Verordening van burgemeester en wethouders houdende regels met betrekking tot fiets en uitruil woon-werkverkeer.

(Regeling Fiets en fiscale uitruil woon-werkverkeer Heerlen)

A. Fiets ten behoeve van het woon-/werkverkeer

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

1. medewerker

De ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, lid 1 sub a van de CAR met een vaste of tijdelijke aanstelling

2. werkgever

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen;

3. Fiets

Een rijwiel, met of zonder elektrische hulpmotor. Rijwielen met een verbrandingsmotor zoals een snorfiets voldoen niet aan de definitie.

4. Werkelijke reisafstand

De meest gebruikelijke route voor een medewerker van de woning naar het werk gemeten door de ANWB-routeplanner.

Artikel 2 Hoogte bijdrage

Voor de aankoop van een fiets ten behoeve van het woon-/werkverkeer kan aan de medewerker een bijdrage worden verstrekt van maximaal € 340,34. Deze bijdrage wordt ten hoogste één maal per 3 jaren verstrekt.

Artikel 3 Verplichting

De medewerker is verplicht een overeenkomst te ondertekenen, waarin hij verklaart, dat de fiets op meer dan de helft van het aantal werkdagen wordt gebruikt voor het woon-/werkverkeer.

Artikel 4 Verlenen bijdrage

De vergoeding voor de fiets wordt door de werkgever aan de medewerker betaald na overlegging van de rekening van de rijwielhandelaar naar eigen keuze met gebruikmaking van de daartoe bestemde formulieren. Indien de aankoopprijs minder is dan € 340,34 dan wordt het lagere bedrag vergoed.

Artikel 5 Terugbetaling bij ontslag

1. Bij ontslag binnen een periode van 3 jaren na aankoop van de fiets dient een gedeelte van de bijdrage van de werkgever aan hem te worden terugbetaald, te weten:

a. 50% bij ontslag binnen één jaar;

b. 25% bij ontslag binnen twee jaar en

c. 10% bij ontslag binnen drie jaar na aanschaf van de fiets.

2. Lid 1 geldt niet als de feiten en omstandigheden op basis waarvan het tussentijds ontslag plaatsvindt niet aan de medewerker te wijten zijn.

B. Fiscale uitruil woon-/werkkilometers

Artikel 6 Fiscale uitruil woon-/werkkilometers

1. Aan de medewerker die doorgaans op jaarbasis naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist, kan voor de woon-/werkkilometers een onbelaste vergoeding worden verstrekt tegen inruil van het individueel keuzebudget, ongeacht op welke wijze hij de afstand overbrugt.

2. Voor de berekening van de fiscale ruimte wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar. Het aantal dagen wordt vermenigvuldigd met de totale reisafstand in kilometers per dag van en naar de vaste arbeidsplaats van de medewerker. Deze reisafstand wordt vermenigvuldigd met een bedrag van € 0,19. Het aldus verkregen bedrag kan worden verrekend met het IKB.

3. De reisafstand woon-werkverkeer wordt berekend met de ANWB-routeplanner, waarbij wordt uitgegaan van de meest gebruikelijke route.

4. De regeling wordt naar evenredigheid toegepast voor de medewerker die in deeltijd werkt of die slechts een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist.

5. Voor zover omstandigheden als plaatsonafhankelijk werken, ziekte of gebruikmaking van o.a. ouderschapsverlof van substantiële invloed zijn op het aantal werkdagen waarop de vaste arbeidsplaats wordt bezocht, dient het uit te ruilen bedrag te worden aangepast. De medewerker die het betreft geeft de aanpassing door aan de werkgever.

6. In geval van verhuizing van woonplek en/of vaste arbeidsplaats dient de medewerker de nieuwe reisafstand direct te verwerken in YouForce Self Service.

7. Uitruil vindt plaats, nadat de medewerker het doel ‘reiskosten woon-werkverkeer’ heeft ingediend in Flex Benefits in YouForce. De medewerker kan daarbij aangeven wanneer hij de uitruil wil laten plaatsvinden.

