Regeling vervallen per 15-07-2016

Algemene mandaatregeling Helmond 2010 ( mandaatregister )

Geldend van 16-04-2016 t/m 14-07-2016

Intitulé

ALGEMENE MANDAATREGELING HELMOND 2010

Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar van Helmond ieder voor zover bevoegd;

gelet op het bepaalde in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen de Algemene mandaatregeling Helmond 2010.

Hoofdstuk 1 Begripsomschrijvingen en schakelbepaling

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    mandaat: mandaat als bedoeld in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • b.

    volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • c.

    machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten, niet zijnde besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • d.

    ondertekeningsmandaat: de bevoegdheid tot het namens een bestuursorgaan ondertekenen van een door dat bestuursorgaan genomen besluit;

  • e.

    mandaatgever: het bestuursorgaan dat de bevoegdheid laat uitoefenen door een ander;

  • f.

    gemandateerde: degene die in opdracht van het bestuursorgaan de bevoegdheid uitoefent;

  • g.

    (mandaat)register: het bij deze regeling behorend overzicht waarin bevoegdheden zijn opgenomen inzake mandaat, volmacht en machtiging;

  • h.

    ondermandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan het mandaat van een gemandateerde in zijn plaats uit te oefenen;

  • i.

    feitelijke handeling: een handeling die noch een

    besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling is.

Artikel 1:2 Schakelbepaling

  • 1. Deze regeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een functionaris, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van

    privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van feitelijke handelingen.

  • 2. Waar in deze regeling staat vermeld 'mandaat' en 'gemandateerde' wordt ook bedoeld 'volmacht' en 'gevolmachtigde' respectievelijk 'machtiging' en 'gemachtigde', tenzij de aard van de desbetreffende bevoegdheid zich hiertegen verzet.

Hoofdstuk 2 Uitoefening van bevoegdheden

Artikel 2:1 Bevoegdheid, plaatsvervanging en besteding van budgetten

  • 1. De uitoefening van de in het bij deze regeling behorende register vermelde bevoegdheden wordt opgedragen aan de daarin genoemde functionarissen of personen en hun plaatsvervangers overeenkomstig het Overzicht vervanging leidinggevenden dat deel uitmaakt van de

    Budgethouderschapsregeling Helmond.

  • 2. Indien de uitoefening van de in het register opgenomen bevoegdheden het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt dit onderdeel uit van het mandaat. Dit voor zover daarbij de te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende

    budget zoals opgenomen in de gemeentebegroting en met inachtneming van het bepaalde in de Budgethouderschapsregeling Helmond en de in het register opgenomen bijzondere bepalingen of restricties.

Artikel 2:2 Ondermandaat

  • 1. Een afdelingsmanager of teammanager kan een gemandateerde bevoegdheid in ondermandaat verlenen aan de onder hem werkzame medewerkers tenzij in het register deze mogelijkheid expliciet is uitgesloten.

  • 2. Een besluit tot het verlenen, wijzigen en intrekken van ondermandaat wordt schriftelijk vastgelegd en opgenomen in een centraal dossier.

  • 3. De gemandateerde ziet erop toe dat het gebruik van het door hem verleende ondermandaat op een rechtmatige wijze plaatsvindt.

  • 4. Bij ondermandaat als bedoeld in het eerste lid zijn de bepalingen van deze regeling onverkort van toepassing.

Artikel 2:3 Informatievoorziening

De gemandateerde is verplicht het bevoegde bestuursorgaan desgewenst te informeren over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten.

Hoofdstuk 3 Toepassing van mandaat en mandaatregister

Artikel 3:1 Omvang en uitzonderingen op gebruik bevoegdheid

  • 1. Een verleend mandaat omvat naast het nemen en ondertekenen van besluiten, ook het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, waaronder:

    • a.

      het verstrekken van mondelinge of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard;

    • b.

      het uitreiken of toesturen van ontvangstbewijzen;

    • c.

      het voeren van overige correspondentie;

    • d.

      besluiten tot uitstel of opschorting beslistermijn;

    • e.

      besluiten tot het buiten behandeling stellen van een aanvraag;

    • f.

      het inwinnen van adviezen en inlichtingen;

    • g.

      het verbinden van voorschriften en voorwaarden en het opleggen van beperkingen;

    • h.

      het bekendmaken van besluiten, daar waar de verplichting daartoe wettelijk is voorgeschreven.

  • 2. Een verleend mandaat omvat niet de bevoegdheid om een begunstigend besluit in te trekken, tenzij:

    • a.

      het een gebonden beschikking betreft waarbij de wettelijke regeling waarop de beschikking berust zelf voorziet in de mogelijkheid tot intrekking;

    • b.

      het mandaatregister hier expliciet melding van maakt.

  • 3. Een verleend mandaat omvat niet de bevoegdheid om te besluiten op een ingediend bezwaarschrift, tenzij dit in het register expliciet is bepaald.

  • 4. De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatregister, tenzij:

    • a.

      bij betrokkenheid van meerdere organisatorische eenheden één of meer van deze organisatorische eenheden over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht;

    • b.

      er sprake is van een afwijkend of negatief advies afkomstig van een extern adviseur;

    • c.

      de verantwoordelijke portefeuillehouder te kennen heeft gegeven dat deze het voorgenomen besluit aan het ter zake bevoegde bestuursorgaan wil voorleggen;

    • d.

      de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen;

    • e.

      het besluit een afwijking zou inhouden van bestaand beleid (beleidsregel of vaste gedragslijn), richtlijnen, voorschriften en bij gebruik van een hardheidsbepaling;

    • f.

      het besluit zou leiden tot overschrijding van budgetten of kredieten of anderszins niet voorziene financiële consequenties;

    • g.

      tegen het voorgenomen besluit eerder zienswijzen zijn ingebracht;

    • h.

      er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde of van diens plaatsvervanger bij het te nemen besluit bestaat.

  • 5. Indien zich één of meer van de in het vierde lid onder a tot en met h omschreven situaties voordoet, dan besluit het ter zake bevoegde bestuursorgaan zelf tenzij in het mandaatregister expliciet een uitzondering is gemaakt.

Artikel 3:2 Ondertekeningsmandaat

  • 1. Aan de gemandateerde komt enkel de ondertekeningsbevoegdheid toe indien:

    • a.

      dit in het register expliciet staat vermeld;

    • b.

      de wens daartoe door of namens het bestuursorgaan kenbaar is gemaakt.

  • 2. In het geval er sprake is van een ondertekeningsmandaat, draagt de gemandateerde zorg voor vermelding van het feit dat het besluit door het bestuursorgaan zelf is genomen.

Artikel 3:3 Ondertekeningswijze mandaat

  • 1. Een krachtens (onder)mandaat genomen besluit en de op de gemandateerde bevoegdheden betrekking hebbende stukken worden door de gemandateerde ondertekend op de wijze als vermeld in de toelichting bij deze regeling.

  • 2. Indien het (onder)mandaat uitsluitend betrekking heeft op ondertekening vindt deze plaats op de wijze als vermeld in de toelichting bij deze regeling.

