Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent financiën Financiële verordening gemeente Helmond 2019

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administreren:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Helmond en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  financiële organisatie:

  het onderdeel van de administratie dat systematisch financiële gegevens maakt en verwerkt van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Helmond, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • •

    de financieel-economische positie;

  • •

    het financiële beheer;

  • •

    de uitvoering van de begroting;

  • •

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • •

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• c.

  rechtmatigheid:

  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.

• d.

  doelmatigheid:

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• e.

  doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde prestaties en (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

1. Het College van B&W werkt volgens een concernplanning welke de bestuurlijke planning van alle onderwerpen c.q. projecten omvat die om besluitvorming en/of bespreking in het college van B&W en/of Raad(-scommissie) vragen. In deze planning zijn de data opgenomen met betrekking tot het aanbieden en vaststellen van de Planning en Controlproducten.

2. De Planning en Controlcyclus bestaat uit de volgende producten:

• a.

  Voorjaarsnota

• b.

  Programmabegroting

• c.

  Bestuursrapportage

• d.

  Jaarstukken

1. Het College van B&W biedt, als aftrap van de nieuwe Planning- en Controlcyclus, aan de Raad een nota aan waarin de beleidsmatige en budgettaire uitgangspunten alsmede de vertaling daarvan naar de budgettaire kaders voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming duidelijk worden. In deze nota worden op hoofdlijnen ook voorstellen gedaan hoe met de budgettaire ruimte om te gaan bij het opstellen van de ontwerpbegroting.

2. De voorjaarsnota wordt vastgesteld door de Raad.

1. Het College kan nadere regels stellen die waarborgen dat de uitvoering van de programmabegroting/jaarstukken rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

3. In de bijlage bij de programmabegroting/jaarstukken wordt een totaaloverzicht opgenomen van de geraamde baten en lasten per taakveld en het verdelingsprincipe op basis waarvan de taakvelden over de programma’s zijn verdeeld.

1. De Raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma;

2. De meerjarenbegroting is structureel sluitend;

3. De ramingen in de Programmabegroting zijn behoedzaam en reëel. De raming van de algemene uitkering van het Gemeentefonds voor het begrotingsjaar wordt gebaseerd op de Meicirculaire van het voorafgaande jaar. Bij de begrotingsbehandeling wordt de Raad geïnformeerd over de effecten van de septembercirculaire zodat de raad hiermee rekening kan houden;

4. Structurele uitgaven worden structureel gedekt;

5. Binnen de programma’s wordt het principe ‘nieuw voor oud’ gehanteerd. Bij nieuwe prioriteiten binnen een beleidsterrein wordt eerst bekeken welke activiteiten niet meer uitgevoerd (hoeven) worden zodat de financiële middelen ingezet kunnen worden voor nieuwe activiteiten;

6. Financiële knelpunten worden in principe binnen het betreffende beleidsterrein opgelost. Dit geldt ook voor wegvallende geldstromen;

7. Bij de uiteenzetting van de financiële positie wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. Deze worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd;

8. In de beschikbaar te stellen budgetten voor majeure programma’s en/of projecten worden ook de ambtelijke kosten opgenomen. Kleinere projecten worden binnen de reguliere organisatie opgepakt.

1. Het College informeert de Raad door middel van twee bestuursrapportages over de voortgang van de programmabegroting in het lopende boekjaar.

2. De rapportage gaat in op de budgettaire en beleidsmatige afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde programmabegroting alsmede op eventuele nieuwe beleidsmatige ontwikkelingen en bevat tevens de realisatie ultimo rapportagedatum en een prognose van het jaarresultaat. Afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van de programma’s groter dan € 50.000 worden toegelicht. Daarnaast wordt ingegaan op afwijkingen in tijd en geld ten aanzien van de investeringskredieten.

3. In of als bijlage bij een bestuursrapportage wordt jaarlijks over de voortgang van de majeure projecten, waaronder de grootste grondexploitaties gerapporteerd.

4. Op basis van deze bestuursrapportage kunnen voorstellen tot wijziging van de programmabegroting ter vaststelling aan de Raad worden aangeboden die als bijlage bij deze bestuursrapportage worden gevoegd.

1. Het College legt de uitgangspunten voor het investeringsbeleid alsmede de waardering en afschrijving van vaste activa vast in een nota Investeringsbeleid. Deze nota wordt eens in de vier jaar ter vaststelling aan de Raad aangeboden.

2. Deze nota bevat minimaal:

• a.

  het afwegingskader voor investeringen;

• b.

  criteria voor het activeren van activa;

• c.

  criteria voor het waarderen van activa;

• d.

  toegepaste methoden van afschrijven;

• e.

  interne regels rondom verantwoording in de producten van de Planning en Controlcyclus;

• f.

  procedures rondom afsluiten van kredieten en het overhevelen van de kredieten naar het volgende begrotingsjaar.

3. De activeringsgrens voor investeringen is vastgesteld op minimaal € 50.000,-

1. De interne regels omtrent reserves en voorzieningen worden vastgelegd in een nota Reserves en Voorzieningen. Deze nota wordt eens in de vier jaar ter vaststelling aan de Raad aangeboden.

2. Het College biedt jaarlijks in de programmabegroting en in de jaarstukken inzicht in de omvang van de reserves en voorzieningen. Dit inzicht bestaat minimaal uit:

• a.

  het verloop en voorgenomen onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves;

• b.

  het verloop van de voorzieningen.

1. Het College draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de Raad vastgestelde kaders van de programmabegroting uit te kunnen voeren;

• b.

  het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's en kredietrisico's;

• c.

  het minimaliseren van de in- en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities;

• d.

  het optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten binnen de gegeven wettelijke kaders, respectievelijk de richtlijnen en limieten van het Treasurystatuut.

2. Het College neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

• b.

  voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het College informeert de Raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden.

3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen en het verstrekken van garanties hanteert het College een terughoudend beleid. Indien mogelijk bedingt het College zekerheden.

4. Het Treasurystatuut legt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vast in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het College zendt het besluit Treasurystatuut eens in de vier jaar ter kennisgeving aan de Raad.

1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

2. Het College biedt eens in de vier jaar de onderhoudsplannen aan die betrekking hebben op de openbare ruimte. Deze nota’s geven het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De Raad stelt deze nota’s vast.

3. Het College biedt ten minste eens in de vier jaar een Gemeentelijke Rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De Raad stelt deze nota vast.

4. Het College biedt tenminste eens in de vier jaar een Onderhoudsplan Gebouwen aan. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De Raad stelt deze nota vast.

1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het College in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

2. Het college legt de regels omtrent verbonden partijen vast in een notitie deelnemingenbeleid. De Raad stelt deze nota vast.

1. In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het College de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

2. Het College biedt tenminste eens in de vier jaar een nota Grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de Raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

• a.

  de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

• b.

  het beleid ten aanzien van de grondprijzen;

• c.

  het beleid ten aanzien van de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

1. Het College zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de verantwoording en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking.

2. Het College waarborgt de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

3. Het College neemt bij afwijkingen maatregelen tot herstel.

4. Het College draagt zorg voor een stelsel van interne auditing op de goede werking van de verantwoordelijkheden genoemd onder lid 1, 2 en 3.

1. Het College draagt zorg voor en legt vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Nationale en Europese wetgeving.