Artikel 7 Vergoeding reisafstand

1. Indien de enkele reisafstand van de woning naar de arbeidsplaats niet meer bedraagt dan 75 kilometer per dag wordt de vergoeding als bedoeld in artikel 10 berekend op basis van de regeling genoemd onder 4.2 van het Besluit van 26 augustus 2010, nr. DGB2010/1879M (de zogenaamde praktische regeling).

2. Bedraagt de enkele reisafstand van de woning naar de arbeidsplaats meer dan 75 kilometer per dag, dan zal uiterlijk in de maand januari van het jaar volgende op dat waarover de vergoeding is toegekend, een nacalculatie plaatsvinden op basis van het daadwerkelijk aantal verreden kilometers.

Artikel 8 Doorbetaling c.q. stopzetting onbelaste reiskostenvergoeding

De onbelaste reiskostenvergoeding wordt tijdens kortstondige afwezigheid doorbetaald.

Op het moment, dat een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, wordt de reiskostenvergoeding nog onbelast doorbetaald gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Daarna is de onbelaste reiskostenvergoeding weer toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel. Een medewerker is zelf verantwoordelijk om het aantal dagen dat hij weer hervat door te geven aan de salarisadministratie middels het daarvoor bestemde formulier.

Artikel 9

Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling fiets- en uitruil woon-werkverkeer” en treedt in werking met ingang van 1 januari 2017 en vervangt de “Uitvoeringsregeling Vervoersplan” van 1 januari 2015.

Artikel 10

Indien de fiscale voorschriften hier aanleiding toe geven, kan de regeling gewijzigd worden.

Artikel 11 Intrekking

De Uitvoeringsregeling Vervoersplan 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2017

Aldus besloten door burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen op 24 januari 2017.

TOELICHTING

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Artikel 1 bevat een aantal definities.

Artikel 2 Hoogte bijdrage

De bijdrage van de gemeente Heerlen bedraagt € 340,34 met dien verstande, dat indien de cataloguswaarde van de fiets minder bedraagt, de bijdrage gelijk is aan deze waarde.

Artikel 3 Verplichting

De gemeente Heerlen geeft alleen een bijdrage voor een fiets indien deze tenminste op de helft van het aantal werkdagen voor woon-werkverkeer wordt gebruikt.

Artikel 4 Verlenen bijdrage

De factuur wordt op naam gesteld van de medewerker. De factuur, het betaalbewijs, declaratieformulier en verklaring dient te worden ingeleverd bij de medewerker arbeidsvoorwaarden, waarna de salarisadministratie voor uitbetaling zorgt.

Artikel 5 Terugbetaling bij ontslag

Bepalend voor de datum van aanschaf van de fiets is de afleverdatum, welke op de factuur vermeld moet worden. Onder ontslag wordt verstaan: ieder tussentijds ontslag of het aflopen van een tijdelijke aanstelling. De terugbetalingsverplichting geldt niet als het ontslag plaatsvindt op basis van feiten en omstandigheden die niet aan de werknemer te wijten zijn. Bij het ontbreken van de afleverdatum op de factuur wordt de factuurdatum als zodanig beschouwd. Onder jaar wordt in deze regeling verstaan een periode van 12 opeenvolgende maanden. Verhaal van het terug te betalen bedrag zal plaatsvinden via een inhouding op het netto salaris.

Artikel 6 Fiscale uitruil woon-/werkkilometers

Via het uitruilen van het individueel keuzebudget kan aan de werknemer, die op jaarbasis doorgaans vanuit zijn woning naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist een onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt van € 0,19 per kilometer over de volledige reisafstand (dus visa versa). Het doet er daarbij niet toe van welk vervoermiddel gebruik wordt gemaakt (auto, motor, (brom)fiets, te voet , openbaar vervoer etc.). Bedoelde reiskostenvergoeding kan worden verstrekt naast de aanschaf van een fiets t.b.v. het woon/werkverkeer.

