Verordening op de raadscommissies gemeente Hellevoetsluis 2014

Ondertekening

Toelichting op de verordening op de raadscommissies

Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester.

Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht.

De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Artikel 2

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 3

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt in samenspraak met de agendacommissie of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.

Artikel 4

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van artikel 4 voor dat een raadscommissie bestaat uit maximaal drie leden per fractie. Er kunnen nooit meer leden in een commissie benoemd worden dan het aantal raadsleden waaruit de fractie bestaat.

Zoals ook uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze bepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan.

Op grond van dit lid moeten leden en buitengewone leden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.

Zoals uit het vierde lid blijkt, mogen de leden en de in een raadscommissie benoemde lijstopvolgers elkaar vervangen in de raadscommissies.

Artikel 5

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters “uit zijn midden” benoemt.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter op grond van artikel 1 van de verordening geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie.

De plaatsvervangend voorzitters worden door de raadscommissies vanuit haar midden aangewezen.

Het ligt voor de hand dat de voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid).

Artikel 6

De zittingsperiode van de leden, de eventuele buitengewone leden en de voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het (buitengewoon) lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie, op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor buitengewone leden, deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen, ontslag nemen of overlijden. Desgewenst kan de raad er voor kiezen om hiervoor een vergelijkbare ontslagregeling als voor de voorzitter op te nemen door aanvulling van het vierde lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden.

Artikel 7

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. De aanwijzing en vervanging van de commissiegriffier wordt overgelaten aan de griffier.

De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 26 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen. Of de griffier aanwezig is in de vergaderingen van de raadscommissies zal afhangen van de omvang van de griffie en het daarmee samenhangende profiel van de commissiegriffier.

Het kan ook zijn dat de griffier de taken van de commissiegriffier vervult.

Artikel 8

Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Indien de commissiegriffier echter meer inhoudelijke taken vervult, is het ook denkbaar dat hierover overleg wordt gevoerd met de commissiegriffier.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze verordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 9

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste een week voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 14, vierde lid).

Artikel 10

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raadscommissie de agenda voorlopig vast. Dit vaststellen geschiedt in overleg met de agendacommissie. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid is en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden.

Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Artikel 11

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen digitaal op de website beschikbaar gesteld.

Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies bij de griffier inzien.

Artikel 12

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 van de Awb.

Artikel 13

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Indien de griffier tevens de functie van commissiegriffier op zich neemt, ondertekent hij de presentielijst. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 14

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 14 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een digitale oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 15

Na opening van de vergadering door de voorzitter wordt de commissieleden maximaal een half uur de gelegenheid gegeven vragen te stellen.

Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van de doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.

De burger kan inspreken over onderwerpen die een raadscommissie aangaan. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de griffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst.

In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers.

Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich ten minste 48 uur voor de vergadering melden bij de griffier. Uiteraard kan er afhankelijk van de beschikbaarheid, ook gekozen worden voor aanmelding bij de commissiegriffier.

In het zevende lid is ervoor gekozen om een burger, die inspreekt eventueel een tweede termijn te geven. Op basis van artikel 18, eerste lid, wordt de ontwerpbesluitenlijst toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 16

De ontwerpbesluitenlijst wordt tegelijkertijd, zo mogelijk, met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden en de definitieve besluitenlijst na vaststelling aan overige personen die het woord gevoerd hebben toegezonden. De voorzitter, de leden, de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de besluitenlijst vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting, van hetgeen besproken is, te geven. De commissiegriffier stelt de besluitenlijst op, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de griffier op grond van het vijfde lid. Er kan ook voor worden gekozen om deze verantwoordelijkheid bij de commissiegriffier te leggen. Na vaststelling van de besluitenlijst ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze.

Artikel 17

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 18

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.

Artikel 19

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 26 van deze verordening.

Artikel 20

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen (bijvoorbeeld de voorzitter van een deelraad aan de beraadslaging over deelgemeente aangelegenheden). Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de besluitenlijst, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 21

Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad.

Artikel 22

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 23

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijke besluitenlijst wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze bepaling dat de besluitenlijst van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier. Uiteraard kan ook voor inzage bij de commissiegriffier worden gekozen, indien deze (vrijwel) voortdurend aanwezig is. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze besluitenlijst.

