Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2012.

1. Het college is het bevoegd gezag voor de ambtelijke organisatie en is verantwoordelijk voor het algemeen beheer.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stuurt de ambtelijke organisatie aan in samenspraak met de directeur. Hierbij geldt dat de taken in onderling overleg worden verdeeld, waarbij wel het uitgangspunt geldt dat de wettelijke taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris te allen tijde berusten bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

3. Het college richt zich met name op de uitvoering van de hoofdlijnen van het vastgestelde beleid, als richtinggevend kader voor alle gemeentelijke afdelingen, en op de coördinatie tussen de verschillende beleidsterreinen.

4. Afdelingen worden gevormd op basis van samenhangende beleidsterreinen, waarbij als uitgangspunt geldt dat er zo veel mogelijk sprake is van evenwichtig samengestelde afdelingen van ongeveer 25 á 30 medewerkers.

5. De voorbereiding en uitvoering van het beleid vinden plaats binnen de afdelingen. Tussen voorbereiding en uitvoering dient een wisselwerking te zijn.

6. De bedrijfsvoering van de afdelingen is gebaseerd op integraal management en gaat uit van de volgende uitgangspunten:

• -

  klantgerichtheid;

• -

  resultaatgerichtheid;

• -

  procesgerichtheid;

• -

  rechtmatigheid;

• -

  effectiviteit;

• -

  efficiency;

• -

  professionaliteit;

• -

  continuïteit.

7. Mede op basis van het in het vorige lid gestelde worden verantwoordelijkheden in beginsel zo laag mogelijk binnen de organisatie belegd, waarbij een en ander wordt bevestigd in een deugdelijke mandaatstructuur.

8. Ten aanzien van de organisatieontwikkeling is een Organisatieplan vastgesteld. Ter zake van onderwerpen zoals het dienstverleningsprogramma ‘Samen voor Service’, de sturingsvisie en de managementvisie, wordt verwezen naar de inhoud van het Organisatieplan, dat geacht wordt integraal deel uit te maken van het Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2011.

1. Bij projecten en programma’s van belang die afdelingsoverstijgend zijn, zulks ter beoordeling van de directieraad, neemt de directieraad een besluit tot het instellen van een tijdelijk organisatorisch verband tussen afdelingen als programma- of projectorganisatie.

2. Tot het instellen van een programma- of projectorganisatie wordt niet eerder besloten dan nadat het college is gehoord.

3. Bij programma’s of projecten die personele gevolgen hebben of kunnen hebben, wordt niet eerder tot het instellen van een programma- of projectorganisatie besloten dan nadat de Ondernemingsraad om advies is gevraagd.

4. Bij het besluit tot het instellen van een programma- of projectorganisatie wordt een ambtelijk opdrachtgever, zijnde de algemeen directeur/gemeentesecretaris of de directeur, een politiek opdrachtgever, zijnde een lid van het college, alsmede een ambtelijk projectleider aangewezen.

1. Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college.

2. Er wordt bestuurd op hoofdlijnen en op resultaten, zoals geformuleerd in het Collegeprogramma.

1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur, waarbij geldt dat de wettelijke taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris te allen tijde berusten bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

2. Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur is het dagelijks beheer van de afdelingen opgedragen aan de afdelingshoofden, waarbij geldt dat de aansturing van de afdelingshoofden van de stafafdelingen in beginsel berust bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur en dat de aansturing van de afdelingshoofden van de lijnafdelingen in beginsel berust bij de directeur.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur kunnen in voorkomende gevallen afwijken van het in het vorige lid bepaalde.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur zien toe op de naleving van de afdelingsplannen en de uitvoering daarvan.

5. Onder de verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd kan er door een afdelingshoofd voor gekozen worden om een adequaat aantal medewerkers te belasten met coördinerende taken.

6. In een mandaatbesluit heeft het college de mandaten en volmachten vastgelegd ten behoeve van de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordigings- en ondertekeningmandaten.

