Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010-2012

Inleiding

Sinds 1998 is de gemeente Heerhugowaard bezig met het professioneel inkopen en aanbesteden van haar leveringen, werken en diensten. Dit heeft geresulteerd in een inkoop en aanbestedingsbeleid dat sindsdien een aantal keer gewijzigd is en aangepast is aan de toen geldende wet- en regelgeving. Het laatste inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert uit 1998 en heeft een addendum gekregen begin 2006. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is vervangen door een geheel nieuw inkoop en aanbestedingsbeleid in begin 2008. In deze huidige versie (2010) is het beleid geëvalueerd en op enkele kleine (wettelijke) onderdelen aangepast.

In onderhavig inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders en richtlijnen geformuleerd voor het handelen van de gemeente Heerhugowaard ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Deze kaders en richtlijnen zijn algemeen bindend voor de gehele organisatie.

Achtereenvolgens komt met betrekking tot Inkopen en Aanbesteden een algemeen beleidskader, het wettelijk kader en tot slot het Heerhugowaardse specifieke beleidskader aan de orde. Twee bijlagen maken het beleid compleet: Gunning aan Sw-bedrijven en de begrippenlijst.

Algemeen beleidskader Inkoop en aanbestedingen

Onder inkopen verstaat de gemeente Heerhugowaard: “het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Kortom: alle handelingen van een (gemeentelijke) organisatie die facturen van derden tot gevolg hebben.” (noot 1)

Onder aanbesteden verstaat de gemeente Heerhugowaard: “het proces van inkopen waarbij de opdrachtgever op transparante en objectieve wijze de opdracht verstrekt aan een opdrachtnemer, die voldoet aan bepaalde eisen en die de economisch meest voordelige aanbieding heeft gedaan.” (noot 2)

Omdat aanbesteden een bijzondere vorm van inkopen is, dient in het inkoop- en aanbestedingsbeleid gelezen te worden: daar waar inkopen staat wordt ook aanbesteden bedoeld en andersom.

Inkoop rust in de gemeente Heerhugowaard op drie pijlers: doelmatigheid, rechtmatigheid en duurzaamheid.

In het kader van doelmatigheid dienen via aanbesteden gewenste de producten van derden verworven te worden met de beste prijs-kwaliteitverhouding tegen zo laag mogelijke interne kosten. Hierbij worden de op inkoop betrekking hebbende strategische doelen uit het geldende Collegeprogramma betrokken.

Te allen tijde handelt de gemeente Heerhugowaard conform de geldende wet- en regelgeving omtrent inkoop. Dit rechtmatig handelen is ingegeven door zowel de Europese en nationale regelgeving als het gestelde in voorliggend beleid.

De gemeente Heerhugowaard streeft naar een duurzame samenleving. Aan dit streven is het doel om 100% duurzaam in te kopen onlosmakelijk verbonden.

De gemeente Heerhugowaard wil daarom met inkopen en aanbesteden de volgende doelstelling bereiken:

"De inkoop binnen de gemeente Heerhugowaard zo te organiseren dat de juiste aanbestedingsprocedure wordt doorlopen met als resultaat dat er met het beschikbaar gestelde budget meer gedaan kan worden, waarbij duurzaamheid een permanent gegeven is.”

Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid geldt voor een periode van 2 jaar. Eind 2012, begin 2013, of indien daar aanleiding toe is eerder, zal een evaluatie van dit beleid plaatsvinden en zal daar waar nodig bijgesteld worden.

Het kabinet heeft met het opstellen van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: BAO) twee doelstellingen geformuleerd voor het aanbestedingsbeleid, geënt op de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten.

Dit zijn: Het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar overheidsopdrachten;

het bevorderen van de doelmatigheid van overheidsbestedingen. In lijn hiermee richt het nationale aanbestedingsbeleid zich op het ondersteunen van de aanbestedende diensten en bevorderen van de naleving van de richtlijnen. Gemeenten mogen buiten de richtlijn om zelf de invulling bepalen van het aanbestedingsbeleid.