Artikel 3:4 Het mandaatregister

  • 1. Het bij dit besluit behorende register geeft een overzicht van: de bevoegdheden, welk bestuursorgaan (primair) bevoegd is, de juridische grondslag per onderdeel, de aard van de bevoegdheid, gemandateerde functionarissen, het gebruik van de mogelijkheid tot ondermandaat en instructies, opmerkingen of restricties.

  • 2. Het (algemeen) mandaatregister is openbaar en is te raadplegen via de gemeentelijke website: www.helmond.nl.

Hoofdstuk 4 Coördinatie- en Slotbepaling

Artikel 4:1 Coördinatie

  • 1. Indien er onduidelijkheid bestaat met betrekking tot de toepassing of uitvoering van een verleend mandaat, maakt de gemandateerde geen gebruik van zijn bevoegdheid totdat er wel duidelijkheid is ontstaan.

  • 2. Bij het ontbreken van duidelijkheid als bedoeld in het vorige lid wordt de kwestie via de direct leidinggevende van gemandateerde ter nadere besluitvorming voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan, voorzien van het standpunt van de gemeentesecretaris of ter beoordeling van

    laatstgenoemde van het Managementteam.

Artikel 4:2 Inwerkingtreding

  • 1. Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking.

  • 2. Gelijktijdig met de inwerkingtreding als bedoeld in het eerste lid wordt het geldende mandaatregister zoals vastgesteld bij besluit van 23 november 2003 (gemeenteblad 2004, nr. 76), en welk mandaatregister nadien enkele malen is gewijzigd, ingetrokken.

Artikel 4:3 Overgangsbepaling

Op aanvragen die na 1 oktober 2010 onder de werking van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht vallen, maar voor de inwerkingtreding van die wet zijn ingediend bij het college als bevoegd gezag is deze regeling niet van toepassing. Op dergelijke aanvragen blijft het mandaatregister als bedoeld in artikel 4:2, tweede lid, onverminderd van toepassing.

Ondertekening

Besloten in de vergadering van 5 oktober 2010.
Burgemeester en wethouders van Helmond,
De burgemeester,
drs. A.A.M. Jacobs
De secretaris,
dhr. A.A.M. Marneffe RA
De burgemeester van Helmond,
drs. A.A.M. Jacobs
De heffingsambtenaar,
dhr. A.G. Lutgens
De invorderingsambtenaar,
dhr. A.R.M. Jetten
Bekend gemaakt op:
8 oktober 2010
de gemeentesecretaris,
dhr. A.A.M. Marneffe RA

Mandaatregister

Mandaatregister

Toelichting

Toelichting behorende bij Algemene mandaatregeling Helmond 2010

 

A. Algemeen deel

 

1. Inleiding

Het oorspronkelijk mandaatregister van de gemeente Helmond stamt uit 1994 en is sindsdien vele malen tussentijds gewijzigd. In 2004 heeft een grootschalige (structuur)herziening van het mandaatregister plaatsgevonden. Anno 2010 blijkt dat de structuur en de opzet van het mandaatregister op zichzelf gezien nog voldoen. Wel was er een sterke behoefte om de systematiek te optimaliseren, te verduidelijken en verder in juridische zin te verfijnen. Tevens bleek dat de uniformiteit van het mandaatregister door de jaren heen deels verloren is gegaan. Daarnaast hebben de vele wetswijzigingen op allerlei niveaus hun sporen nagelaten. Kortom, voldoende aanleiding om de regeling te herzien en het mandaatregister up-to-date te maken.

 

In het vervolg van deze algemene toelichting wordt het overkoepelende begrip ‘mandaat’ gebezigd. Hieronder worden tevens begrepen de verwante rechtsfiguren: ‘volmacht’ en ‘machtiging’. De overeenkomsten en verschillen worden in onderdeel B van de toelichting uitgelegd (zie begripsomschrijvingen bij artikel 1:1).

 

Voordat we verder gaan met de doorgevoerde wijzigingen, is het van belang om nog even stil te staan bij het volgende. In de wereld van het openbaar bestuur komen we al sinds jaar en dag het begrip ‘mandaat’ tegen en vooral ook de varianten: afdoeningsmandaat en tekenmandaat. Het afdoeningsmandaat kende op zijn beurt ook weer twee varianten en wel: het beslismandaat en het uitvoeringsmandaat. De rechtsfiguur mandaat is inmiddels opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en laat voornoemd jargon of spraakgebruik links liggen. M.a.w. de Awb maakt geen onderscheid tussen afdoenings-, teken-, beslis- en uitvoeringsmandaten. Artikel 10.1 Awb omschrijft mandaat als volgt: ‘de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen’. Een teken- of ondertekeningsmandaat is geen mandaat omdat de beslissing om de handtekening te zetten op zichzelf geen besluit is. Wel erkent de Awb het bestaan van ondertekeningsmandaten (zie artikel 10:11 Awb).

 

2. De wijzigingen

Uitgangspunt bij de opzet van het nieuwe mandaatstelsel is dat wat goed is behouden blijft en datgene wat kan worden gemist komt te vervallen. De vraag rijst vervolgens wat er nu in de kern is veranderd ?

 

Hoofdspelregels verhuizen naar mandaatregeling (nieuw)

In het oude register trof men de “hoofdspelregels” over mandaat, volmacht en machtiging aan in een zeer uitgebreide toelichting behorende bij het mandaatregister. In de praktijk werd niet of nauwelijks van deze toelichting gebruik gemaakt, mede vanwege de omvang. Omdat dergelijke “hoofdspelregels” niet kunnen worden gemist, is bezien op welke wijze kan worden bereikt dat gebruikers hiervan toch kennis nemen. In sommige gemeenten treft men dergelijke spelregels aan in een compacte en artikelsgewijs opgezette (algemene) mandaatregeling met daarachter een mandaatregister. Ook bij deze herziening is gekozen voor een degelijke opzet waarbij tevens van de gelegenheid gebruik is gemaakt om een expliciete kop- peling te maken met de budgethouderschapsregeling en de “vervangingsregeling”. Laatstgenoemde wordt opgenomen in de Budgethouderschapsregeling Helmond.

 

Overige wijzigingen

Nieuw is de verplichting van de gemandateerde om het bevoegde bestuursorgaan (mandaatgever) desgewenst te informeren over de in (onder)mandaat genomen besluiten.

Ook nieuw is de coördinatiebepaling neergelegd in artikel 4:1. Niet dat de toelichting behorende bij het mandaatregister 2004 niet voorzag in de situatie hoe om te gaan bij onduidelijkheden of twijfel rondom mandatering, maar een duidelijk uitgewerkte (procedure)regeling op dat punt was niet voorhanden.

In het vorige stelsel werd uitgegaan van de mogelijkheid van ondermandaat. Maar wanneer wordt teruggeblikt op het bijbehorende mandaatregister, dan viel op dat alle mandaten door het bestuursorgaan rechtstreeks waren verleend en dat van ondermandaat dus eigenlijk geen sprake was. Het kenmerkende van ondermandaat is immers dat een gemandateerde zijn bevoegdheid ‘doorgeeft’ aan een ander (lees: medewerker). M.a.w. de “tweetrapsraket” - die inherent is aan ondermandaat - bleek niet aanwezig te zijn en deze wordt nu geïntroduceerd.