7. In het mandaatbesluit wordt in ieder geval opgenomen dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur ondermandaat verleent aan het hoofd Bestuurs- en Managementondersteuning ten aanzien van het ondertekenen van rechtspositionele besluiten ingevolge of krachtens de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Hellevoetsluis voor zover deze geen betrekking hebben op:

• a.

  aanstelling, disciplinaire straf, schorsing en ontslag van de directeur of afdelingshoofd en;

• b.

  disciplinaire straf, schorsing en ongevraagd ontslag van de overige medewerkers.

8. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur vormen het centrale aanspreekpunt van de organisatie en treden in de praktijk als eenheid op.

9. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur verdelen hun taken en rollen in onderling overleg, met inachtneming van het in lid 1 van dit artikel gestelde. In het jaarlijkse Directieplan wordt duidelijkheid verschaft over werkwijze en rolverdeling.

10. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur dragen in onderling overleg zorg voor elkaars vervanging, waarbij geldt dat ten aanzien van de wettelijke taken van de gemeentesecretaris het gestelde in artikel 23 van toepassing is.

11. Bij het ontstaan van een vacature of bij langdurige afwezigheid van de directeur, wijst het college op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur een plaatsvervangend directeur aan.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat het college en de burgemeester in staat zijn tot de naleving van de actieve informatieplicht, zoals bedoeld in de artikelen 169, lid 2 en 180, lid 2 van de Gemeentewet.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen, zoals bepaald in de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011’.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van beslissingen.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming en voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een verslag, dan wel een besluitenlijst.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat de burgemeester terzijde in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator als bedoeld in artikel 170 lid 1 sub a van de Gemeentewet.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert samen met de burgemeester en de raadsgriffier de afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van de samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

4. Het bepaalde in artikel 17 van dit besluit is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. Voor zover de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij de uitoefening van zijn taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op de directeur en op alle ambtenaren die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft het recht ten behoeve van de uitoefening van zijn taken op grond van deze paragraaf bij alle aan het college ondergeschikte medewerkers de inlichtingen in te winnen die daartoe nodig zijn.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is als algemeen directeur ambtelijk eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert en bewaakt de integriteit van de ambtelijke organisatie.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording verschuldigd aan het college.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het college gegeven richtlijnen en het door het college geformuleerde en gevoerde beleid de eindverantwoordelijkheid voor:

a.         de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen het college of de burgemeester en de ambtelijke organisatie;

b.         de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

c.         het voorzien van de bestuursorganen en afzonderlijke leden van het college van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

d.          de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen, waarbij getoetst wordt op:

-           de door het bestuur geformuleerde wensen;

-           de financiële en juridische rechtmatigheid;

-           doelmatigheid;

-           vastgestelde begrotingsdiscipline;

-           personele aspecten.

Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van het bepaalde in de verordening als bedoeld in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet;

e.         de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de ambtelijke organisatie;

f.          de kwaliteit van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie;

g.         het ter zijde staan van de bestuursorganen, met uitzondering van de raad.

5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de bevoegdheid om door middel van algemene instructies medewerkers aanwijzingen te geven omtrent het uitoefenen van hun functie/taken.

6. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad.

7. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor het scheppen van voorwaarden waardoor binnen de totale organisatie de medezeggenschap goed kan functioneren.

8. De gemeentesecretaris/algemeen directeur geeft inhoud aan zijn verantwoordelijkheden in goed overleg met de burgemeester in diens hoedanigheid van voorzitter van het college en voorzitter van de gemeenteraad.

9. Per MaRap-periode legt de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoording af over het gevoerde dagelijkse beheer van de organisatie door middel van bestuursrapportages.

1. Het college benoemt één of meer loco-gemeentesecretarissen.

2. De loco-gemeentesecretaris vervangt de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij diens afwezigheid en treedt, tenzij anders is bepaald, in al zijn rechten en bevoegdheden.

3. Het gestelde in deze verordening is voor de loco-gemeentesecretaris/algemeen directeur van overeenkomstige toepassing.