Om de hoogte van de onbelaste reiskostenvergoeding te kunnen berekenen is het noodzakelijk, dat via de Self Service in Youforce een opgave van de werkelijke reisafstand woon-werkverkeer is gedaan en hierbij als bewijsstuk een bijlage is gevoegd van het aantal kilometers woon-werk op basis van de ANWB-routeplanner volgens de meest gebruikelijke route. Let op, een verzoek tot uitruil wordt ieder jaar opnieuw gedaan.

Raadpleeg de handleiding van Flex Benefits/Youforce voor een nadere instructie.

Artikel 7 Vergoeding reisafstand

Artikel 7 handelt over de toepassing van de praktische regeling, zoals deze in het besluit van 26 augustus 2010 van het Ministerie van Financiën wordt beschreven. Deze regeling kan alleen worden toegepast, indien de reisafstand woning/werk heen en terug dagelijks niet meer bedraagt dan 150 kilometer.

Praktische regeling.

Aan de hand van de volgende in het besluit vastgelegde factoren wordt een vaste onbelaste reiskostenvergoeding tegen inruil van het individueel keuzebudget berekend:

a. 214 bij een werkweek van 5 dagen (bij minder werkdagen per week naar rato)

b. de totale reisafstand heen en terug bedraagt maximaal 150 kilometer per dag.

De toegestane onbelaste reiskostenvergoeding is dan op jaarbasis: 214 x factor b x € 0,19.

Per maand is de vergoeding dan het jaarbedrag gedeeld door 12.

Doorgaans reizen naar een vaste arbeidsplaats.

Onder het op jaarbasis doorgaans reizen naar een vaste arbeidsplaats moet worden verstaan, dat de betreffende arbeidsplaats op jaarbasis op tenminste 70% van het aantal volle weken vermoedelijk zal worden bezocht (dus 70% van 52 weken oftewel 36 weken). Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar eindigt mag worden uitgegaan van 70% van het volle aantal weken, dat het dienstverband vermoedelijk duurt.

Deeltijd.

Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, kan de regeling naar evenredigheid worden toegepast. Reist de werknemer bijv. 2 dagen per week naar een vaste arbeidsplaats, dan dient de uitkomst van de berekening met 2/5 te worden vermenigvuldigd. Dit geldt ook als de medewerker regelmatig één of meerdere dagen in de week thuiswerkt.

Langere reisafstanden.

Voor reisafstanden van (heen en terug) meer dan 150 kilometer per dag geldt als voorwaarde, dat een nacalculatie plaatsvindt.

Artikel 8 Doorbetaling c.q. stopzetting onbelaste reiskostenvergoeding

Van een kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid is te verwachten. Voor wat betreft ziekte wordt aangesloten bij de 6-wekentermijn in het kader van de Wet verbetering poortwachter. De arbodienst geeft bij dreigend langdurig verzuim uiterlijk zes weken na de eerste ziektedag een oordeel over de aard van het ziektebeeld en geeft een advies over de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting. Tijdens de kortstondige afwezigheid mag de onbelaste reiskostenvergoeding worden doorbetaald. Op het moment dat een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, mag de reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast worden uitbetaald. Daarna is een onbelaste uitbetaling wederom toegestaan met ingang van de eerste van de maand volgende op de maand van herstel. De vergoeding wordt in ieder geval stopgezet als de medewerker langer dan 6 weken afwezig is. Het stopzetten gebeurt met ingang van de 1e van de maand na de maand waarin de medewerker 6 weken ziek is. De medewerker dient middels het daartoe bestemde formulier aan te geven voor hoeveel dagen hij weer hervat. Het herleven gebeurt met ingang van de 1e volgend op de maand waarin dit is doorgegeven.

Artikel 10 Voorbehoud fiscale wijzigingen

Indien de fiscale voorschriften dit noodzakelijk maken kan de regeling gewijzigd worden.