Noot 1:bron: Rapport: Goed besteed, SGBO, 2006

Noot 2: bron: Rapport: Goed besteed, SGBO, 2006

Duurzaam inkopen

Een van de strategische doelstellingen van het college heeft betrekking op het creëren van een duurzame leefomgeving binnen de gemeente Heerhugowaard. De gemeente Heerhugowaard heeft daarom het convenant “Duurzaam Inkopen” van SenterNovem ondertekend. Het vastleggen van deze intentie maakt voor alle medewerkers van de gemeente duidelijk dat de organisatie het belangrijk vindt dat er ook bij de aanbestedingen wordt gelet op duurzaamheid.

Duurzaam Inkopen is een belangrijk proces dat deel uitmaakt van het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Het onderscheidt zich van een gewoon inkoopproces doordat naast prijs en kwaliteit ook milieu- en sociale aspecten bij de beoordeling van een in te kopen product een rol spelen.

Onder leiding van het ministerie VROM stelden de gezamenlijke overheden duurzaamheidscriteria vast. Per productgroep worden eisen genoemd ten aanzien van milieu- en sociale aspecten. Het 100% duurzaam Inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de eisen die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld. De beschikbare criteria zijn juridisch getoetst en zo opgesteld dat alle overheden ze kunnen toepassen. Voor de eisen geldt dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Iedere leverancier die aan de overheden wil leveren, móet aan deze eisen voldoen. Daarnaast bevatten de criteria ‘wensen’. Op deze punten kúnnen leveranciers zich onderscheiden, net als op prijs.

De gemeente Heerhugowaard streeft naar 100% Duurzaam Inkopen in 2010 en verplicht zich daarmee de door SenterNovem vastgelegde duurzaamheidscriteria in te passen tijdens de specificatiefase van een aanbestedingsproces.

De verantwoordelijkheid voor het correct inpassen van deze criteria ligt bij dezelfde organen als genoemd in § 3.1 – ‘Drempelwaarden onder de Europese aanbestedingsgrens’.

De gemeente Heerhugowaard heeft het convenant Duurzaam inkopen ondertekend. Bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Heerhugowaard heeft zij een inspanningsverplichting om duurzaamheidaspecten te onderzoeken en streeft zij naar de toepassing van de geldende duurzaamheidscriteria in haar aanbestedingen.

Maatschappelijk verantwoord inkopen

In de strategische doelen van het college is nadrukkelijk opgenomen dat de sociale samenhang van de gemeente Heerhugowaard verbeterd dient te worden. In het bouwbesluit van de gemeente Heerhugowaard is het hebben van leerlingenbouwplaatsen opgenomen, er dient een betere aansluiting te zijn tussen de verschillende ketenpartners om burgers naar werk te begeleiden en startende ondernemers binnen de gemeente Heerhugowaard dienen meer ondersteuning te krijgen en gestimuleerd te worden. Binnen de wetgeving op het gebied van inkoop- en aanbestedingen is hier ruimte voor gecreëerd. Beleidsregels ten aanzien van maatschappelijk inkopen en aanbesteding zijn hieronder weer gegeven.

Social return

De gemeente heeft een maatschappelijke rol binnen de lokale samenleving. De gemeente heeft een voorbeeld functie is verantwoordelijk voor het begeleiden van mensen met uitkeringen naar werk en moet burgers - indien ze dit nodig hebben - een beschermde arbeidsplaats bieden. Ondernemers welke opdrachten voor de gemeente uitvoeren hebben hier een belangrijke rol in en kunnen iets terug doen voor de gemeente Heerhugowaard. Dit verschijnsel wordt Social Return genoemd. De gemeente Heerhugowaard conformeert zich daarom bij al haar inkopen en aanbestedingen aan het volgende uitgangspunten:

De gemeente Heerhugowaard heeft bij alle inkopen en aanbestedingen de inspanningsplicht om daar waar mogelijk sociale voorwaarden bij aanbestedingen mee te nemen, met als doel regionale werkgelegenheid te bevorderen en/of (werkloos) werkzoekenden en leerlingen werkervaring op te laten doen, gekwalificeerd te worden en/of uit te stromen naar regulier betaald werk.

