Verordening Rekenkamercommissie van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht

Ondertekening

Algemene Toelichting

Rekenkamer of rekenkamercommissie ?

In de startnotitie die in december 2004 door de raad is vastgesteld is de keuze voor een

rekenkamercommissie als volgt toegelicht:

Een rekenkamer is aan strikte regels gebonden. Een rekenkamercommissie daarentegen geeft meer vrijheid voor de gemeente om deze in te richten en af te stemmen op hetgeen de raad beoogt. De meeste gemeenten kiezen dan ook voor het model van een rekenkamercommissie. Door de keuze van uw raad voor een rekenkamercommissie gelden de bepalingen in Hoofdstuk IV.b van de Gemeentewet voor het instellen van een rekenkamercommissie in Hendrik-Ido-Ambacht . De Gemeentewet biedt de ruimte om te kiezen voor een invulling van een rekenkamercommissie passend bij de bestuurlijke organisatie van Hendrik-Ido-Ambacht. In de Gemeentewet wordt voor de toepassing van dit artikel verwezen naar artikel 81o. Dit moet echter zijn 81p. De wetgever is voornemens deze fout te herstellen. Inmiddels is gebleken dat de verordening op artikel 81o gebaseerd moet worden. Artikel 81p regelt een bepaling ten aanzien van de Nationale Ombudsman. Bij de wijzigingsverordening van 6 februari 2006 in het kader van het rechtmatigheidsonderzoek is deze grondslag van de onderhavige verordening aangepast.

Artikel 2.1

Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81p van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. Aan de rekenkamerfunctie wordt vormgegeven door het instellen van een rekenkamercommissie.

Artikel 2.2

De begrippen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de Gemeentewet zijn genoemd) worden in deze toelichting gedefinieerd. Onder deze termen wordt verstaan: Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten. In de startnotitie Rekenkamerfunctie is het belang aangegeven van het formuleren van een missie voor de rekenkamercommissie: n.l. beoogd wordt richting geven aan oriëntatie op doelstellingen en taken van de rekenkamercommissie. De raad heeft uitgesproken dat de missie van de rekenkamerfunctie aanvullend moet zijn op de reeds bestaande controle- en onderzoeksinstrumenten. Daarbij past een rekenkamerfunctie met enige afstand tot de politieke arena. Recente publicaties over de rekenkamers leren dat dit niet altijd gemakkelijk is. Onderzoek naar meer structurele processen ligt hierdoor voor de hand. Op hoofdlijnen kan worden gesteld dat het onderzoeksprogramma van het college vooral gericht is op het verbeteren van gemeentelijk (vaak ook ambtelijk) handelen. Audits namens het college zijn dit als regel ook. Vergroting van de publieke verantwoording gebeurt bijvoorbeeld door de rechtmatigheidcontrole van de accountant. De volksvertegenwoordigende rol van raad wordt versterkt door verschillende instrumenten met betrekking tot het dagelijks functioneren, zoals publieke verantwoording, hoorzittingen en werkbezoeken. Hier lijkt voor de rekenkamercommissie geen expliciete rol weggelegd. De kaderstellende rol van de raad leent zich beter om door het werk van de rekenkamercommissie versterkt te worden. Rekenkameronderzoek kan zich richten op de vraag in hoeverre de raad de juiste kaders gesteld heeft. Het is hiervoor noodzakelijk het gehele besluitvormingsproces te onderzoeken. Grofweg zijn dit de fasen van kaderstelling, uitvoering en controle. Uitgevoerd beleid wordt Geëvalueerd zodat uitspraken over de mate van doelbereiking gedaan kunnen worden. Daarbij kan de vraag of de juiste middelen ingezet zijn een plaats krijgen. Door inzicht te geven in de gevolgen van in het verleden gestelde kaders voor de effecten van beleid wordt de raad ondersteund bij toekomstige kaderstelling. De controlerende rol van de raad sec kan eveneens door rekenkameronderzoek versterkt worden. Het is echter de vraag of rekenkameronderzoeken zich hier voldoende zullen kunnen onderscheiden van bijvoorbeeld collegeonderzoeken. Het collegeonderzoeksprogramma ziet immers ook op ‘zelfcontrole’. Daarbij zal elk rekenkameronderzoek per definitie informatie leveren ter versterking van de controlerende rol van de raad. Het object van onderzoek zijn immers politiek-bestuurlijke processen die in beeld gebracht worden en waaruit conclusies getrokken worden. Dit kunnen conclusies van controlerende aard zijn, maar hier dient steeds de afweging gemaakt te worden of de rekenkamercommissie het orgaan is die dit behoort te doen. Gezien het a-politieke karakter van de