4. In afwijking van de leden van 2 en 3 kan het college, gehoord de gemeentesecretaris/algemeen directeur, besluiten dat de loco-gemeentesecretaris alleen met de taken wordt belast ingevolge de Gemeentewet en een ander wordt aangewezen als plaatsvervangend algemeen directeur.

5. het gestelde in artikel 21 is niet van toepassing op de loco-gemeentesecretaris die niet tevens is benoemd tot plaatsvervangend algemeen directeur.

6. De artikelen 15 tot en met 20 zijn niet van toepassing op de plaatsvervangend algemeen directeur die niet tevens tot loco-gemeentesecretaris is benoemd.

1. De directeur wordt aangesteld, geschorst en ontslagen door het college.

2. De afdelingshoofden worden op advies van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur aangesteld, geschorst en ontslagen door het college.

3. De overige ambtenaren worden na overleg met de directie en op advies van hun afdelingshoofd, geschorst en ontslagen door het college.

1. De directeur is hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en deze is eerste ambtelijk beoordelaar van het functioneren van de directeur.

2. De afdelingshoofden zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur en deze zijn beiden ambtelijk beoordelaar met betrekking tot het functioneren van de afdelingshoofden. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur kunnen hierbij desgewenst in onderling overleg bepalen dat één van hen optreedt als ambtelijk beoordelaar en zij kunnen de beoordelingstaken ook onderling verdelen.

3. De overige ambtenaren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de afdelingshoofd van de afdeling waarvoor zij werkzaam zijn en de betreffende afdelingshoofd is ambtelijk beoordelaar van het functioneren van de overige ambtenaren die onder zijn leiding werkzaam zijn.

1. Een afdelingshoofd heeft, op basis van de principes van integraal management zoals genoemd in artikel 2 lid 6 en 7 een afgeleide verantwoordelijkheid ten opzichte van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur met betrekking tot de doelstellingen en hoofdtaken die binnen de vastgestelde hoofdstructuur zijn te verrichten door zijn afdeling.

2. Een afdelingshoofd is belast met het opstellen van het jaarlijks op te stellen afdelingsplan en de eerstverantwoordelijke voor de uitvoering daarvan.

3. Een afdelingshoofd is ervoor verantwoordelijk dat de medewerkers het jaarlijkse medewerkersplan opstellen en dat de daarin vastgelegde afspraken worden nagekomen.

4. Een afdelingshoofd geeft integraal leiding aan de beleidsvoorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en het beheer van zijn afdeling.

5. Conform de cyclus van het Beleids- en Begrotingsinstrumentarium legt een afdelingshoofd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur verantwoording af over het gevoerde dagelijkse beheer ten aanzien van zijn afdeling,

1. Een afdelingshoofd wordt tijdens zijn afwezigheid in beginsel vervangen door een op voordracht van hem door het college aangewezen medewerker binnen zijn afdeling.

2. Er dient per afdeling in beginsel één plaatsvervangend afdelingshoofd te zijn aangewezen.

3. Bij het ontstaan van een vacature of bij langdurige afwezigheid van een afdelingshoofd wijst het college een plaatsvervangend afdelingshoofd aan.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur en de directiesecretaris vormen de directieraad, die optreedt als adviesorgaan voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur ten aanzien van:

a.   het adviseren in de richting van het college en de burgemeester in de in artikel 30 genoemde aangelegenheden en

b.   de besluitvorming in de in artikel 30 genoemde aangelegenheden voor zover die tot de competentie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur behoren.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van directieraad.

3. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt de directeur op als voorzitter van de directieraad.

4. De voorzitter van de directieraad stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van de directieraad vast.

5. Ieder lid van het directieraad kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken gereed worden gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het directieraad.

6. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid genoemde personen uit om aan een desbetreffende vergadering van de directieraad deel te nemen.

1. Ter bevordering van de coördinatie en integratie van het handelen van de ambtelijke organisatie bestaat er een permanente overlegstructuur, genaamd het Gemeentelijk Managementoverleg (GMO).

