Instructie Griffier 2014

1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan;

2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

3. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

2. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

3. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

4. De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

5. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijke besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

4. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

1. De griffier ondersteunt het raadsconvent en de commissievoorzitters bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad respectievelijk van de raadscommissies.

2. De griffier adviseert de commissies bij het opstellen van de termijnagenda's.

3. De griffier draagt zorg voor de integrale toetsing van de aan de raad en de raadscommissies voorgelegde adviezen indien de raad daarom vraagt of indien de griffier daar aanleiding voor ziet.

4. De griffier adviseert het raadsconvent en de commissievoorzitters of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad.

1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

2. De griffier draagt zorg voor de uitvoering van het door de gemeenteraad vastgestelde communicatieplan van de raad.

3. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van de agenda's, de raadsvoorstellen en verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

4. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn/haar ambt te vervullen, doet hij/zij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2. Deze instructie kan worden aangehaald als 'Instructie voor de griffier van de gemeente Heerhugowaard'.

3. Deze instructie treedt in werking op de achtste dag na de bekendmaking.