In het nieuwe stelsel (zie mandaatregister) is aan de gemeentesecretaris de bevoegdheid toegekend om alle in het mandaatregister opgenomen onderdelen uit te oefenen, behoudens in het geval er sprake is van

een bestuurlijk mandaat, de bevoegdheid een externe aangelegenheid is (d.w.z. het mandaat toekomt aan een functionaris buiten de ambtelijke organisatie en waarbij een ondergeschiktheidsverhouding ontbreekt) of mandaat aan de gemeentesecretaris anderszins niet passend is.

 

In de praktijk rezen nog weleens vragen over de omvang van het mandaat en meer in het bijzonder hoever de voorbereidings- en uitvoeringshandelingen reikten. Hoewel de toelichting uit 2004 op dit punt wel enig houvast bood, is nu via artikel 3:1 van de algemene mandaatregeling een expliciete opsomming gegeven van zaken die in beginsel inherent zijn aan het gebruik van een bevoegdheid. Ook wordt daarin expliciet aangegeven wat de grenzen of beperkingen zijn.

 

In het nieuwe mandaatstelsel zijn nog meer wijzigingen doorgevoerd. Deze zijn niet van dien aard dat ze op deze plaats dienen te worden behandeld. Wel zij nog gewezen op de vormgeving en ondertekening van de besluiten. Ook op dit punt hebben zich wijzigingen voorgedaan en die komen aan de orde in onderdeel B (zie toelichting bij artikel 3:3).

 

3. Het wat en waarom van mandaat

Bij mandaatverlening worden bevoegdheden die een bestuursorgaan op grond van wet- en regelgeving toekomt, opgedragen aan functionarissen werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie en in beperkte mate daarbuiten. Mandaat is de rechtsfiguur om besluiten met een uitvoerend karakter op te dragen aan de uitvoerende organisatie. De achterliggende gedachte is dat op die manier een organisatie snel, slagvaardig en klantgericht kan opereren en de bestuursorganen zoveel mogelijk worden ontlast. Mandaat kan dan ook worden gezien als een belangrijk efficiencyinstrument. Mandaat kan worden beschouwd als de publiekrechtelijke tegenhanger van volmacht die we vanuit het privaatrecht kennen.

 

Verschil delegatie en mandaat

In de praktijk worden de begrippen mandaat en delegatie nog weleens door elkaar gebruikt. Deze figuren hebben gemeen dat er sprake is een afgeleide vorm van bevoegdheidsverkrijging. Het belangrijkste verschil is dat bij delegatie de bevoegdheid om te besluiten (in de zin van artikel 1:3 Awb) wordt overgedragen van een bestuursorgaan op een ander, die deze zelfstandig en op eigen naam uitoefent. “Overdragen” betekent dat het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan zijn bevoegdheid niet zelf meer kan uitoefenen (tenzij het delegatiebesluit wordt teruggedraaid). Delegatie speelt doorgaans in de verhouding tussen gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Hierbij zij aangetekend dat als gevolg van de dualiseringsoperatie de delegatiefiguur sterk aan betekenis heeft ingeboet. Delegatie aan ondergeschikte ambtenaren is niet toegestaan. Bij mandaat is meestal sprake van de relatie bestuursorgaan - niet bestuursorgaan. Van overdracht van bevoegdheid is geen sprake; het heeft meer weg van vertegenwoordiging.

 

Mandaat wettelijk verankerd in de Awb

De mandaatfiguur is - zoals in onderdeel 1 al werd aangegeven - wettelijk geregeld in hoofdstuk 10 (afdeling 10.1.1) van de Awb. In de Algemene mandaatregeling Helmond 2010 zijn aanvullende spelregels en randvoorwaarden opgenomen waaronder mandaatverlening in de gemeente Helmond plaatsheeft. Deze spelregels bieden gebruikers enerzijds duidelijkheid en houvast bij het uitoefenen van de aan hen toegekende bevoegdheden. Anderzijds dragen de spelregels bij aan de uniforme werkwijze en uitvoering die vanuit bestuurlijk perspectief wordt nagestreefd. Een correcte naleving van de spelregels voorkomt verder dat besluiten onbevoegd worden genomen.

 

Welke besluiten komen voor mandaat in aanmerking?

Mandaat is - zoals aangegeven - het instrument om besluiten met een uitvoerend karakter op te dragen aan de uitvoerende organisatie. De volgende besluiten komen met name voor mandatering in aanmerking:

- routinematige besluiten, ofwel besluiten die veelvuldig worden genomen, regelmatig terugk en

en waarbij niet of nauwelijks bestuurlijke gevoeligheden optreden;

- besluiten die binnen een vastgesteld beleidskader worden genomen. Daarbij valt te denken aan

duidelijk omlijnde kaders neergelegd in regelgeving (met inbegrip van beleidsreg ),

beleidsnota’s en plannen. Kortom: besluiten die beleidsveranderend, -vernieuwend of initiërend

zijn vallen erbuiten.

 

Wettelijke beperkingen

Het verlenen van mandaat door een bestuurorgaan (meestal het college) is in het algemeen toegestaan. Alleen wanneer bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet, is mandaatverlening niet geoorloofd. Het laatste volgt uit artikel 10:3 Awb. Het tweede lid van dat artikel noemt expliciet een aantal gevallen waarin de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen mandaatverlening. Het betreft hier:

- het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die

bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien. Achterliggende gedachte: het vaststellen van

regelgeving wordt te belangrijk geacht om te mandateren.

- het nemen van een besluit met versterkte meerderheid of van een besluit waarbij de

vaststellings-procedure zich tegen mandaatverlening verzet. Achterliggende gedachte: het

specifieke van die vaststellingsprocedure zou anders zijn zin verliezen.

- het beslissen op een beroepschrift. Achterliggende gedachte: de rechtsbescherming wordt teveel

uitgehold wanneer dit werk aan anderen (ambtenaren) wordt overgelaten.

- het vernietigen van of het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander

bestuursorgaan. Achterliggende gedachte: het betreft hier zodanig ingrijpende besluiten, zeker

voor het bestuursorgaan die het lot treft dat zijn besluit wordt vernietigd of waaraan goedkeuring

onthouden wordt.

 

Mandaat en het beslissen op bezwaar

Uit het derde lid van artikel 10:3 Awb volgt nog dat het beslissen op een bezwaarschrift niet gemandateerd mag worden aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen. Achterliggende gedachte: het kunnen garanderen dat met voldoende afstand (m.a.w. zonder vooringenomenheid c.q. de schijn van vooringenomenheid) het primaire besluit wordt heroverwogen. Die beperking betekent overigens niet dat er niet gemandateerd kan worden en dat het bestuursorgaan zelf de heroverweging voor zijn rekening moet nemen. Het bestuursorgaan kan - als bijvoorbeeld de hoeveelheid te behandelen bezwaarschriften daartoe aanleiding geeft - de bevoegdheid ook toekennen aan een andere functionaris of nog beter een functionaris die hiërarchisch gezien een hogere functie in de organisatie bekleedt. Van de mogelijkheid om in mandaat te beslissen op bezwaar wordt in Helmond met terughoudendheid gebruik gemaakt, en waar dit gebeurd is het met de nodige waarborgen omkleed.