Belangrijke randvoorwaarden voor de toepassing van social return zijn onder meer een heldere besluitvorming over de kaders van en de verantwoordelijkheden voor social return, een stevig politiek draagvlak en committent van betrokken partners, voldoende budget en menskracht voor de projectorganisatie en PR, heldere afspraken over taakstelling, resultaatverplichtingen en sancties voor alle betrokken partijen. Social return is niet iets dat er ‘zo maar even bij’ gedaan kan worden.

Om het tot een succes te maken zal er stevig in geïnvesteerd dienen te worden, ook op de middellange termijn. De kost gaat hier voor de baat uit. Dat deze investering loont, blijkt uit de resultaten bij gemeenten die al langere tijd doorlopend en succesvol social return toepassen (Dordrecht, Rotterdam). Beiden hebben een projectbureau dat intern goede contacten heeft met zowel sociale zaken als stedenbouw/stadsontwikkeling, en dat de taal spreekt van werkgevers. (noot 3)

Echter zoals uit de adviesnota blijkt moet daarbij niet “over één nacht ijs worden gegaan.” Belangrijke partners zijn o.m. de brancheverenigingen van de diverse sectoren, opleidingsinstituten, woningcorporaties, projectontwikkelaars, CWI, UWV.

Noot 3: Bron: “Samenvatting onderzoeksadvies over social return; T. Kessels & R. Jas, PSW”

Het SW-bedrijf

Het SW-bedrijf heeft binnen de gemeente Heerhugowaard een bijzondere positie. De gemeente Heerhugowaard is (mede) (financieel) verantwoordelijk voor WNK bedrijven vanuit de gemeenschappelijke regeling. Als het SW-bedrijf te weinig opdracht heeft, zal het verlies maken en de gemeente Heerhugowaard dient dit verlies dan aan te vullen. De gemeente Heerhugowaard heeft er daarom belang bij om het SW-bedrijf van opdrachten te voorzien. Uitgangspunt van de gemeente Heerhugowaard is daarom daar dat waar mogelijk en daar waar zinvol om het SW-bedrijf mee te laten dingen naar opdrachten door middel van meervoudig onderhandse aanbestedingen. Voor meer informatie over de mogelijkheden om opdracht aan het SW-bedrijf te gunnen, zie bijlage 1.

Daar waar mogelijk wordt het SW-bedrijf bij meervoudig onderhandse aanbestedingen aangeschreven om mee te dingen naar opdrachten.

Regionaal voorkeursbeleid

In artikel 2 van het BAO is bepaald dat een aanbestedende dienst ondernemers op gelijke en niet discriminerende wijze behandelt. De gemeente Heerhugowaard heeft daarom bij inkopen en aanbestedingen - welke qua raming meer bedragen dan de Europese aanbestedingsdrempels - geen regionaal voorkeursbeleid.

Onder de Europese aanbestedingsdrempel geldt artikel 2 van het BAO niet, daarom hanteert de gemeente Heerhugowaard bij niet Europese aanbestedingen het volgende uitgangspunt: Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding zal - indien mogelijk - er tenminste één lokale (dit wil zeggen een aanbieder uit het gebied Noord-Holland boven het Noordzeekanaal) en altijd één niet lokale leverancier in concurrentie uitgenodigd worden tot het doen van een aanbieding. Dit hoeft alleen maar als er een lokale leverancier is.

De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningscriteria plaatsvinden.

Bij aanbestedingen boven de Europese drempel is er geen voorkeursbeleid ten aanzien van lokale leveranciers. Bij aanbestedingen onder de Europese drempel geldt dat er - indien mogelijk – tenminste één leverancier uit het gebied Noord-Holland boven het Noordzeekanaal wordt gevraagd.

