Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester gemeente Hellendoorn 2017

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• b.

  de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Overijssel;

• c.

  de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Hellendoorn;

• d.

  de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot vervulling van de herbenoeming van de burgemeester;

• e.

  de circulaire: de Circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, d.d. 15 juli 2012.

Artikel 2 Instelling en taak van de commissie

• 1.

  Er wordt een raadscommissie ingesteld, genaamd “Vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester Hellendoorn 2017”.

• 2.

  De commissie heeft tot taak de aanbeveling inzake de herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit de voorzitters van de raadsfracties.

• 2.

  De voorzitters van de raadsfracties hebben uit hun midden de plaatsvervangend voorzitter van de raad, de heer G.J. Scholten, gekozen als voorzitter van de commissie. De voorzitter is lid van de commissie en neemt ook deel aan de stemmingen.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 4.

  Bij afwezigheid van de voorzitter van deze commissie vervult mevrouw T.H.M. ten Have het voorzitterschap van deze commissie.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De griffier is secretaris van de commissie. Zij geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. Zij is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.

• 2.

  De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie. Hij geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. Hij is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 5 Adviseur

• 1.

  Op voordracht van het college wordt wethouder J.H. Coes als vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders als adviseur aan de commissie toegevoegd.

• 2.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.  

Artikel 6 Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

• 3.

  De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 4.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9 en 10, geen inzage in of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

• 5.

  De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 8 en 13, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van de bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid verplicht, niet opheffen.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en de adviseur.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste vijf leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, de adviseur en, indien het gesprek met haar plaatsvindt, de burgemeester.

• 3.

  De commissie vergadert niet indien niet ten minste vijf van de negen leden aanwezig zijn.

• 4.

  De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt, indien de minderheid dit wenst, in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 8 Communicatie bij de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 2.

  Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

• 3.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.

• 4.

  Het gebruik van e-mail is niet toegestaan, tenzij het procedurele aangelegenheden betreffen en/of bedoeld is ter voorbereiding van openbare documenten.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris.

• 2.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 3.

  Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 10 Verslag van bevindingen

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

• 1.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• 2.

  een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

• 3.

  de vermelding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie,

en heeft in ieder geval als bijlage: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

Artikel 11 Ontbinding commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 12 Archivering van stukken

• 1.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip, bedoeld in artikel 11, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste lid, sub a. en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 13 Onvoorziene aangelegenheden

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire van de minister niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 14 Inwerkingtreding en vervaldatum

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van de bekendmaking en vervalt op de dag volgende op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester gemeente Hellendoorn 2017.

De raad voornoemd,

de griffier de voorzitter