Artikel 24

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad haar opheft.

Artikel 25

Zoals uit de toelichting op artikel 24 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 26

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 27

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 28 en 29

Deze artikelen behoeven geen toelichting.

Bijlage betreffende nadere uitwerking werkwijze raadscommissies

Algemeen: de commissie wordt voorgezeten door een zakelijke en onpartijdige voorzitter. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om de termijnen te bewaken. Ieder agendapunt moet door de voorzitter, na maximaal twee termijnen, worden afgesloten met een conclusie. Sluitingstijd commissies: 23.00 uur met voortgang op de volgende avond. Indien de plaatsvervangend voorzitter de vergadering voorzit kan de fractie waaruit deze afkomstig is een vervangend commissielid meenemen.

1. Vaste volgorde van agendapunten

Vaste agendapunten: 1e agendapunt is opening, 2e agendapunt is spreekrecht, 3e agendapunt is vaststellen van de agenda, 4e agendapunt is mededelingen van/rondvraag aan portefeuillehouders, 5e agendapunt is vaststellen besluitenlijst vorige vergadering, 6e agendapunt is actiepuntenlijst, 7e agendapunt is ingekomen stukken en mededelingen commissie, 8e agendapunt is lijst van ingekomen stukken raad. Daarna volgen de om advies, ter opiniering of ter informatie voorliggende stukken; hierbij geldt dat de punten die door moeten naar de raadsvergadering in volgorde voorgaan aan andere punten. De agenda sluit met de punten begrotingswijzigingen, rondvraag en sluiting.

2. Besluitenlijsten

De verslaglegging geschiedt in de vorm van besluitenlijsten. Wel worden daarin zonodig de verschillende standpunten van de fracties weergegeven. Ook worden opmerkingen genoteerd als daar uitdrukkelijk om gevraagd wordt. Daarnaast worden toezeggingen aan de commissie vermeld. Na elk agendapunt wordt door de voorzitter vastgesteld wat het besluit/advies van de commissie is (vraagstelling: Acht de commissie het voorstel rijp voor behandeling in de raad? Zo ja: Vindt u dat dit voorstel een hamerstuk is?). In de meeste gevallen zal het gaan om een voorstel aan de raad, waarop het advies van de commissie gevraagd wordt. Gaat de commissie akkoord, dan wordt dus als volgt genoteerd:

“De commissie acht het voorstel rijp voor behandeling in de raad (als hamerstuk)”.

Ook kan de commissie akkoord gaan, doch daar aan de instemming nog enkele voorwaarden verbinden. Ook dat wordt dan genoteerd.

Samenvattend:

- kort en bondig;

- stemmingen worden wel weergegeven;

- hamerstukken worden weergegeven;

- toezeggingen worden weergegeven;

extra:

- opiniërende stukken worden uitgebreider weergegeven;

- informerende stukken worden kort weergegeven (er is geïnformeerd, eventuele afspraken/toezeggingen, afsluiting: de commissie heeft kennis genomen van);

- stuk van de inspreker wordt weergegeven (niet het betreffende agendapunt).

N.B. Indien sprake is van een item dat in alledrie de commissies behandeld dient te worden, dan geldt dat de vakcommissie het primaat ten aanzien van het advies aan de raad heeft.

3. Actiepuntenlijst

Naar aanleiding van toezeggingen aan de commissie of vragen van de commissie wordt aan de besluitenlijst een actiepuntenlijst toegevoegd. De actiepunten worden voorzien van een termijn van realisatie.

De bewaking daarvan is een verantwoordelijkheid van het college/de portefeuillehouder.

Bij een verzoek van een commissielid een onderwerp op de actiepuntenlijst te zetten beslist de commissie als geheel.

4. Uitnodigen portefeuillehouder(s)

De portefeuillehouder(s) wordt/worden op verzoek van de commissievoorzitter uitgenodigd. De commissiegriffier regelt een en ander.

Indien stukken van een portefeuillehouder op de commissieagenda staan is deze automatisch uitgenodigd.

De portefeuillehouder(s) kan/kunnen besluiten om een ambtenaar mee te nemen naar de vergadering. De vragen dienen gesteld te worden aan de portefeuillehouder(s) maar deze kan/kunnen de voorzitter verzoeken om het woord te mogen geven aan de desbetreffende ambtenaar voor nadere toelichting. Commissieleden mogen niet direct vragen stellen aan de ambtenaar.