Wettelijk kader Inkopen en Aanbesteden

De Europese unie heeft aan overheidsdiensten van de lidstaten de verplichting opgelegd om aanbestedingen boven een bepaalde drempelwaarde uit te voeren volgens de EU-richtlijn 2004/18/EG. De Nederlandse overheid heeft deze richtlijn opgenomen in de nationale wetgeving via het Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: BAO).

Vanaf medio 2010 zal er een nationale aanbestedingswet zijn. Onderhavig inkoop- en aanbestedingsbeleid is – zover bekend – niet in strijd met de nieuwe nationale aanbestedingswet. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal zodra de nieuwe aanbestedingswet er is getoetst worden aan de nieuwe aanbestedingswet en daar waar noodzakelijk worden aangepast.

De gemeente Heerhugowaard zal bij al haar inkopen en aanbestedingen handelen conform de geldende wetgeving (concreet: BAO, 16 juli 2005).

Algemene beginselen Europese regelgeving

Alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Heerhugowaard dienen te gebeuren volgens de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving. Deze basis beginselen zijn:

• ·

  Non discriminatie: De gemeente mag niet discrimineren

• ·

  Transparantie: Het handelen van de gemeente moet navolgbaar zijn

• ·

  Objectiviteit: De gemeente mag geen voorkeur hebben

• ·

  Proportionaliteit: De vraag moet in verhouding zijn tot de gevraagde dienst/ levering/ werk

• De gemeente Heerhugowaard handelt bij al haar inkopen en aanbestedingen conform de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving.

De gedachte hierachter is dat inkopen die immers met gemeenschapsgeld gepaard gaan, met maximale openheid van zaken uitgevoerd dienen te worden(voor zover dat doelmatig kan en zonder dat de belangen van de gemeente of van de individuele leverancier worden geschaad) . Het voornemen om over te gaan tot het verstrekken van grote opdrachten en/of het afsluiten van grote contracten, hoort bekend te worden gemaakt aan de markt. Aan aannemers, leveranciers en dienstverleners dient de mogelijkheid te worden geboden om mee te dingen naar overheidsopdrachten. Een open markt leidt tot meer concurrerende aanbiedingen. Ook de kwaliteit van uitgevoerde opdrachten en leveringen is gebaat bij een concurrerende markt. Uit diverse onderzoeken blijkt dat bij meer concurrentie, de kosten lager worden bij een gelijkblijvende of betere kwaliteit.

Raming van de opdrachtwaarde

De gemeente Heerhugowaard raamt de waarde van een opdracht conform artikel 9 van het Bao. Concreet betekent dit dat zij bij de raming van de opdracht uitgaat van het totale bedrag exclusief omzetbelasting doch inclusief eventuele opties en eventuele verleningen van de overeenkomst.

Het splitsen van een opdracht om zo een andere (eenvoudigere) aanbestedingsprocedure te volgen of om niet Europees aan te besteden is verboden.

Drempelwaarden Europees aanbesteden

In het Bao is bepaald dat alle opdrachten met een raming boven een bepaalde waarde conform de richtlijn aanbesteed dienen te worden (het zogenaamde Europese aanbesteden).

Sinds 1 januari 2008 gelden voor de gemeente Heerhugowaard de volgende drempelwaarden:

Werken € 4.845.000,-

Leveringen € 193.000,-

2A-diensten € 193.000,-

2B-diensten € 193.000,-

Deze bedragen worden elke twee jaar bijgesteld door de Europese commissie. De eerst volgende wijziging zal zijn op 1 januari 2012.

Werken, leveringen en Diensten

Onder “Werken” wordt verstaan: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel en dat daartoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Het begrip “werk” omvat in ieder geval de activiteiten die zijn opgesomd in Bijlage I van het Bao: algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, burgerlijke en utiliteitsbouw, waterbouw, spoorwegbouw, wegenbouw, cultuurtechnische werken, installatiebouw, de afwerking van gebouwen en verhuur van bouw- of sloopmachines met bedieningspersoneel.