 

Consequenties bij overschrijding mandaat

Voorwaarde voor de juridische binding is dat het besluit is genomen binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Dit spreekt voor zichzelf, omdat buiten de grenzen van wat is gemandateerd er geen bevoegdheid bestaat. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt of worden de grenzen van het mandaat overschreden, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit. Het gevolg van een onbevoegd genomen besluit kan zijn dat dit in rechte wordt vernietigd. De bestuursrechter mag een dergelijk bevoegdheidsgebrek ambtshalve constateren.

 

4. Opzet mandaatstelsel

Zoals in onderdeel 2 al is aangegeven, is het mandaatregister uitgebreid met een overkoepelende mandaatregeling met daarin de belangrijkste spelregels (ter aanvulling op het bepaalde in de Awb). “Op de keeper beschouwd” zou men de algemene mandaatregeling als “moederregeling” kunnen bestempelen. Het bijbehorende mandaatregister kan worden gezien als een integraal overzicht van alle taken die door middel van mandaat, volmacht of machtiging kunnen worden afgedaan. Let wel, het betreft hier bevoegdheden van algemene aard; mandaten die voor een bepaald of concreet geval (en dus niet zijn bedoeld voor herhaalde toepassing) worden verleend treft men niet aan in het mandaatregister.

 

Uitgangspunt: koppeling aan functies

Binnen de gemeente Helmond worden sinds 1994 de mandaten gekoppeld aan de functie en in beginsel niet verstrekt aan personen. Deze systematiek blijft ongewijzigd. Dit betekent dat bij afwezigheid van de gemandateerde, zijn vervanger krachtens hetzelfde mandaat hetzelfde besluit kan nemen en de daarbij behorende voorbereidings- en uitvoeringshandelingen kan en mag verrichten. Als een extern persoon wordt ingehuurd als vervanger, is de mandaatstructuur ook op hem van toepassing.

 

Ondermandaat

Ondermandaat was en blijft mogelijk en past bij de besturingsfilosofie van de gemeente Helmond. Nieuw in de huidige systematiek is dat in het (mandaat)register mandaat en ondermandaat (fysiek en juridisch) van elkaar worden gescheiden. Om dit tot uitdrukking te brengen is het model mandaatregister gewijzigd en uitgebreid met twee extra kolommen. Hierbij geeft de zesde kolom een overzicht van de door het bestuursorgaan verleende mandaten op managementniveau (directeur - afdelingsmanager - (evt.) teammanager). De zevende kolom geeft een overzicht van de verleende ondermandaten die bij voorkeur worden verleend door de laagste manager in de organisatiehiërarchie (zie zesde kolom). Het verlenen van ondermandaat is niet mogelijk wanneer de laatste kolom (met het opschrift: Instructie, opmerking of beperking) ondermandaat expliciet uitsluit.

 

Bij het verlenen van ondermandaat dient men in het vervolg gebruik te maken van een door het college en de burgemeester geaccordeerd modelbesluit ondermandaat. Meer hierover in onderdeel B (toelichting bij artikel 2:2).

 

Aan ondermandaat zijn voor de organisatie belangrijke efficiencyvoordelen verbonden waarvan ook de klant (burgers en bedrijven) profiteren. Daar tegenover staat dat vanuit het oogpunt van risicomanagement en juridische kwaliteitszorg ondermandaat pas verantwoord is als functionarissen voldoende taakvolwassen zijn en er gebruik wordt gemaakt van standaard modelbesluiten of modelbeschikkingen die vooraf juridisch getoetst zijn. Het is de verantwoordelijkheid en taak van de (direct) leidinggevende (manager) om hierop toe te zien. Ook is het zaak dat bij het verlenen van ondermandaat de leidinggevende er voor waakt dat er teveel bevoegdheden geconcentreerd worden bij één medewerker. Dit kan een risicofactor betekenen voor de integriteit en zuiverheid van het overheidshandelen. Ook de indruk van ambtelijke willekeur moet in alle omstandigheden vermeden worden. Met het verstrekken van ondermandaten moet zorgvuldig omgesprongen worden.

 

5. Besluitvorming en de ondertekening

In dit onderdeel zal worden ingegaan op de wijze waarop brieven (besluiten) en overeenkomsten moeten worden vormgegeven en ondertekend.

  A. Mandaat (publiekrechtelijke rechtshandelingen)

Bij mandaat gaat het om beslissingsbevoegdheid ofwel de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan een besluit als bedoeld in artikel 1:3 Awb te nemen. Zoals al in onderdeel 1 is uiteengezet kennen we ook het ondertekeningsmandaat, wat eigenlijk naar de betekenis van de Awb geen (echt) mandaat is.

 

De functionaris aan wie mandaat is toegekend (gemandateerde) is in beginsel bevoegd om zelfstandig te besluiten en aansluitend zijn / haar besluit alleen te ondertekenen [1].

 

Andere opzet mandaatbrieven

Het is van belang dat uit de opzet van een brief volgt wie er een besluit heeft genomen (bestuursorgaan of een functionaris met mandaat). Is er slechts sprake van een ondertekeningsmandaat (waarbij de beslissing wordt genomen door het bestuursorgaan en enkel de ondertekening plaats vindt door de gemandateerde functionaris) dan moet dit ook volgen uit de opzet van de brief. De redactievoorschriften volgens het oude stelsel (voor 2010) waren gebaseerd op uitgangspunten waarbij het onderscheid tussen mandaat en ondertekeningsmandaat onvoldoende tot zijn recht kwam. Nu is gekozen voor de volgende redactionele opzet:

 

Voor besluiten (beschikkingen) en brieven krachtens mandaat van het college van b en w of de burgemeester wordt de redactie gesteld in de 1ste persoon, enkelvoud, dus in de ik-vorm. Dan wordt het:

 

“Ik heb besloten om …………………………………..………….. “. Mijn bevoegdheid om te besluiten ontleen ik aan het mandaatbesluit van < burgemeester en wethouders / de burgemeester > van …………. (datum mandaatbesluit).

De bijbehorende aftiteling luidt dan:

“Met vriendelijke groet,

 namens < burgemeester en wethouders / de burgemeester > van Helmond,

 ………………………. (handtekening)

 ………………………. (naam gemandateerde)

…………………………(functie als vermeld in mandaatregister)

 

Bij ondermandaat dient de volgende formulering te worden aangehouden:

 

“Ik heb besloten om ………………………….. “. Mijn bevoegdheid om te besluiten ontleen ik aan het mandaatbesluit van < burgemeester en wethouders / de burgemeester > van ……………. (datum mandaatbesluit).

