Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Heeze-Leende houdende regels omtrent de gemeenteraad Verordening ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2016

Artikel

• 1.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    informatie over lopende projecten of onderwerpen op de raadsagenda;

  • c.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • d.

    bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2.

  De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

• 3.

  Het verzoek om informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, c of d wordt door de griffier doorgestuurd aan de secretaris, die in overleg met de portefeuillehouder voor het antwoord zorgt.

• 4.

  Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 5.

  De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel d, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel

. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand, tenzij:

• a.

  het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van de raad;

• b.

  dit het belang van de gemeente kan schaden;

• c.

  de omvang van de gevraagde bijstand een onevenredig beslag legt op de capaciteit.

. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel

De secretaris houdt een register van de verleende bijstand als bedoeld in artikel, eerste lid, onderdeel c, bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen: a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

• b.

  over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

• c.

  welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

• d.

  hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

• e.

  de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel

De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

Artikel

Indien het college of leden van het college informatie wenst/wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 8. Recht op fractieondersteuningsgelden

. De fracties als bedoeld in artikel 9 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad 2014 kunnen jaarlijks beschikken over een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;

. Deze bijdrage kan ten hoogste jaarlijks bestaan uit een vast deel van € 2.500,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie ten hoogste een bedrag van €,-- per raadszetel.

3.Van dit bedrag ontvangen de fracties elk jaar voor 31 januari een bedrag van € 100,-- per fractie en € 100,-- per raadszetel als vrij besteedbaar bedrag.

Artikel 9. Besteding fractieondersteuningsgelden

. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bestedingsdoelen worden in de verordening vastgelegd.

. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• b.

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• c.

  giften;

• d.

  uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die leden ingevolge het rechtspositiebesluit raadsleden en fractievertegenwoordigers toekomen;

• e.

  opleidingen voor raadsleden en fractievertegenwoordigers voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

• f.

  uitgaven voor politiek getinte (campagne)activiteiten dan wel partijbelangen;

• g.

  uitgaven voor het uitvoeren van controle of contra-expertise ter voorkoming van vermenging bijdrage met het onderzoeksbudget van de raad;

• h.

  derving loonkosten;

• i.

  kostensoorten die ondergebracht zijn bij de griffie of in de bedrijfsvoering van de gemeente (verordening rechtspositie raadsleden en fractievertegenwoordigers) zoals: kosten voor congressen en cursussen, vergoeding communicatieapparatuur, representatie, vakliteratuur, contributies, lidmaatschappen, telefoonkosten, bureaukosten, portie, zakelijke giften, bijdrage aan fractiekosten, ontvangsten en excursies (zie ook art. van het Rechtspositiebesluit raadsleden en fractievertegenwoordiger);

• j.

  reis- en verblijfkosten van raadsleden en fractievertegenwoordigers gemaakt in verband met reizen buiten het grondgebied van de gemeente (art. Gemeentewet);

• k.

  het inhuren van ambtelijke bijstand, nadat de gemeentesecretaris in eerste instantie het verzoek om ambtelijke bijstand heeft geweigerd;

• h.

  het inhuren van verwanten.

  • 3.

    De bijdrage dient bij voorkeur gebruikt te worden voor:

• a.

  kosten van inhuren deskundigen bij de voorbereiding van de behandeling van een raadsvoorstel in de raad;

• b.

  kosten voor de organisatie van een inwonersavond over een specifiek onderwerp in relatie tot het raadswerk, die voor iedereen publiekelijk toegankelijk is;

• c.

  uitvoeren van enquêtes onder inwoners;

• d.

  trainingsdagen voor de fractie ter ondersteuning van het raadswerk;

• e.

  kosten van het ontwikkelen en het onderhouden van een website, mits deze website aantoonbaar voor fractiedoeleinden wordt gebruikt (dus voor de landelijke partijen: op lokaal niveau);

• f.

  kosten van publicaties in week- en dagbladen voor zover die gericht zijn op het functioneren van de fractie en het raadswerk;

• g.

  vergoedingen voor fractieassistenten of stagiaires (let op de fiscale aspecten, waarvoor de fractie zelf verantwoordelijk is!)