Onder “Levering” wordt verstaan: alle opdrachten met betrekking tot de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. De levering van de producten kan ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Onder producten worden slechts roerende zaken verstaan. De aanschaf van bestaande onroerende zaken (noot 4) vallen buiten de werking van het Bao en worden derhalve niet gezien als een inkoop.

Onder “Dienst” wordt verstaan: alle opdrachten die niet als levering of werk kunnen worden aangemerkt. Hierbij kan gedacht worden aan werkzaamheden verricht door architecten en/of adviesbureaus en het verrichten van schoonmaakwerkzaamheden.

Noot 4: zie art. 15 lid a BAO

Combinatie inkoop

Het kan voorkomen dat een aanbesteding betrekking heeft op zowel een levering, een dienst of een werk. Is hiervan sprake dan geldt de volgende regel: Het financieel grootste deel van de opdracht is doorslaggevend voor de te volgen procedure.

Gevolg kosten

Indien de levering van producten of een dienst bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is vooral van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt waarboven de richtlijn moet worden toegepast.

Diensten versus werken

Vaak worden werkzaamheden geschaard onder Werken vanwege de hogere drempelwaarde, terwijl dit eigenlijk diensten betreffen. Een bekend voorbeeld is het maaien van bermen; dat is geen werk maar een dienst. Een hulpmiddel kan zijn: wordt er wat nieuws gecreëerd dan is het een werk, anders is het veelal onderhoud en dus een dienst. Bestaat er twijfel over het feit of een opdracht onder de Richtlijn Leveringen of de richtlijn Werken valt, dan moet gekeken worden naar wat het voorwerp van de overeenkomst is en of het doel is dat de aanbestedende dienst het eigendom verwerft over goederen (bijvoorbeeld baggerschepen) of dat het gaat om het resultaat (bijvoorbeeld een uitgebaggerde rivier).

Met betrekking tot onderhoudsdiensten is het niet altijd even duidelijk of het een dienst of een werk betreft. De algemene regel is dat een onderhoudsdienst als dienst wordt aangemerkt wanneer het betrekking heeft op reparatie en onderhoud van machines, voertuigen en technische installaties. Daarnaast is er ook sprake van dienst wanneer er sprake is van onderhoud van gebouwen in de zin van het beheren van gebouwen en het schoonmaken van gebouwen.

Gemeentelijk beleidskader Inkopen en aanbesteden

Boven de Europese drempel is het Bao van toepassing. Overheidsaanbestedingen onder de hiervoor genoemde Europese drempelbedragen en opdrachten die uitgezonderd zijn van de Bao, geschieden in beginsel op grond van gemeentelijk geformuleerd beleid, mits wordt voldaan aan basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving. De gemeente Heerhugowaard tracht door middel van onderhavig inkoop- en aanbestedingsbeleid aan deze verplichting te voldoen.

Drempelwaarden onder de Europese aanbestedingsgrens

Om te voldoen aan de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving zijn overheidsorganisaties verplicht om onder de EU-drempelbedragen een beleid op te stellen over een zelfverkozen systematiek van drempelbedragen. Boven de drempelwaarde verplicht de gemeente zich tot een bepaalde aanbestedingsmethodiek en/of mandaatregels. Op hoofdlijnen onderscheiden wij de volgende vormen:

• ·

  Nationaal Openbaar (publieke bekendmaking, algemene inschrijving of voorselectie);

• ·

  Meervoudig onderhands (geen of beperkte bekendmaking, minimaal 3 offertepartijen uitgenodigd, al dan niet na selectie);

• ·

  Enkelvoudig onderhands (geen bekendmaking, 1 offertepartij).