De bijbehorende aftiteling luidt dan:

“Met vriendelijke groet,

 namens < burgemeester en wethouders / de burgemeester > van Helmond,

In ondermandaat,

 ………………………. (handtekening)

 ………………………. (naam ondergemandateerde)

…………………………(functie als vermeld in mandaatregister)

 

Bij ondertekeningsmandaat worden de besluiten en brieven gesteld in de derde persoon. Dan wordt het:

“Burgemeester en wethouders / de burgemeester van Helmond < hebben / heeft > besloten om ………. ……………………………………….. “.

De bijbehorende aftiteling luidt dan:

“Met vriendelijke groet,

 namens < burgemeester en wethouders / de burgemeester > van Helmond,

 ………………………. (handtekening)

 ………………………. (naam gemandateerde)

…………………………(functie als vermeld in mandaatregister)

 

Voor de volledigheid zij opgemerkt dat bij het ontbreken van mandaat of het niet gebruik maken van mandaat de brieven en besluiten in de wij-vorm (college) of ik-vorm (burgemeester) moeten worden gesteld.

 

B. Volmacht (privaatrechtelijke rechtshandelingen: overeenkomsten en convenanten)

De mandaatregels voor het besluiten tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten gelden ook hier. Doorgaans zal vanwege de financiële consequenties een maximum bedrag worden gesteld aan de mandaatbevoegdheid. Hierbij zij nadrukkelijk gewezen op de noodzakelijke begrotingspost; de bevoegdheid van het college om privaatrechtelijke overeenkomsten aan te gaan wordt niet formeel maar wel materieel beperkt door de feitelijke ruimte op de begroting. Bij gebreke daarvan, moet de gemeenteraad eerst die belemmering opheffen.

In de aanhef van een overeenkomst of convenant moet duidelijk tot uiting te komen wie het besluit heeft genomen en moet melding worden gemaakt van de bevoegdheid tot besluitvorming. De aanhef moet ook vermelden wie de gemeente vertegenwoordigt met eventueel vermelding van de volmacht [2].

 

De aanhef moet globaal volgens onderstaand schema luiden:

"De gemeente Helmond, ten deze krachtens mandaat vertegenwoordigd door …… (functionaris), handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d. ………... (datum), hierna te noemen ‘de gemeente’;

en

……………… (naam andere partij)

komen overeen etc.

 

Aan het einde van de overeenkomst wordt de datum van ondertekening vermeld.

De bijbehorende aftiteling is dan:

Namens .... ………. (naam van het bestuursorgaan),

.…………………….. (naam gemandateerde),

………………………(functie gemandateerde).

 

Anders dan bij mandaat (publiekrechtelijke rechtshandelingen), geldt bij het aangaan van overeenkomsten geen automatische ondertekeningsbevoegdheid. Dit houdt verband met artikel 171 Gemeentewet waarin staat vermeld dat de gemeente in en buiten rechte wordt vertegenwoordigd door de burgemeester.

Op basis van die bepaling komt de bevoegdheid tot ondertekening van overeenkomsten toe aan de burgemeester. Deze kan overigens wel een wethouder of een ander (ambtenaar) machtigen. Het aangaan van overeenkomsten betekent dus niet dat de bevoegde (gemandateerde / gevolmachtigde) functionaris ook automatisch over ondertekeningsbevoegdheid beschikt. Dit zal expliciet moeten blijken uit het mandaatregister.

 

De functionaris aan wie de bevoegdheid is toegekend om overeenkomsten aan te gaan is niet automatisch bevoegd om de overeenkomst ook te ondertekenen.

 

Als er wel een uitgebreide bevoegdheid is, houd er dan ook rekening mee dat de bedragen bij ondertekeningsmandaten doorgaans lager liggen dan de mandaatregels voor het besluiten tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. Dit betekent dat zich de situatie kan voordoen dat een functionaris wel bevoegd is om te besluiten een proces op te starten om een bepaalde overeenkomst aan te gaan maar dat hij / zij deze overeenkomst niet mag ondertekenen. De functionaris moet in dergelijke gevallen de naast hogere leidinggevende benaderen voor het ondertekenen van de overeenkomst. Het is daarbij niet de bedoeling dat de naast hogere leidinggevende het besluit tot het aangaan van de overeenkomst ter discussie stelt. Hij toetst slechts of de functionaris wel bevoegd was de overeenkomst aan te gaan volgens de mandaatregels en / of deze zich heeft gehouden aan de gestelde kaders.

 

Bij het aangaan van overeenkomsten dient tevens rekening te worden gehouden met de inkoop- en aanbestedingsregels. In de onderdelen I-B en I-C van het mandaatregister is daarin voorzien. Voor achtergrondinformatie zij verwezen naar het Protocol aanbesteding en inkoop 2007 dat raadpleegbaar is via Intercom onder: richtlijnen en afspraken / aanbesteding en inkoop.

 

6. Mandaat personeelsbeleid

De systematiek m.b.t. de mandatering van het personeelsbeleid blijft nagenoeg ongewijzigd. De mandaten op dit terrein worden aan de gemeentesecretaris en de directeur van dienst verstrekt. In het merendeel van de gevallen vindt mandatering plaats tot op het niveau van afdelingshoofd en in incidentele gevallen kan laatstgenoemde ondermandaat verlenen aan een teammanager. Uitgangspunt (van integraal management) is dat de beslisbevoegdheid over POI-resultaatgebieden via ondermandaten uiteindelijk zo diep mogelijk op managementniveau komt te liggen. Dit betekent dus dat de lijn verantwoordelijk, bevoegd en aanspreekbaar is op de beslissingen op POI-gebied. Voorwaarden voor (onder)mandatering van bevoegdheden zijn adequate kaders en instrumenten. De rol van POI zal ten aanzien van in mandaat genomen besluiten bestaan uit beleidsadvisering, ondersteunen en auditing en toetsing.

 

In het geval een rechtspositioneel besluit de manager zelf betreft, dan geldt dat deze van de betreffende bevoegdheid geen gebruik mag maken. Dit vloeit voort uit artikel 3:1, derde lid onder h van de Algemene mandaatregeling Helmond 2010. Ten slotte nog het volgende. Bij correspondentie aan medewerkers vindt ondersteuning plaats van de afdeling POI.

 

7. Mandaat en budgethouderschap

De gemeenteraad stelt de budgetten beschikbaar door jaarlijks de begroting vast te stellen (budgetrecht o.b.v. artikel 191 Gemeentewet). Het college voert de begroting uit (overeenkomstig artikel 160 Gemeentewet). Het college mandateert hiervoor de besteding van budgetten aan diverse functionarissen binnen de gemeentelijke dienst. In de Budgethouderschapsregeling Helmond is geregeld welke functionaris op welke wijze over de budgetten kan beschikken. Om de budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. Te denken valt aan het sluiten van een overeenkomst met een leverancier. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende handelingen mag verrichten, maar hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig heeft van het bevoegde bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in onderdeel A van het mandaatregister.