rekenkamercommissie is het voorstelbaar dat de raad uit het aangeleverde materiaal haar eigen, meer controlerende, conclusies

trekt. Er moet, met andere woorden, voor gewaakt worden van de rekenkamerfunctie een af”rekenfunctie te maken. Het onderzoek is dus primair gericht op het "leereffect". De meerwaarde van de rekenkamercommissie zal daarom, naast het inzichtelijk maken van besluitvormingprocessen, liggen in het onderzoek naar doeltreffendheid van gemeentebeleid in de volle breedte van het besluitvormingsproces en de onderscheiden fasen: kaderstelling, uitvoering en controle. Gezien de inbedding in het overige instrumentarium en de wens meer structurele processen te onderzoeken heeft de raad uitgesproken dat het bij de rekenkamercommissie m.n. gaat om het versterken van de kaderstellend en controlerende rol van de gemeenteraad.

Artikel 3

In de startnotitie is gekozen voor een rekenkamercommissie met zowel raadsleden als externen.

De rekenkamercommissie bestaat uit vijf leden: een externe voorzitter, twee externe leden en twee

raadsleden. Bij het oriënterende vooroverleg is door de raadscommissie uitgesproken dat voorkomen moet worden dat de benoemingsperiode van alle leden van de rekenkamercommissie op hetzelfde tijdstip

eindigt. De commissie zou dan qua samenstelling in zijn geheel vernieuwd worden, waardoor veel kennis en ervaring verloren gaat. Daarom wordt gekozen voor een model waarbij de benoemingsperiode van raadsleden en externen niet aan elkaar gelijk lopen. De voorzitter wordt door de raad in functie benoemd gezien het grote belang van deze functie bij het leiden van vergaderingen en het presenteren en vertegenwoordigen van de rekenkamerfunctie intern en extern.

Artikel 4

De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor een onafhankelijk rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de commissie.

Artikel 5

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen Op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

Artikel 6

In dit artikel is de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden ontvangen, vastgelegd. Voor wat betreft de honorering is aansluiting gezocht bij de commissie bezwaarschriften. Daarom wordt hier de

Verordening geldelijke voorzieningen leden commissie bezwaarschriften (vastgesteld bij raadsbesluit van 2 juni 2003) van overeenkomstige toepassing verklaard. Volgens het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden (artikel 15) geldt een vergoeding van € 64,25-- per vergadering. In bovengenoemde Verordening geldelijke voorzieningen c.a. wordt de vergoeding voor de voorzitter vastgesteld op 325 % van deze vergoeding (€ 208,81 voor 2004) en voor de leden op 200% (€ 128,50 (voor 2004). In afwijking daarvan wordt hier voorgesteld om voor de externe leden van de rekenkamercommissie een percentage van 250% te hanteren (€ 160,63 voor 2004). De reiskostenvergoeding (ad € 0,28 per kilometer) is overeenkomstig de bedragen van artikel 2 van de Reisregeling Binnenland.

Artikel 7

De commissie wordt bijgestaan door een secretaris. Deze wordt door de raad benoemd. De commissie dient zelfstandig te functioneren en in het vijfde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de commissie. Bij dit artikel wordt nadrukkelijk de mogelijkheid opengelaten dat de secretaris een aanstelling heeft bij de griffie, bij de ambtelijke organisatie of in dienst is bij b.v. een buurgemeente. Ambtenaren die bij de werkzaamheden voor de commissie worden ingeschakeld, verrichten hun taken op aanwijzing van de secretaris van de commissie.

Artikel 8

Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het reglement van orde worden zaken als de volgorde van aftreden van de leden van de commissie, verhouding voorzitter-secretaris, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten, enzovoorts geregeld.