De gemeente Heerhugowaard verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor werken, leveringen en diensten beneden de EU-drempelbedragen de onderstaande aanbestedingsmethoden en drempelbedragen te hanteren en zal dit algemeen bekend maken, bijvoorbeeld op de gemeentelijke internetpagina:

Het college kiest voor bovenstaande grenzen om redenen van doelmatigheid en treft in het onderstaande verdere maatregelen om zowel de doelmatigheid als de objectiviteit en transparantie te vergroten. Bij alle nationaal openbare- en Europese aanbesteding is een budgethouder verplicht om de inkoopadviseur te raadplegen.

Het aanbestedingsmandaat heeft betrekking op welk orgaan binnen de gemeente Heerhugowaard gerechtigd is om een aanbesteding op te starten. Het financiële mandaat heeft betrekking op welk orgaan binnen de gemeente Heerhugowaard gerechtigd is om een (financiële) verplichting aan te gaan. De gemeente Heerhugowaard gaat een verplichting aan op het moment dat een opdracht (voorlopig) gegund wordt aan een opdrachtnemer. Het besluit tot gunning dient derhalve voorgelegd te worden aan het bevoegd orgaan. Bij een Europese aanbesteding geldt echter dat de Sectordirecteur bevoegd is voorlopig te gunnen onder voorbehoud van definitieve gunning door het College.

Noot 5: Bij de sector Stadsbeheer hebben projectverantwoordelijke een mandaat om meer- en minderwerk opdrachten te verstrekken tot een bedrag van € 3.000,=

Beleidskaders

Aanbestedingsreglementen

De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het gebruiken van aanbestedingsreglementen, inkoopvoorwaarden en standaardbestekken. Om de aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen die regels bevatten voor de wijze van aanbesteden, de bekendmakingen, de keuze van inschrijvers, de opdrachtverlening en de wijze van het beslechten van geschillen.

De gemeente Heerhugowaard hanteert voor aanbestedingen in de werkensfeer het Aanbestedingsreglement Werken 2005.

De gemeente Heerhugowaard hanteert voor meervoudig onderhandse aanbestedingen in de leveringen en dienstensfeer de gemeentelijke standaard offerteaanvraag Meervoudig onderhands aanbesteden.

De gemeente Heerhugowaard hanteert voor nationaal openbare aanbestedingen in de leveringen en dienstensfeer de gemeentelijke standaard offerteaanvraag nationaal openbaar aanbesteden.

Samenwerking

Op het gebied van inkoop staat de gemeente open voor verschillende samenwerkingsverbanden. Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de invulling van het strategische beleidsplan inkoop en de verdere professionalisering van de inkoopfunctie. Dit kan zijn door het delen van kennis maar ook door het creëren van schaalvergroting waardoor een gunstiger kwaliteit/prijs verhouding voor de uitbestedingen en de ingekochte goederen en diensten wordt bereikt

Inkoopvoorwaarden

De inkoopvoorwaarden zijn als instrument erg geschikt om bij “aanbestedingen” uniformiteit te bewerkstelligen. Door de inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren hoeven deze voorwaarden niet apart contractueel geregeld te worden.

Soms is het niet mogelijk of niet verstandig om de inkoopvoorwaarden te hanteren, bijvoorbeeld:

• ·

  bij alle contracten en overeenkomsten waar de UAV ’89 of de UAV GC 2005 van toepassing is;

• ·

  sommige zaken en/of diensten zijn niet te verkrijgen met het hanteren van de inkoopvoorwaarden, de leverancier doet uitsluitend zaken op zijn leveringsvoorwaarden;

• ·

  er zijn veel aanvullingen en/of wijzigingen op de inkoopvoorwaarden;

Wanneer, om bovenstaande redenen, de inkoopvoorwaarden niet worden gehanteerd, dient te worden gewaarborgd dat de Gemeente Heerhugowaard geen overeenkomst aangaat waarbij een onnodig (juridisch of aansprakelijkheids-) risico wordt gelopen. Dit dient altijd in afstemming te gebeuren met de inkoopadviseur.

