Protocol elektronisch berichtenverkeer Helmond 2012

1. Het protocol is van toepassing op elektronische berichten. Privé berichten en spam vallen niet onder de werking van het protocol.

2. Het protocol is van toepassing op verkeer tussen burgers en bestuursorganen met uitzondering van de gevallen genoemd in artikel 2:13 tweede lid van de Awb.

1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Helmond worden verzonden.

2. Elektronische berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn:

• -

  via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website (www.helmond.nl) of een andere voor het betreffende doel aangewezen website (zoals www.omgevingsloket.nl).

• -

  naar de algemene postbus gemeente@helmond.nl of een andere voor het betreffende doel aangewezen postbus die door de gemeente Helmond is gecommuniceerd.

3. Berichten worden niet in behandeling genomen indien:

• a.

  de bijlagen niet geopend kunnen worden;

• b.

  het bericht groter is dan 10 Mb;

• c.

  het bericht niet is voorzien van naam en adres van de afzender en een aanvulling van deze gegevens, na verzoek hiertoe, achterwege blijft;

• d.

  het e-mailadres niet herleidbaar is;

• e.

  het bericht of de bijlagen wachtwoorden bevatten;

• f.

  het bericht door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Helmond wordt tegengehouden;

• g.

  het bericht of de bijlagen virussen bevat of gekenmerkt wordt als spam.

1. Er wordt gestreefd om eenvoudige elektronische berichten zo spoedig mogelijk per e-mail of telefoon te beantwoorden. In de gevallen waar dit niet kan ontvangt de afzender binnen 5 werkdagen een

ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt:

• a.

  wie de behandelend ambtenaar of afdeling is;

• b.

  wat de termijn is van de vervolgreactie;

• c.

  of de vervolgreactie schriftelijk zal zijn;

• d.

  of er stukken ontbreken.

  Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente Helmond is ontvangen.

2. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van elektronische berichten.

3. Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan:

• a.

  Afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn;

• b.

  Bij ontbreken van een wettelijke termijn, een afhandeling binnen een termijn van zes weken.

4. Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen, stuurt de medewerker een verdaging met een nieuwe termijnstelling, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan.

5. De formele afhandeling van elektronische berichten vindt schriftelijk of elektronisch plaats.

Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien de geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt langs elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn.

6. Alle uitgaande elektronische berichten worden voorzien van een verwijzing naar de proclaimer op de website van de gemeente Helmond.

1. Archiefwaardige berichten die de gemeente bereiken via de in artikel tweede lid genoemde websites of algemene postbus, worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerker geregistreerd en gearchiveerd.

2. Overige elektronische berichten worden niet geregistreerd bij ontvangst. Op deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats.

3. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het (laten) registreren en archiveren van archiefwaardige berichten die rechtstreeks zijn ontvangen op, of verstuurd zijn vanuit, zijn persoonlijke postbus.

4. Bij de beoordeling of een elektronisch bericht in aanmerking komt voor registratie en archivering gelden dezelfde criteria als voor papieren berichten.