Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015

Bijlage: Verslagformulier fractievergoeding

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Ambtelijke bijstand

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3 Verlenen / weigeren ambtelijke bijstand

Beoordeling of een van de in artikel 2 en 3 genoemde weigeringgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie.

Wat verstaan moet worden onder art. 2 lid 1b "het belang van de gemeente" is niet te definiëren. Het is een ruim begrip dat per situatie en dan ook in combinatie met het woord "schaden" moet worden beoordeeld. Wordt een verzoek om ambtelijke bijstand om reden van art. 2 lid 1b geweigerd, dan zal dat nadrukkelijk gemotiveerd worden. Die motivering kan desgewenst betwist worden via de geschillenregeling, genoemd in artikel 4.

In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 5 Recht op financiële vergoeding

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 6 Besteding financiële vergoeding

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden moeten bekostigd worden uit de gemeentekas en daarom ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

Omdat de bestedingsmogelijkheden van de fractievergoeding moeilijk af te bakenen zijn, volgt hierna (met hun toestemming) een deel van de veel geraadpleegde uitleg uit het boek "Ik Raadslid" van Necker van Naem, gevolgd door een veel gebruikte tabel over de wel/niet bestedingsmogelijkheden van de fractievergoeding.

Fractieondersteuning begint dus met een vastgestelde fractievergoeding die de raad in zijn begroting afspreekt. Deze fractievergoeding kan de fractie gebruiken voor het aanstellen van fractiemedewerkers die secretariële organisatorische of inhoudelijke ondersteuning geven. Fractiemedewerkers houden bijvoorbeeld de eigen partijwebsite bij, schrijven persberichten en organiseren bijeenkomsten voor burgers. Maar zij kunnen ook amendementen of moties schrijven of de fractie voorzien van inhoudelijk advies over de behandeling van een agendapunt. De wet staat niet toe dat een fractie een arbeidsverhouding aangaat. Een stichting, die de fractie speciaal hiervoor opzet, kan dat wel en die stichting betaalt de fractieassistenten. Bij een fractie die behoort tot een landelijke partij is dat soms het landelijke partijbureau. Stichtingskosten van een raadsfractie kunnen hiermee wel uit het fractiebudget worden gedeclareerd.

De verordening waarin de fractieondersteuning is geregeld moet de regels voorschrijven voor de fractie-uitgaven. Wat valt wel en niet onder de fractieondersteuning? Het is van belang dat gemeenten heldere criteria hanteren. Het is verboden om het geld te gebruiken voor partijbelangen, zoals kosten voor campagnes of verkiezingen. Tevens dient er terughoudend worden omgegaan met verzoeken rondom contra-expertise: daarvoor bestaat het onderzoeksbudget van de raad. Het geld mag ook niet gebruikt worden voor de opleiding van raadsleden, daarvoor is de individuele onkostenvergoeding en het algemene scholingsbudget van de gemeenteraad.

Om de fracties enige houvast te geven bij de besteding van het fractiebudget, is in de onderstaande tabel aangegeven aan welke uitgaven het budget wel/niet besteed mag worden:

Artikel 7 Voorschot bijdrage fractieondersteuning

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Als blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed zal dat moeten worden terugbetaald.

Artikel 8 Gevolgen splitsen fractie

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 9 Verantwoording en controle

De verantwoording van de besteding van de fractiebijdragen van de fracties zijn openbare stukken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur. Het is een verantwoording van de fracties hoe zij om gaan met de hun ter beschikking gestelde publieke gelden. In dat kader is het niet vreemd dat er in den lande nogal eens media-aandacht voor de bestedingen hebben geleid tot discussies. In Heerhugowaard heeft de raad er voor gekozen de rechtmatigheidcontrole van de besteding van de fractievergoedingen in eerste instantie te laten uitvoeren door de auditcommissie. De auditcommissie zal de verantwoording en de bijbehorende betalingsbewijzen controleren op rechtmatigheid. Vervolgens brengt de auditcommissie een verslag en advies uit aan de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt uiteindelijk de verantwoording van de fractievergoedingen vast en bepaald daarmee of de verantwoording akkoord is of dat er terug moet worden betaald.

Om het indienen van de verantwoording en de controle daarvan inzichtelijk en eenduidig te laten plaatsvinden, moet de verantwoording ingediend worden met gebruikmaking van een vastgesteld formulier. Op de raadswebsite is het formulier ook als spreadsheet te downloaden.

Heerhugowaard, 24 maart 2015

De Raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,