In zijn algemeenheid geldt dat politiek bestuurlijke antwoorden door de portefeuillehouder worden gegeven en technische antwoorden door de ambtenaar.

5. Integrale behandeling in vakcommissie

Integrale behandeling van een voorstel vindt in principe plaats in de vakcommissie. Indien er sprake is van budgetoverschrijding of als iets “nieuw” financieel geregeld moet worden, dan wordt het voorstel ook in de commissie AZM behandeld, evenals grondexploitaties. Echter alleen over dat financiële aspect. Beleidsinhoudelijke behandeling blijft in de commissie AZM achterwege.

6. Besloten commissievergaderingen

Bij besloten commissievergaderingen kunnen aanwezige collegeleden in de vergadering aanwezig blijven. Dat geldt ook voor de op de publieke tribune aanwezige andere raads- en commissieleden. De besluitenlijst van de besloten commissievergadering kan bij de griffier ingezien worden.

7. Gecombineerde commissievergaderingen

Bij een gecombineerde commissie, zijnde een vergadering van twee raadscommissies, met toepassing van artikel 2, lid 6 van de verordening, zal de agendacommissie bepalen welke commissievoorzitter de gecombineerde commissie voorzit.

Leden van de gecombineerde commissie zijn hierbij de leden van beide commissies.

Bij een gecombineerde commissievergadering, zijnde een voorbereidingsvergadering voor bijvoorbeeld de begrotingsraad, wordt voorgezeten door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

Leden van deze gecombineerde commissie zijn de raadsleden. Bij verhindering kan een raadslid zich laten vervangen door een commissielid, niet zijnde raadslid.

8. Aanvullende lijst van ingekomen stukken

Voor de laatste raadsvergadering voor de zomer- en kerstvakantie zal een aanvullende lijst van ingekomen stukken worden verstrekt.

9. Richtlijnen voor verzoeken tot agendering

Richtlijnen:

- verzoek gericht aan de commissievoorzitter/-griffier: de voorzitter van de commissie neemt contact op met de verzoeker om de argumenten tot het verzoek te kunnen onderzoeken;

- het te agenderen onderwerp moet in principe voorzien zijn van een belegstuk;

- het te agenderen onderwerp wordt bij het ontbreken van een belegstuk in de commissie toegelicht door de verzoeker;

- verzoek van commissie (op basis van meerderheidsprincipe) gericht aan de griffier een onderwerp te agenderen voor de raadsvergadering: onderwerp wordt geagendeerd mits de voorzitters van de andere commissies geen bezwaar hebben;

- een onderwerp voor de raadsagenda dient voorzien te zijn van een belegstuk;

10. Verordeningen

Verordeningen worden voor de betreffende vakcommissie geagendeerd.

11. Presentaties/informerende bijeenkomsten

Van presentaties of informerende bijeenkomsten worden in principe geen besluitenlijsten gemaakt. Alleen concrete afspraken worden opgenomen in de actiepuntenlijst van de commissie.

12. Spreekrecht

Spreekrecht vindt plaats overeenkomstig artikel 15 van de verordening, met dien verstande dat de commissieleden vragen aan de inspreker(s) kunnen stellen. De voorzitter of een lid kan dit conform lid 6 van bovengenoemd artikel in het voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger meenemen.

Insprekers ontvangen na vaststelling de besluitenlijst van de desbetreffende avond.

13. Aanbiedingen aan de commissie

Als vaste regel geldt dat “aanbiedingen”, zoals te vermenigvuldigen en uit te delen stukken, aan de bode dienen te worden overhandigd. De commissiegriffier dient hiervan op de hoogte te zijn en informeert zich hierover bij de verzoeker/inspreker.

14. Urgente vragen aan het college

Naar aanleiding van het vervallen van het vragenuur, kunnen urgente vragen aan het college in de commissies gesteld worden. Deze vragen dienen uiterlijk 1 dag voor aanvang van de commissie, voor 12.00 uur, bij de betreffende commissiegriffier aangeleverd te worden. Tijdig ingediende vragen worden vervolgens in de commissie beantwoord.

Presidium, 23 januari 2007.