Op alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Heerhugowaard zijn in principe de algemene inkoopvoorwaarden van Gemeente Heerhugowaard van toepassing.

Raamovereenkomsten

Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. De maximale duur van een Raamovereenkomst is vier (4) jaar inclusief verlengingen. Langere duur is mogelijk maar vraagt om een deugdelijke motivering.

De gemeente Heerhugowaard streeft naar het gebruik - en de ontwikkeling van gemeentebrede - mantel- en raamovereenkomsten, onder andere door het koppelen van opdrachten van de verschillende afdelingen.

Facturenreductie

De gemeente Heerhugowaard streeft naar een zo’n efficiënt mogelijke bedrijfsvoering. Bij zo’n efficiënt mogelijke bedrijfsvoering hoort een strategisch facturatie beleid. Dit wil zeggen dat er zo min mogelijk facturen per leverancier ontvangen worden terwijl een factuur zo efficiënt mogelijk wordt afgehandeld.

De gemeente Heerhugowaard streeft naar een zo’n efficiënt mogelijke afhandeling van de facturen.

Monitoren van contracten

Door het opzetten en beheren van een gemeentebrede contractendatabase kan de gemeente centraal de contractuele afspraken monitoren. Vanuit deze centrale database worden de budgethouders geadviseerd over einddata en andere contractuele afspraken om hierop vroegtijdig te kunnen anticiperen

De gemeente Heerhugowaard richt een centrale contractendatabase in, waardoor budgethouders tijdig en adequaat kunnen anticiperen bij het einde van het contract.

Ontheffing aanbestedingsprocedure

Wanneer de te verwachten voordelen van een andere aanbestedingsprocedure aantoonbaar groter zijn dan bij openbaar of meervoudig onderhands aanbesteden mag van dit principe slechts gemotiveerd en gearchiveerd worden afgeweken. Dit geldt echter niet voor Europese aanbestedingen. Het hoofd van een afdeling is verantwoordelijk voor de keuze van de afwijkende vorm. In alle gevallen zal de inkoopfunctie om advies worden gevraagd. De portefeuillehouder moet uiteindelijk instemmen met de afwijking.

De criteria die gebruikt worden om van een voorgeschreven aanbestedingsvorm af te wijken zijn:

• ·

  De complexiteit van het werk/ levering of dienst;

• ·

  De uniformiteit van het werk/ levering of dienst;

• ·

  De mate van specialisatie;

• ·

  Het spoedeisende karakter in geval van calamiteiten;

• Na akkoord van de betreffende portefeuillehouder en het raadplegen van de inkoopadviseur kan er ontheffing verkregen van een te volgen procedure. Dit kan nooit bij een Europese aanbesteding.

Bijlage 1 Gunnen aan SW bedrijven

Sociale werkvoorzieningschappen worden vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Er staan nu op basis van de huidige stand van zaken in het aanbestedingsrecht 3 mogelijkheden open om te gunnen aan een Sociaal werkvoorzieningschap:

2B diensten

Opdrachten die vaak worden uitbesteed aan Sociale werkvoorzieningschappen vallen voornamelijk in de categorie “diensten”: schoonwerkzaamheden, leerlingenvervoer, reïntegratiediensten en plantsoendiensten. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en de Europese aanbestedingsrichtlijn maken onderscheid tussen zogenaamde 2A- en 2B-diensten.

Voor 2B-diensten geldt een zogenaamd ‘verlicht regime’. Dit houdt in dat bij het gunnen van de opdracht slechts de technische specificaties (vgl. RAW) zoals bedoeld in artikel 23 van het Bao hoeven te worden opgesteld en dat een aankondiging van de gunning, dus achteraf, wordt geplaatst in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (http://ted.europa.eu).

De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, te weten: transparantie, objectiviteit en non-discriminatie blijven wel van toepassing. Bedacht moet dus iedere keer worden of bij het gunnen van een opdracht op grond van dit artikel, voldoende aandacht aan deze beginselen of het Europese mededingingsrecht wordt gegeven.