Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond houdende regels omtrent de samenstelling en werkwijze van het Quality Team (Reglement van Orde Quality Team)

1. Het Q-Team bestaat uit tenminste 7 leden en maximaal 11 leden, inclusief de voorzitter.

2. Het college benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter en de leden van het Q-Team.

3. De voorzitter en de leden vertegenwoordigen gezamenlijk de volgende disciplines: aantrekkelijke circulaire omgeving, participatie, sociaal & veilig, gezondheid, data, mobiliteit en energie. Het is mogelijk dat één lid meerdere disciplines vertegenwoordigd.

4. Het Q-Team regelt de vervanging van de voorzitter door uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan te wijzen.

5. Het Q-Team wordt vanuit de stichting ondersteund door een secretaris. De secretaris is geen lid van het Q-Team. Het Q-Team kan advies aan de stichting geven over de invulling van de rol van de secretaris.

6. Bij afwezigheid van de secretaris, is de stichting verantwoordelijk voor een plaatsvervangend secretaris.

1. De taken van het Q-Team staan in de Verordening Quality Team Brainport Smart District beschreven.

2. De voorzitter vervult het voorzitterschap bij de vergadering van het Q-Team.

3. De voorzitter en secretaris dragen zorg voor integrale en eenduidige formuleringen van de adviezen van het Q-Team.

4. Het Q-Team stelt een huishoudelijk reglement op, over de wijze waarop zij haar advisering vormgeeft.

5. In het huishoudelijk reglement zoals genoemd in artikel 4 lid 4, wordt in ieder geval ingegaan op het proces alsmede de inhoud, waarbij het Q-boek zoals door de gemeenteraad vastgesteld het toetsingskader vormt.

6. De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren en de kwaliteit van de advisering van het Q-Team.

7. De voorzitter draagt zorgt voor het goed laten functioneren van het Q-team waartoe het Q-Team gezamenlijk tenminste jaarlijks het intern functioneren van het Q-Team evalueert.

8. Daar waar een of meer leden van het Q-team disfunctioneren, maakt de voorzitter dit in het Q-team bespreekbaar en stelt de voorzitter het college daarvan waar nodig in kennis.

9. Daar waar de voorzitter van het Q-team disfunctioneert, kan een van de leden dit bespreekbaar maken in het Q-team en stellen ten minste twee leden het college daarvan waar nodig in kennis.

10. De voorzitter bevordert een optimale participatie van de leden.

11. Het Q-Team draagt jaarlijks, uiterlijk voor 1 april, gezamenlijk zorg voor het jaarverslag van haar werkzaamheden voor het college en de stichting.

1. De voorzitter en leden van het Q-Team worden door het college benoemd voor een periode van vier jaar.

2. Het lidmaatschap eindigt door:

• a.

  ontslag op eigen verzoek;

• b.

  overlijden;

• c.

  het verstrijken van de termijn genoemd in het eerste lid;

• d.

  royement of schorsing als gevolg van disfunctioneren.

3. De voorzitter dan wel de leden die aftreden op grond van het bepaalde in het tweede lid, onder a of c, blijven in hun functie totdat in hun opvolging is voorzien.

4. De voorzitter en de secretaris doen, na ommekomst van het bestuur van de stichting, een voorstel aan het college voor het vervullen van de vacante functie.

5. De functie van de voorzitter dan wel van de leden van wie het lidmaatschap eindigt op grond van het bepaalde in het tweede lid, onder b of d, wordt waargenomen door een ander lid totdat in hun opvolging is voorzien, waarbij dit lid geen dubbel stemrecht heeft.

6. De functie van de voorzitter dan wel van de leden, wiens lidmaatschap op grond van het bepaalde in het tweede lid eindigt, wordt binnen drie maanden ingevuld.

7. De voorzitter dan wel de leden die aftreden op grond van het bepaalde in het tweede lid, onder c, zijn opnieuw benoembaar voor een periode van vier jaar.

8. Behoudens de situatie als bedoeld in het derde lid, mogen de voorzitter, respectievelijk de leden ten hoogste twee aaneengesloten perioden van vier jaar in functie zijn.

9. De voorzitter stelt in samenspraak met de overige leden een rooster van aftreden op en houdt dit rooster bij.

10. Indien door het tussentijds beëindigen van het lidmaatschap een vacature ontstaat wordt het nieuw lid benoemd voor de reguliere duur van vier jaren.

11. De voorzitter en de leden kunnen te allen tijde om ontslag verzoeken. En dergelijk verzoek geschiedt schriftelijk en is zowel gericht aan het college als ook aan de voorzitter van het Q-Team.

