Regeling vervallen per 13-04-2013

Archiefverordening Helmond 2007

Geldend van 23-01-2007 t/m 12-04-2013

Intitulé

Archiefverordening Helmond 2007

De raad van de gemeente Helmond;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 november 2006

gelet op de artikelen 30, 1e lid en artikel 32, 2e lid van archiefwet 1995;

besluit:

De Archiefverordening Helmond 2007 vast te stellen.

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • e.

    beheerder: degene die ingevolge is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • f.

    beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

  • h.

    de gemeenschappelijke regeling: het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van één of meerdere beheerders.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag over de verrichtingen ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Hoofdstuk III Slotbepalingen

Artikel 9

  • 1. De Archiefverordening Helmond 2007 treedt in werking met ingang van de eerste dag na de bekendmaking.

  • 2. De Archiefverordening Helmond 1998 wordt ingetrokken met ingang van de eerste dag na de bekendmaking.

Ondertekening

 Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 9 januari 2007.
De raad van de gemeente Helmond,
De voorzitter,
drs. A.A.M. Jacobs
De griffier,
mr. J.P.T.M. Jaspers
Bekend gemaakt op:
22 januari 2007
De gemeentesecretaris,
Mr. A.C.J.M. de Kroon.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van [Error: Reference source not found] te stellen nadere regels: de Nadere regels informatiebeheer.

Artikel 5

De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde nadere regels worden opgenomen in de Nadere regels informatiebeheer.

Artikel 8

Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.