.

  het tijdig en goed voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• e.

  een goede bewaking van de planning van produkten en activiteiten die voor de gemeentelijke organisatie als geheel van belang zijn;

• f.

  een goed gecoördineerd en geïntegreerd handelen vanuit de onderscheiden organisatie-onderdelen;

• g.

  het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie;

• h.

  het goed functioneren van het Managementteam. Burgemeester en wethouders stellen in een instructie nadere regels vast voor de taken van het Managementteam;

• i.

  het direct leiding geven aan de sectordirecteuren, de hoofden van de stafafdelingen en de brandweercommandant.

Artikel 7 Verantwoordelijkheid sectordirecteuren, hoofden van stafafdelingen en brandweercommandant

• 1.

  Voor zover in dit artikel wordt gesproken van ‘sectordirecteur’ worden tevens bedoeld de hoofden van de stafafdelingen als genoemd in artikel 2, sub c, d, e en f en de brand-weercommandant.

• 2.

  Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris berust de verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van de organisatorische eenheid bij de betreffende sectordirecteur.

• 3.

  Tot het dagelijks beheer van de organisatorische eenheid wordt ten minste gerekend het op effectieve en efficiënte wijze realiseren van de door of namens het bestuur vastgestelde omvang en kwaliteit van de dienstverlening, de levering van de opgedragen produkten en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking gestelde middelen.

• 4.

  De sectordirecteur zorgt voor een goede voorbereiding, coördinatie, voortgang, behandeling en juiste afdoening en uitvoering van taken en activiteiten binnen zijn organisatorische eenheid.

• 5.

  De sectordirecteur is verantwoordelijk voor een goede kwaliteit van de door zijn organisatorische eenheid uit te brengen adviezen.

• 6.

  Over de strategische aspecten van de beleidsvoering heeft de sectordirecteur regelmatig overleg met de portefeuillehouder.

• 7.

  De sectordirecteur zorgt voor regelmatig overleg met de gezamenlijke leidinggevenden binnen zijn organisatorische eenheid.

Artikel 8 Verantwoordelijkheid hoofden van stafafdelingen, brandweercommandant en afdelingshoofden

• 1.

  Met inachtneming van de verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris en de sectordirecteur als omschreven in artikel 7 zijn de hoofden van stafafdelingen, de brandweercommandant en de afdelingshoofden verantwoordelijk voor:

  • a.

    de dagelijkse leiding van de afdeling;

  • b.

    een goede kwaliteit van de door zijn afdeling uit te brengen adviezen en overige produkten;

  • c.

    het op effectieve en efficiënte wijze realiseren van de door of namens het bestuur vastgestelde omvang en kwaliteit van de dienstverlening, de levering van de opgedragen produkten en de verantwoordelijkheden voor de daartoe ter beschikking gestelde midde-len;

  • d.

    een goede voorbereiding, coördinatie, voortgang, behandeling en juiste afdoening en uitvoering van taken en activiteiten binnen zijn afdeling;

  • e.

    de zorg voor een goede vakinhoudelijke en integrale advisering met betrekking tot het taakgebied van de afdeling aan de bestuursorganen;

  • f.

    een goede informatie-uitwisseling tussen medewerkers en management of bestuur;

  • g.

    regelmatig werkoverleg met zijn medewerkers.

• 2.

  Over de dagelijkse aspecten van de beleidsvoering heeft het afdelingshoofd regelmatig overleg met de portefeuillehouder.

Artikel 9 Benoeming en vervanging

• 1.

  De raad benoemt de gemeentesecretaris en de sectordirecteuren.

• 2.

  Burgemeester en wethouders benoemen, op voordracht van de gemeentesecretaris, de hoofden van de stafafdelingen en de brandweercommandant.

• 3.

  Burgemeester en wethouders benoemen, op voordracht van de sectordirecteur, de in een sector te benoemen afdelingshoofden.

• 4.

  Burgemeester en wethouders stellen nadere regels omtrent de benoeming van overige medewerkers.

• 5.

  De gemeentesecretaris wijst voor elke sectordirecteur, elk hoofd van de stafafdelingen en de brandweercommandant een plaatsvervanger aan.

• 6.

  De sectordirecteur wijst voor elk afdelingshoofd van zijn sector een plaatsvervanger aan.

Artikel 10 Verantwoording en rapportage

• 1.

  De gemeentesecretaris legt periodiek verantwoording af aan burgemeester en wethouders door het uitbrengen van rapportages.

• 2.

  Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vaststellen omtrent de inrichting van deze rapportages.

• 3.

  De sectordirecteuren, de hoofden van de stafafdelingen en de brandweercommandant leggen periodiek aan de gemeentesecretaris verantwoording af over het door hen gevoerde dagelijks beheer door het uitbrengen van rapportages.

• 4.

  De afdelingshoofden leggen periodiek verantwoording af aan hun sectordirecteur over het dagelijks beheer van zijn afdeling door het uitbrengen van rapportages.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2001.

• 2.

  Op 1 januari 2001 vervalt de Organisatieverordening, zoals die is vastgesteld door de raad op 6 juni 1995 en in werking is getreden op 15 juni 1995.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald als "Organisatieverordening 2001".

  Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 9 oktober 2000.