12. Een besluit tot royement of schorsing als bedoeld in het tweede lid, onder d, wordt door het college schriftelijk meegedeeld. De voorzitter van het Q-Team wordt hiervan in kennis gesteld. Hierbij wordt ten minste aangegeven wat de reden van het besluit is. In dit geval eindigt het lidmaatschap op het moment van ontvangst van de schriftelijke mededeling.

1. Het Q-Team wordt vanuit de stichting ondersteund door een secretaris. De secretaris is geen lid van het Q-Team.

2. Het Q-Team kan advies aan de stichting geven over de invulling van de rol van de secretaris.

3. Het secretariaat is verantwoordelijk voor:

• a.

  de beoordeling of de aanvraag voor een advies volledig is;

• b.

  het opvragen van nadere gegevens;

• c.

  een correcte administratieve afhandeling met betrekking tot de werkzaamheden van het Q-Team, waaronder in ieder geval begrepen:

  • •

    het verzamelen van door het Q-Team te behandelen dossiers;

  • •

    het opstellen van de agenda’s van vergadering van het Q-Team;

  • •

    het bijwonen van vergaderingen van het Q-Team;

  • •

    ter bevordering van de eenheid in advisering c.q. besluitvorming van het Q-Team, tijdens de beraadslagingen het inbrengen van relevante informatie over de advisering c.q. besluitvorming in vergelijkbare gevallen;

  • •

    verslaglegging van vergaderingen van het Q-Team;

  • •

    bekendmaking van adviezen en/of besluiten van het Q-Team;

  • •

    het administreren van de aanwezigheid van de leden van het Q-Team

  • •

    ondersteuning van het Q-Team bij het opstellen van het in artikel 4 lid 8 bedoelde jaarverslag.

1. Aan het Q-Team kunnen (al dan niet tijdelijk) andere adviseurs worden toegevoegd. De voorzitter dan wel een van de leden van het Q-Team kan hiertoe een verzoek doen aan het Q-Team.

2. Hiertoe dienen de voorzitter en secretaris van het Q-team gezamenlijk eensluidend schriftelijk te besluiten. De voorzitter stelt het college van dergelijke besluiten in kennis.

3. Indien aan het inschakelen van een adviseur kosten zijn verbonden, dan dient voorafgaande aan de inschakeling van de betreffende adviseur overeenstemming met het college en/of de stichting te zijn ten aanzien van de dekking van de te maken kosten.

4. Het Q-Team besluit bij meerderheid van stemmen, waarbij ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig dient te zijn.

5. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

6. Adviesaanvragen worden terstond doorgestuurd naar de secretaris van het Q-Team.

7. De voorzitter stelt een datum en uur van de vergadering vast en zorgt ervoor dat de uitnodiging/agenda tijdig aan de leden wordt verzonden.

8. De agenda vermeldt in ieder geval plaats, datum en uur van de vergadering, alsmede een opgave van de te behandelen onderwerpen.

9. Alvorens advies uit te brengen c.q. tot besluitvorming over te gaan kan het Q-Team belanghebbenden uitnodigen om te worden gehoord door het Q-Team. In voorkomende gevallen draagt de voorzitter er zorg voor dat de belanghebbende hiervoor tijdig een uitnodiging ontvangt.

10. Indien het quorum niet wordt gehaald, kan de voorzitter besluiten tot annulering van de vergadering.

11. Van de vergaderingen van het Q-Team wordt een zakelijk verslag gemaakt, waarin de advisering, c.q. besluitvorming van het Q-Team en de achterliggende motivering inzichtelijk wordt gemaakt.

1. De voorzitter en de leden van het Q-Team zijn gedurende hun lidmaatschap van het Q-team alsook na beëindiging hiervan, verplicht tot geheimhouding van privacygevoelige gegevens, waarvan zij in het kader van de werkzaamheden van het Q-Team kennis hebben genomen.

2. Uitsluitend de voorzitter en de leden van het Q-Team en de door het Q-Team aangewezen personen, waaronder in ieder geval begrepen de secretaris van het Q-Team, hebben toegang tot de in het eerste lid bedoelde gegevens.

3. Onder privacygevoelige gegevens als bedoeld in het eerste lid worden verstaan: alle gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon en/of entiteit.

1. Daar waar dit reglement niet in voorziet gelden - indien van toepassing - de reguliere rechtsregels. In de gevallen waarin ook de gewone rechtsregels niet kunnen voorzien, beslist het college.

2. Een aanpassing van dit reglement, kan – eventueel op verzoek en/of voorzien van advies van het Q-Team, door het college worden vastgesteld.

1. Dit reglement wordt aangeduid als Reglement van Orde Quality Team

2. Dit reglement treedt in werking de dag na vaststelling en na bekendmaking op de daarvoor bestemde wijze.