Artikel 10. Afspraken over uitkering uit het budget fractieondersteuningsgelden

. Het budget voor fractieondersteuning blijft bij de griffie met uitzondering van een vrij besteedbaar bedrag;

• 2.

  Het vrij besteedbaar bedrag bestaat jaarlijks uit een bijdrage van € 100,-- per fractie en € 100,-- per raadszetel en wordt vóór januari van het betreffende kalenderjaar verstrekt aan de fracties. Over dit bedrag is geen verantwoording achteraf nodig;

• 3.

  Indien een fractie een deel van haar resterende budget voor fractieondersteuning wil besteden, dient zij hiervoor een gemotiveerde en onderbouwde aanvraag in bij de griffie;

• 4.

  De griffier beoordeelt of de aanvraag past in de afspraken uit artikel 9 van deze verordening. Indien daar twijfel over bestaat, overlegt de griffier met de burgemeester. Bij blijvende twijfels beslist de werkgroep Fractieondersteuning uit de raad over de aanvraag;

• 5.

  De griffie zorgt voor de uitbetaling aan degene die de diensten aan de fractie verleent;

• 6.

  Fracties houden zelf hun bestedingen en de nog beschikbare middelen binnen het hun toekomende fractieondersteuningsbudget in de gaten.

Artikel 11. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

In afwijking van het bepaalde in artikel 8, eerste lid wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden vóór januari slechts een deel van het vrij besteedbare bedrag per fractie verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het resterende bedrag van het vrij besteedbare bedrag per fractie verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 12. Gevolgen splitsen fractie

Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.Deze verdeling blijft gedurende de rest van de raadsperiode van kracht.

Artikel 13. Reserve

Het is niet toegestaan om in enig jaar niet gebruikte budgetten voor fractieondersteuning te reserveren.

Artikel 14. Verantwoording en controle

. Elke fractie legt vóór 31 januari na het einde van een kalenderjaar, aan het presidium verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

. Het verslag dient ten minste te bevatten:

• a.

  een gespecificeerd overzicht van de uitgaven met kopieën van de daarop betrekking hebbende facturen en van bewijsstukken;

• b.

  een toelichting op de uitgaven met vermelding van de datum, de soort van de uitgave en de soort van de activiteit.

• c.

  indien er sprake is van een activiteit dient te worden vermeld: het kader waarin de activiteit heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld veiligheid), het doel van de activiteit, de doelgroep en de wijze waarop deze doelgroep is uitgenodigd en of er bij de activiteit ook derden, niet zijnde partijleden aanwezig zijn geweest.

• d.

  indien er sprake is van het inhuren van personen dient te worden vermeld of deze persoon een functie binnen de gemeente Heeze-Leende, de gemeenteraad of binnen een commissie/RTG van Heeze-Leende vervult, wat zijn of haar taak dan wel opdracht is geweest en welke afspraak er binnen de fractie over de wijze van vergoeding is gemaakt.

. De griffier toetst of het ingediende verslag voldoet aan de gestelde eisen. Indien dit leidt tot op- en /of aanmerkingen pleegt hij hierover overleg met de desbetreffende indiener van het verslag dan wel met de desbetreffende fractievoorzitter.

. De griffier verzamelt de verslagen van de fracties en maakt daarvan een totaal overzicht voor het presidium.

5.Het presidium stelt het totaal overzicht vast en legt dit ter kennisname voor aan de raad.

Artikel 15. Toepassing Awb

Titel van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Artikel 16. Intrekking oude verordening

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning d.d. 25 januari 2016 vervalt gelijktijdig met het in werking treden van deze verordening.

Artikel 17. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van vaststelling.

Artikel 18. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2016”.