Mandaatbesluit

artikel 1 schema’s A en B

• 1. De uitoefening in mandaat van de bevoegdheden, vermeld in het bij dit besluit behorende Schema A en Schema B, wordt opgedragen aan de daarin genoemde functionarissen;

• 2. De uitoefening van deze bevoegdheden vindt plaats met inachtname van de regels genoemd in Hoofdstuk 2 en de aanwijzingen vermeld in Schema A en Schema B.

• 3. De ondertekening van brieven vindt plaats met inachtname van de regels genoemd in Hoofdstuk 3.

• 4. Wijzigingen in de mandatering vinden plaats door wijziging van Schema A en/of Schema B.

artikel 2 uitgangspunten bij mandatering

• 1. Bevoegdheden liggen zo laag als mogelijk in de organisatie.

• 2. Aan de hand van de functie-eisen die voor de mandaathouder gelden wordt vastgesteld of hij bekwaam is om de afweging te kunnen maken, die ten grondslag ligt aan de uitoefening van de gemandateerde besluitbevoegdheid en of hij in de positie is om daarvoor verantwoording te dragen.

• 3. Beslisbevoegdheid houdt, mits het besluit door de gemandateerde zelf is genomen, ook altijd tekenbevoegdheid in.

• 4. Mandaat wordt verleend op functieniveau.

artikel 3 reikwijdte van het mandaat

• 1. Mandaat voor de uitoefening van een bepaalde bevoegdheid houdt het mandaat in om:

  • a.

    zowel begunstigend als afwijzend te besluiten;

  • b.

    om aan het besluit voorschriften en termijnen te verbinden;

  • c.

    om het besluit voor te bereiden;

  • d.

    om het besluit in te trekken, inbegrepen intrekking als sanctie.

• 2. Het bepaalde in het eerste lid onder a geldt niet voor het portefeuillehoudersmandaat. Dit kan slechts uitgeoefend worden als in overeenstemming met het ambtelijk advies besloten wordt. Wenst de portefeuillehouder contrair te besluiten, wordt het mandaatvoorstel geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering.

• 3. Mandaat geldt niet voor besluiten die:

  • a.

    in strijd zijn met beleid;

  • b.

    die een algemeen verbindend voorschrift inhouden;

  • c.

    waarvoor geen dekking in de begroting is voorzien;

  • d.

    waarop het protocol actieve informatieplicht van toepassing is.

artikel 4 plaatsvervanging van de gemandateerde

• 1. Ten behoeve van plaatsvervanging bij ziekte en verlof wijst ieder Afdelingshoofd een plaatsvervanger aan.

• 2. Deze aanwijzing vindt schriftelijk plaats.

• 3. Ten behoeve van plaatsvervanging bij ziekte en verlof wijst ieder Afdelingshoofd vervangende Bureauhoofden aan.

• 4. Deze aanwijzingen vinden schriftelijk plaats.

• 5. Bij afwezigheid van de gemandateerde treedt de plaatsvervanger in alle bevoegdheden.

• 6. Bij gebreke aan plaatsvervangers, is de eersthogere mandaathouder bevoegd. Als deze situatie te lang duurt of als dit uit het oogpunt van bedrijfsvoering wenselijk is, wijst de Algemeen Directeur een plaatsvervanger aan.

artikel 5 uitoefening van mandaat

• 1. Als de mandaathouder bij de uitoefening van het mandaat concludeert dat het onder de gegeven omstandigheden niet wenselijk en verantwoord is om het mandaat op zijn functieniveau uit te oefenen, kan hij daarvan afzien ten faveure van een hiërarchish hogere mandaathouder, of het portefeuille-houdersmandaat.

• 2. Mandaat is verleend op functieniveau. Dat betekent niet dat iedereen van dat functieniveau ook de bijbehorende bevoegdheid uitoefent. Dat is voorbehouden aan de afdeling die met de uitvoering van de taken is belast.

• 3. Het bepaalde in het vorige lid geldt niet bij projectmatig werken en samenhangende besluiten. Dan geldt dat de aangewezen afdeling het eigen aandeel in een besluit voorbereid en één mandaathouder het besluit neemt. Hiervan uitgezonderd zijn mandaten waarvan de uitoefening in Schema A uitdrukkelijk aan een bepaalde afdeling is voorbehouden.

artikel 6 procedurevoorschriften algemeen

• 1. Een brief wordt altijd door of namens een bestuursorgaan ondertekend.

• 2. Uit deze ondertekening moet altijd blijken:

  • a.

    welk bestuursorgaan het besluit genomen heeft (dat geldt ook voor mandaatbesluiten);

  • b.

    wie ondertekent.

• 3. Daarvan uitgezonderd zijn brieven die ondertekend worden door secretaris / burgemeester; daaronder wordt wel de functie maar niet de naam vermeld.

• 4. Op elke brief moet de feitelijke verzenddatum worden vermeld.

• 5. Voor “papieren brieven” geldt dat daarvan na ondertekening en datering een kopie wordt gemaakt. Deze kopie wordt in het dossier gevoegd en gearchiveerd.

• 6. Bij electronische archivering van “papieren brieven” geldt dat, aanvullend op het bepaalde in het vorige lid, de kopie wordt gescand.

• 7. In geval van electronisch bestuurlijk verkeer worden de daarvoor geldende regels toegepast, onverkort het bepaalde in de leden 1 t/m 4.