 

8. Externe mandaten

In Helmond zijn in het verleden diverse mandaten (in de brede van het woord) verleend aan externen. Belangrijk om te weten is dat bij externe mandaten (dus wanneer de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever) instemming van de gemandateerde - en in voorkomend geval van degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt - benodigd is. De instemmingsverplichting volgt uit het eerste lid van artikel 10:4 Awb en hiermee wordt bereikt dat de gemandateerde zich verplicht te handelen naar de aanwijzingen van de mandaatgever. Om er zeker van te zijn dat aan de verplichting is voldaan, verdient het de voorkeur om de instemming schriftelijk vast te leggen en te documenteren.

 

De algemene mandaatregeling Helmond 2010 richt zich primair op de interne mandaten. Dit neemt niet weg - tenzij uit de aard of strekking van een bepaling anders blijkt - dat de regeling ook van toepassing is op externe mandaten. Het laatste is met name van belang met het oog op de omvang en de uitzonderingen van de bevoegdheden.

 

9. Bestuurlijke mandaten

In Helmond worden bevoegdheden niet alleen aan (ondergeschikte) ambtenaren en (niet ondergeschikte) derden verleend. Op beperkte schaal is ook gebruik gemaakt van mandatering aan wethouders (zie artikel 168 Gemeentewet). Bij deze bestuurlijke mandaten (= wethoudersmandaten) is er geen sprake van een ondergeschiktheidsverhouding, maar worden de handelingen wel onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever (het college) verricht.

10. Onderhouden mandaatregister, controle en verantwoording

Hiervoor is al aangegeven dat het actueel houden van het mandaatregister en het in stand houden van de uniformiteit van groot belang is. Deze uniformiteit kan worden geborgd wanneer de bestaande procedures door betrokkenen worden nageleefd en er centraal op wordt toegezien. Het toezicht berust bij de afdeling Bestuurs- en Juridische Zaken (BJZ) van de dienst Middelen en Ondersteuning en behoort tot het takenpakket van de postbus regelgeving. BJZ is daarnaast verantwoordelijk voor het verwerken van mutaties in het mandaatregister.

 

De maatschappij verandert voortdurend en daarmee ook de regelgeving en het beleid. Deze veranderingen hebben een weerslag op het mandaatregister. De rol van BJZ gaat niet zover dat zij inhoudelijk verantwoordelijk is voor de juistheid en actualiteit van het register en de daarin opgenomen mandaten. De inhoudelijke verantwoordelijkheid ligt bij afdelingsmanagers binnen de diensten en hangt samen met de (concern)filosofie van integraal management.

 

De controle op de uitoefening van gegeven mandaatbevoegdheden en de zorg dat tijdig verantwoording wordt afgelegd omtrent het gebruik van bevoegdheden is primair een interne aangelegenheid. In de praktijk vervullen de afdelingen Ondersteuning en Control (O&C) op dit terrein een belangrijke rol. De O&C’s vervullen daarnaast een belangrijke rol bij de voorbereiding en totstandkoming van nieuwe mandaten; zij fungeren als schakel tussen de (vak)afdelingen en MO.BJZ. Volledigheidshalve zij nog opgemerkt dat de bekendmaking van het mandaatregister en de daaropvolgende mutaties en aanvullingen in handen is van MO.AI.DIV.

 

11. Praktische aanbevelingen bij gebruik in de praktijk

Hieronder volgen een aantal praktische aanbevelingen (tips) die van belang zijn wanneer men gebruik maakt van een door een bestuursorgaan verleend mandaat:

- Valt het te nemen besluit binnen de bevoegdheid van de mandaatgever ? Bij onduidelijkheid:

raadpleeg de afdeling O&C of in tweede instantie MO.BJZ. Blijft onduidelijkheid bestaan: zie

artikel 4:1 van de Algemene mandaatregeling Helmond 2010.

- Is er geld mee gemoeid en zo ja, is daar budget voor (gemeentebegroting) en is een en ander

conform de Budgethouderschapsregeling Helmond ?

- Doet zich een omstandigheid voor als omschreven in artikel 3.1, derde lid van de Algemene

mandaatregeling Helmond 2010 ?

- Is er sprake van een instructie of beperking (zie laatste kolom bij betreffende mandaat in het

mandaatregister) ?

 

B. Artikelsgewijze toelichting

 

Hieronder wordt een toelichting gegeven per artikel of artikellid. Overlap met de algemene toelichting is zoveel mogelijk voorkomen, doch is soms onvermijdelijk om een en ander helder voor het voetlicht te brengen.

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

Binnen de gemeentelijke organisatie worden er verschillende handelingen verricht: publiekrechtelijke (of bestuursrechtelijke) rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Bij publiekrechtelijke rechtshandelingen gaat het om besluiten die hun basis vinden in (bestuursrechtelijke) wet- of regelgeving of besluiten die verband houden met het uitoefenen van een publieke taak. Voorbeelden hiervan zijn het verstrekken van subsidie op basis van een subsidieregeling (ASV) of vergunningverlening op basis van de APV. Bij privaatrechtelijke rechtshandelingen gaat het doorgaans om het aangaan van overeenkomsten of het verstrekken van opdrachten gebaseerd op het Burgerlijk Wetboek (BW). Zo kan de gemeente als partij betrokken zijn bij het verwerven of de (ver)huur van onroerende zaken. Feitelijke handelingen zijn geen rechtshandelingen; ze zijn niet bedoeld om verandering aan te brengen in de bestaande rechten en plichten van bijvoorbeeld burgers. Feitelijke handelingen zijn ook geen besluiten. Als voorbeeld kan men denken aan het plegen van onderhoudswerkzaamheden aan een trottoir.

Het mag duidelijk zijn dat de uitvoerende gemeentelijke bestuursorganen (het college van b en w en soms de burgemeester) niet alle (rechts)handelingen voor hun rekening kunnen nemen. Via mandaat kan de bevoegdheid om te handelen aan anderen (ambtenaren of derden) worden opgedragen [3]. Betreft het privaatrechtelijke rechtshandelingen, dan spreken we over volmacht. Gaat het om feitelijke handelingen dan hebben we te maken met machtiging.

Publiekrechtelijke rechtshandelingen → mandaat

Privaatrechtelijke rechtshandelingen → volmacht

Feitelijke handelingen → machtiging

 

 

Mandaat, volmacht en machtiging zijn nauw aan elkaar verwant. Het is niet praktisch en ook niet (altijd) noodzakelijk om het onderscheid te maken. Vandaar dat het begrip mandaat vaak als overkoepelend begrip wordt gehanteerd. Meer hierover in de toelichting bij artikel 1:2.

 

Het ondertekeningsmandaat (of tekenmandaat) is kort belicht in onderdeel A1. Zoals daar al is aangegeven is van een eigenlijk mandaat geen sprake. Immers, bij een ondertekeningsmandaat besluit het bestuursorgaan zelf en is de gemandateerde slechts bevoegd om het besluit / brief te ondertekenen. Het ondertekenen dient overigens wel te gebeuren op de wijze als vastgelegd in onderdeel A 5.

 

Het mandaatregister is de verzameling van interne en externe mandaten in de brede zin van het woord. Zoals eerder opgemerkt, bevat het register geen mandaten die voor een concreet geval (en dus niet voor herhaling vatbaar zijn) zijn verleend.