Artikel 9

In de startnotitie is door de raad uitgesproken dat de rekenkamercommissie de onderzoeksonderwerpen toetst aan een aantal criteria en dat gestreefd wordt naar een substantieel onderzoek ( een onderzoek dat veel tijd in beslag neemt en waarvoor in de regel externe ondersteuning voor ingehuurd wordt) of twee kleinere onderzoeken per jaar. De onafhankelijkheid van de commissie is een gegeven waar niet aan getornd kan worden. In het eerste lid wordt geregeld dat de commissie zelfstandig is in het bepalen van de onderwerpen die zij onderzoekt. Het ligt in de rede dat bij de bepaling daarvan voorop staat dat de criteria van onderzoek invulling geven aan de taakstelling van de commissie. Als indicatie bij

mogelijk in te stellen onderzoeken kunnen criteria bij de onderwerpkeuze gehanteerd worden die betrekking hebben op:

• 1.

  de doelstelling van het onderzoek. Hierbij dient met name gedacht te worden aan het evalueren van het gemeentelijk beleid vanuit de taakopdracht van de commissie.

• 2.

  het nastreven van authenticiteit en originaliteit van de te verrichten onderzoeken. Een onderzoek behoort een toegevoegde waarde te hebben en dient bijvoorbeeld te voorzien in informatie waarover de raad nog niet beschikt, althans vanuit de taakopdracht van de commissie bezien.

De toegevoegde waarde kan tot uitdrukking komen in een nadrukkelijk 'leereffect' dat met het onderzoek wordt beoogd.

• 3.

  het inkaderen van mogelijke risico's die betrekking hebben op de gekozen onderwerpen. Voorkomen dient te worden dat onderzoeken inefficiënt en ineffectief worden uitgevoerd.

• 4.

  de actualiteit al dan niet vanuit een (in)direct belang van de burgers;\

• 5.

  structureel beleid, waarbij onderzoek naar incidenten uitgesloten behoort te zijn. Immers voor dat laatste zijn wellicht andere instrumenten van de raad meer op zijn plaats . Zo kan b.v. de raad zelfstandig een onderzoek instellen

• 6.

  duur en omvang van een onderzoek.

De doorlooptijd van een onderzoek dient beperkt te zijn gegeven de beschikbare middelen en het streven elk jaar een substantieel of twee kleinere onderzoeken af te ronden. Een duidelijke afbakening van het onderzoeksontwerp strekt tot aanbeveling. De commissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de commissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. In het reglement van orde zal de procedure voor de totstandkoming van de keuze van het onderzoeksonderwerp beschreven worden. Op het moment dat de commissie een onderzoek doet betreffende de rechtmatigheid moet er afstemming zijn met het afstemmingsoverleg accountantscontrole om te voorkomen dat onderzoeken elkaar overlappen of dubbel worden uitgevoerd.

Artikel 10

Om te waarborgen dat de commissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De wet bevat voor de rekenkamercommissie geen regeling voor de bevoegdheden voor het Verkrijgen van informatie. Met betrekking tot de bevoegdheden is bepaald dat artikel 183 van de wet van overeenkomstige toepassing zijn op de commissie. In de samenhang van controle-instrumenten voor de raad bestaat er in zekere zin een relatie tussen de commissie en de accountant; de commissie kan de accountantscontrole als 'studieonderwerp' selecteren. Omgekeerd kan de accountant, binnen de grenzen en eisen die aan de onafhankelijkheid zijn gesteld, van dienst zijn bij het opzetten en uitvoeren van rekenkameronderzoeken. Het verstrekken van controleprogramma's en/of resultaten van rapporten door de accountant kan bijdragen aan de samenhang en afstemming tussen de onderscheidenlijke controle-instrumenten en voorkomt versnippering van gelden.

Artikel 11

De rapporten van de commissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om Te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor Plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Artikel 12

De commissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht.

Artikel 13.

In de startnotitie heeft de raad zich uitgesproken voor onderzoek naar de mogelijkheden van samenwerking in de regio om schaalvoordelen te behalen.. Deze wens is als opdracht aan de rekenkamercommissie in de verordening opgenomen.