2. Het Gemeentelijk Managementoverleg kent naast de gemeentesecretaris/algemeen directeur als voorzitter, de directeur, de afdelingshoofden en een afvaardiging van de Ondernemingsraad als leden.

3. De leden van het Gemeentelijk Managementoverleg kunnen zich in geval van verhindering laten waarnemen door hun plaatsvervanger.

4. De voorzitter bepaalt de datum en agenda voor de vergaderingen.

5. De leden 5 en 6 van artikel 29 zijn van overeenkomstige toepassing.

1. Periodiek worden werkbesprekingen georganiseerd tussen de directieraad en het college. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsontwikkelingen en bezinning op onderwerpen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben aan de orde.

2. Het bepaalde in het voorgaande lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

3. De gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

1. De functie van concerncontroller wordt uitgeoefend door het afdelingshoofd Financiën & Concerncontrol.

2. De concerncontroller voert zijn functie uit met inachtneming van een door het college vast te stellen instructie waarin in ieder geval regels worden gesteld omtrent zijn positie binnen de organisatie, zijn taken en doelen alsmede zijn relatie tot het college, gemeentesecretaris/algemeen directeur, directeur en de ambtelijke organisatie.

3. De concerncontroller is verantwoordelijk voor het toezicht op de bedrijfsvoering van de gehele ambtelijke organisatie en heeft daarin een toetsende en een adviserende taak.

4. De concerncontroller is onafhankelijk in zijn toetsende en adviserende taak. Hij rapporteert gevraagd en ongevraagd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur en rapporteert zo nodig, naar eigen inzicht, aan het college.

5. Het college kan de concerncontroller rechtstreeks opdragen tot het doen van onderzoek naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van het handelen van onderdelen van de organisatie.

6. De functie van concerncontroller is onverenigbaar met die van beheerder financiën en kassier.

7. Het college wijst één of meerdere consulentcontrollers aan die de concerncontroller vervangen in geval van diens afwezigheid of ontstentenis.

8. Bij het ontstaan van een vacature of bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller wijst het college op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur een plaatsvervangend concerncontroller aan.

1. De controlfunctie met betrekking tot de afzonderlijke afdelingen wordt onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller uitgeoefend door één of meer door hem aan te wijzen ambtenaren in de functie van consulentcontroller.

2. De wijze van uitoefening van de controlfunctie wordt door de consulentcontrollers regelmatig afgestemd met de concerncontroller.

3. Artikel 33 lid 6 is van overeenkomstige toepassing op de consulentcontrollers.

1. Ten behoeve van de verantwoording over het gevoerde beleid en beheer van het concern biedt de concerncontroller uiterlijk gelijktijdig met de jaarrekening het jaarverslag ter vaststelling aan bij het college.

2. Het voorgaande lid is van overeenkomstige toepassing op de jaarverslagen van een afdeling.

1. Door middel van een primatenstelsel wordt eenduidig aangegeven welke afdeling eerstverantwoordelijk is voor welke taak, en met name voor de advisering over die taak aan het college.

2. Indien een onderwerp het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primaathouder medeadvies aan die andere afdeling.

3. De afdeling die medeadvies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met de primaathouder, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

4. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de primaathouder.

5. Als de primaathouder en de medeadviseur niet tot overeenstemming over de inhoud van het advies kunnen komen, voegt de primaathouder het mede advies onverkort toe aan het advies, vergezeld van een slotadvies van de primaathouder.

1. Er wordt regulier beleidsoverleg en bilateraal overleg over de dagelijkse gang van zaken en over specifieke aangelegenheden gevoerd met de verantwoordelijke portefeuillehouder. Dit overleg vindt plaats met de afdelingshoofden en/of een door het afdelingshoofd aan te wijzen behandelend ambtenaar.

2. Behandelende ambtenaren voeren in voorkomende gevallen rechtstreeks overleg met de portefeuillehouders over de voortgang en inhoud. Over de inhoud hiervan wordt het betreffende afdelingshoofd zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld.

1. Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in artikel 160, lid 2 van de Gemeentewet, bepaalt het college welke afdeling of afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdeling of afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels die ter zake gelden.