 

Bij mandaat zijn er twee partijen. Enerzijds het bestuursorgaan die zijn bevoegdheid neerlegt bij een ander (ambtenaar of derde). Anderzijds de ontvanger van die bevoegdheid. Gekozen is voor het gebruik van de begrippen mandaatgever (soms ook wel aangeduid als mandaatverlener of mandataris) en gemandateerde (mandaatontvanger) omdat deze ook worden gebezigd in de Awb.

 

De figuur van ondermandaat is uitgebreid behandeld in het algemene deel (onderdeel A 4) en behoeft op deze plaats geen nadere toelichting.

 

Artikel 1:2 Schakelbepaling

In de Awb zijn de volmacht en de machtiging via een schakelbepaling onder de werking van de bepalingen over mandaat gebracht (artikel 10:12 Awb). Wat geldt voor mandaten, geldt ook voor de volmachten en de machtigingen. Ook in de onderhavige regeling van de gemeente Helmond wordt dit expliciet tot uitdrukking gebracht.

Artikel 2:1 Bevoegdheden, plaatsvervanging en besteding van budgetten

In het eerste lid van dit artikel wordt het verband gelegd tussen de ‘(hoofd)spelregels’ van de Algemene mandaatregeling Helmond 2010 en het mandaatregister waarmee we in Helmond al jaren vertrouwd zijn. Het mandaatregister is het gedeelte dat in de praktijk zal worden gebruikt om te checken of de bevoegdheid aanwezig is en zo ja, of het daarmee samenhangende gebruik geclausuleerd is (zie laatste kolom van het register). Ook naar buiten toe dient het mandaatregister als legitimatie voor (rechts)handelingen door ambtenaren, individuele bestuurders en externen.

 

Bij afwezigheid van een gemandateerde ambtenaar, is zijn plaatsvervanger bevoegd om het mandaat uit te oefenen. Let wel: er moet sprake zijn van een plaatsvervanger die formeel als zodanig is aangewezen en vernoemd staat in het “Overzicht vervanging leidinggevenden” (dat deel uitmaakt van de Budgethouder- schapsregeling Helmond) [4]. Doet zich de situatie voor dat zowel de gemandateerde als zijn plaatsvervanger afwezig zijn, dan levert dit geen probleem op omdat het systeem zo is opgezet dat de eerstvolgende hogergeplaatste leidinggevende van de gemandateerde het mandaat ook heeft toebedeeld gekregen. In het uiterste geval is (behoudens bij externe mandaten) de gemeentesecretaris of zijn vervanger nog bevoegd om te handelen. Natuurlijk kan het bestuursorgaan nog beslissen om de bevoegdheid zelf uit te oefenen.

 

Het tweede lid legt het verband tussen de gemandateerde handelingen en de bevoegdheid om financiële middelen uit te geven. De gemandateerde zal altijd rekening moeten houden met de financiële beperkingen die er zijn. Deze vloeien met name voort uit:

a. de gemeentebegroting;

b. de Butgethouderschapsregeling Helmond en

c. de bijzondere bepalingen of restricties die zijn opgenomen in het mandaatregister zelf (zie laatste

kolom).

 

Artikel 2:2 Ondermandaat

De Awb biedt via artikel 10:9 bestuursorganen de mogelijkheid om ondermandaten te verlenen. Het eerste lid geeft blijk van de systematiek: ja, tenzij. Wanneer er wettelijke bezwaren zijn tegen ondermandaat of omdat het bestuursorgaan ondermandaat om andere redenen niet wenselijk acht, dan volgt dat expliciet uit de achtste en laatste kolom van het mandaatregister.

 

Wanneer ondermandaat toegestaan is en men van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken, dan dient de gemandateerde gebruik te maken van het modelbesluit ondermandaat (zie ook onderdeel A 4). Ondermandaten (die door MO.BJZ zijn getoetst en akkoord bevonden) worden uiteindelijk verwerkt en opgenomen in het mandaatregister.

 

Wanneer er ondermandaat is verleend door een gemandateerde op de wijze als hiervoor omschreven, dan wordt het schriftelijke besluit ingevolge het tweede lid opgenomen in een centraal dossier dat in beheer is bij de afdeling MO.AI.DIV. Documentatie is noodzakelijk om de rechtmatigheid te kunnen aantonen. In het geval er geen behoefte meer bestaat aan ondermandaat of er andere redenen zijn om het ondermandaat te laten vervallen dan dient dit eveneens op schrift te worden gesteld. Hetzelfde geldt bij mutaties.

 

Het derde lid spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting. Het vierde lid is opgenomen om misverstanden te voorkomen.

 

Artikel 2:3 Informatievoorziening

De verplichting om de oorspronkelijke mandaatgever (bestuursorgaan) te informeren vloeit al voort uit het tweede lid van artikel 10:6 Awb. Hoewel het niet gebruikelijk is om de inhoud van een hogere regeling te herhalen in een lagere regeling, is er toch voor gekozen om er in deze regeling een bepaling aan te wijden.

 

De verplichting tot het verschaffen van informatie op verzoek neemt niet weg dat het de gemandateerde vrij staat de mandaatgever ook uit eigener beweging te informeren over het gebruik van diens bevoegdheid of bevoegdheden. Actieve informatievoorziening is alleen dan verplicht als in het mandaatregister daar expliciet melding van wordt gemaakt (zie laatste kolom).

 

Artikel 3:1 Omvang en uitzonderingen op gebruik bevoegdheid

Aan besluitvorming gaan doorgaans voorbereidingshandelingen vooraf en een en ander gaat gepaard met uitvoeringshandelingen. Om de discussie te voorkomen over wat er nu wel en niet onder valt zijn de meest voorkomende zaken vermeld in het eerste lid en wel onder a t/m h. Let wel: het is geen limitatieve lijst. Het verdient aanbeveling om zaken waarvan twijfelachtig is of het wel of niet een voorbereidings- of uitvoeringshandeling betreft eerst te bespreken met de direct leidinggevende zoals ook staat omschreven in de coördinatiebepaling van artikel 4:1 van deze regeling.

 

Besluitvorming vormt de kern van het mandaat en komt in verschillende hoedanigheden voor. De meest voorkomende besluiten in de gemeentelijke bestuurspraktijk zijn concreet naar persoon of object ofwel beschikkingen. Beschikkingen kunnen worden onderscheiden in:

a. het verleningsbesluit;

b. het weigerings-besluit;

c. het wijzigingsbesluit en

d. het intrekkingsbesluit.

Omwille van de helderheid en ter voorkoming van foutief gebruik is er voor gekozen om in de tweede kolom van het mandaatregister - voorzover het beschikkingen betreft (vergunningen, ontheffingen e.d.) - exact de reikwijdte aan te geven (verlening sec of verlening en weigering). Het intrekkingsbesluit maakt niet standaard deel uit van de bevoegdheid. De spelregels omtrent intrekking bij mandaat zijn terug te vinden in het het tweede lid van dit artikel. Wijzigingsbesluiten komen in de bestuurspraktijk relatief weinig voor en zijn slechts toegestaan wanneer de wijziging van ondergeschikte betekenis is (zie mandaatregister Algemeen deel onder I-A.24). Bij meerom-vattende wijzigingen dient er een intrekkingsbesluit te worden genomen gevolgd door een nieuw besluit.

 

Uit het derde lid volgt dat een mandaat normaal gesproken niet de bevoegdheid om te beslissen op bezwaar omvat. In onderdeel A3 is reeds uitvoerig stilgestaan bij dit onderwerp.

 

Het vierde lid geeft de grenzen aan voor het uitoefenen van een bevoegdheid. M.a.w. daarin worden de situaties beschreven waarin de gemandateerde geen gebruik mag maken van zijn mandaat. Zoals in onderdeel A3 van deze toelichting al is verwoord, zien de verleende mandaten op routinematige zaken die passen binnen de door het bestuur vastgestelde juridische- en / of financiële (beleids)kaders.

De onderdelen a t/m h zijn zo strak en helder mogelijk geredigeerd. In sommige mandaatregelingen treft men nog weleens aan het criterium in de trant: “Geen gebruik mag worden gemaakt van een mandaat indien voorzienbaar is dat het besluit politiek gevoelige en publicitaire consequenties heeft”. Dit soort (vage) formuleringen zijn bewust achterwege gelaten vanwege het feit dat ze multi-interpretabel zijn en bovendien niet worden geaccepteerd door de bestuursrechter.

 

Het criterium van persoonlijke betrokkenheid als bedoeld onder h heeft van doen met ongewenste belangenverstrengeling en integriteit. Te denken valt aan een aanvraag van de gemandateerde om een uitwegvergunning voor zichzelf. Van persoonlijke betrokkenheid is tevens sprake als de gemandateerde bijvoorbeeld buiten het werk om activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden onderhoudt met de gemeente Helmond. Te denken valt aan een bestuursfunctie binnen een welzijnsstichting en de functionele bevoegdheid om op het terrein van welzijn subsidieaanvragen te behandelen en af te doen.

 

Het vijfde lid vormt de keerzijde van het vierde lid. Het begrip tenzij is opgenomen om met name de bezwaren die in het kader van de omgevingsvergunning (Wabo) naar voren zijn gekomen te ondervangen.

 

Artikel 3:2 Ondertekeningsmandaat

Voor de betekenis van het ondertekeningsmandaat wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 1:1 (begripsomschrijvingen) en onderdeel A1.

 

In het eerste lid van artikel 3:2 wordt de term ‘enkel’ gebezigd. Hiermee wordt tot uitdrukking gebracht dat een mandaat normaal gesproken zowel besluitvorming als ondertekening omvat. De bevoegdheid om ook te ondertekenen komt te vervallen in de situaties als omschreven onder a en b. Met het tweede lid wordt beoogd om qua redactie het verschil tussen mandaat en ondertekeningsmandaat tot uitdrukking te brengen. Voor de wijze waarop dat moet gebeuren wordt verwezen naar onderdeel A5 en artikel 3:3 van deze regeling en de bijlagen 1 en 2 in het bijzonder.

 

Artikel 3:3 Ondertekeningswijze mandaat

Dit artikel heeft enkel betrekking op mandaten betreffende publiekrechtelijke rechtshandelingen. Zoals in onderdeel A5 al is aangegeven is onder het nieuwe stelsel gekozen voor een andere opzet van de mandaatbrieven. Om de ambtelijke organisatie van dienst te zijn er twee modellen aan deze regeling toegevoegd die na vaststelling van deze regeling concernbreed dienen te worden gebruikt. Voor de argumentatie zij wederom verwezen naar onderdeel A5 sub A en B.

 

Artikel 3:4 Het mandaatregister

Het eerste lid spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting. Met het tweede lid wordt op de eerste plaats beoogd een stuk transparantie naar buiten toe te bewerkstelligen; het is van belang dat burgers, bedrijven en advocaten eenvoudig en snel het mandaatregister kunnen inzien en zo kunnen beoordelen of het besluit overeenkomstig de (spel)regels is genomen. Op de tweede plaats worden met plaatsing van het mandaatregister op de gemeentelijke website de ambtelijke organisatie en gemandateerde derden (externe mandaten) bediend.

 

Artikel 4:1 Coördinatie

Het mandaatregister is zo opgezet en de daarin opgenomen mandaten zijn zo geformuleerd dat een en ander zo helder mogelijk is. Toch kunnen zich situaties voordoen waarin het niet duidelijk is of er wel of geen mandaat gebruik mag worden gemaakt van het toegekende mandaat of dat bijvoorbeeld bepaalde restricties of beperkingen wel of niet gelden. Om niet eindeloos in een discussie te geraken is artikel 4:1 geïntroduceerd.

Artikel 4:2 Inwerkingtreding

De in het mandaatregister opgenomen algemene, schriftelijke mandaten moeten worden bekend gemaakt overeenkomstig het bepaalde in het eerste lid van artikel 3:42 Awb. Niet gepubliceerde mandaatbesluiten treden niet in werking voordat ze zijn bekendgemaakt. In Helmond geschiedt de bekendmaking via het gemeenteblad. Na bekendmaking wordt de geconsolideerde tekst geplaatst op de gemeentelijke website (zie http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Helmond/115217/115217_1.html).

 

Artikel 4:3 Overgangsbepaling

Op 1 oktober 2010 treedt de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) in werking. Het mandaatregister is volledig hierop aangepast. Probleem is dat aanvragen die zijn ingediend voor de inwerkingtreding van de Wabo onder de nieuwe regeling niet (meer) kunnen worden afgehandeld zonder dat hier een voorziening wordt getroffen. Gekozen is voor een eenvoudige paraplubepaling in de mandaatregeling zelf. Niet is gekozen voor het alternatief om ook de oude teksten op te nemen op

de daarvoor in aanmerking komende plaatsen in het mandaatregister. De reden hiervoor is dat dat de helderheid van de desbetreffende mandaten niet ten goede komt.

[1]  Dit is anders bij de privaatrechtelijke rechtshandelingen die verderop in deze toelichting worden behandeld.

[2]  In onderstaande tekst wordt het begrip ‘mandaat’ gebruikt in plaats van ‘volmacht’. Hoewel het in juridische zin zuiverder is om van

‘volmacht’ te spreken, is toch gekozen voor het begrip ‘mandaat’. Argumenten daarvoor zijn:

a. mandaat is het overkoepelende begrip;

b. de verbinding met het mandaatregister is direct gelegd en

c. het sluit aan bij de modelaanhef zoals opgenomen in de Handleiding overeenkomsten van de gemeente Helmond.

[3]  Bij mandaat, volmacht en machtiging is sprake van vertegenwoordiging; er wordt gehandeld namens het bevoegde bestuursorgaan. Er is

geen sprake van overdracht van bevoegdheid; de mandaatgever is zijn bevoegdheid niet kwijt (zoals wel het geval is bij delegatie).

[4]  Voor een recent overzicht van wie nu wie vervangt: zie Intercom onder: richtlijnen en afspraken / spelregels / vervanging

leidinggevenden.