Protocol onderlinge vervanging vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen regio Drechtsteden / Zuid Holland Zuid

Artikel 1 Begripsbepalingen

• a.

  vpo is de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen.

• b.

  de ontvangende vpo is de vpo van een andere organisatie in de regio, dan de melder.

• c.

  de eigen vpo is de vpo van dezelfde organisatie als de melder.

• d.

  de regio-melder is een melder die zich bij een vpo van een andere organisatie meldt.

Artikel 2 Uitgangspunt onderlinge vervanging

Uitgangspunt van onderlinge vervanging is, dat het eerder uitzondering dan regel is dat een vpo van een andere organisatie (verder ontvangende vpo) geraadpleegd kan en mag worden.

Artikel 3 Voorwaarden onderlinge vervanging

Tot vervanging wordt alleen overgegaan, indien aan minimaal één van de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• 1.

  De eigen vpo is afwezig:

  • a.

    de ontvangende vpo checkt bij de organisatie van de regio-melder of er daadwerkelijk sprake is van langdurige afwezigheid van de eigen vpo én of er geen andere eigen vpo beschikbaar is.

  • b.

    er moet sprake zijn van langdurige afwezigheid van de eigen vpo(s) of er is sprake van een spoedeisende zaak waarvoor niet op de terugkeer van de eigen vpo(s) gewacht kan worden.

• 2.

  De (enige) eigen vpo van de regio-melder is iemand

  • a.

    van het eigen team of de eigen afdeling; of

  • b.

    betreft een collega, die weliswaar van een andere afdeling of team is, maar waarmee zeer intensief wordt samengewerkt.

• 3.

  De eigen vpo(s) is / zijn zelf betrokken bij de melding.

• 4.

  De melder voelt zich niet veilig bij de eigen vpo(s). Dit gegeven moet door de ontvangende vpo enigszins objectief vastgesteld kunnen worden.

• 5.

  De melding van de regio-melder betreft een dusdanig ingewikkelde of gevoelige zaak, dat de keuze voor een vpo van een andere organisatie in de ogen van de ontvangende vpo gerechtvaardigd is.

Artikel 4 Geen vervanging vanwege de aard van de melding

De regio-melder wordt door de ontvangende vpo terugverwezen naar de eigen vpo(s) als:

• a.

  er duidelijk sprake is van 'shop' gedrag van de regio-melder en/of

• b.

  er geen spoedeisend belang is en de vpo(s) zijn slechts kortdurend afwezig en/of

• c.

  er geen duidelijk aanwijsbare reden is om een andere vpo dan de eigen vpo te benaderen.

Artikel 5 Doorverwijzing vanwege omstandigheden ontvangende vpo

De regio-melder wordt door de ontvangende vpo doorverwezen naar een andere vpo in de regio als:

• a.

  de ontvangende vpo zich niet prettig voelt bij de zaak van regio-melder, bijvoorbeeld wegens onbekendheid met de organisatie van melder en/of vanwege de inhoud van de zaak.

• b.

  de ontvangende vpo geen tijd heeft om de zaak goed over te kunnen nemen.

Artikel 6 Inleiding verkennend gesprek

• 1.

  De ontvangende vpo wijst de regio-melder direct bij aanvang van het verkennend gesprek (ook wel het 'eerste gesprek'), op het uitgangspunt en de voorwaarden voor onderlinge vervanging, zoals dit staat in artikel 2 t/m 5 van dit protocol.

• 2.

  Verder deelt de ontvangende vpo de regio-melder mee, dat de vpo van de eigen organisatie (op anonieme wijze) van de melding op de hoogte wordt gesteld.

• 3.

  De ontvangende vpo vraagt de regio-melder vervolgens of de regio-melder zijn verhaal bij de ontvangende vpo wil doen.

• 4.

  Als de regio-melder op dat moment toch niet het gesprek wil aangaan met de ontvangende vpo, dan wordt hier geen melding van gemaakt naar de organisatie van de regio-melder.

Artikel 7 Verkennend gesprek

De ontvangende vpo probeert tijdens het verkennend gesprek primair te achterhalen:

• •

  Wat de reden is dat een vpo van een andere organisatie benaderd wordt.

• •

  Welke acties de regio-melder al eerder ondernomen heeft

• •

  Of de regio-melder al eerder met de eigen vpo gesproken heeft en als dat het geval is, wat dan de reden van de 'overstap' is

Artikel 8 Bij twijfel over onderlinge vervanging

• 1.

  Als de ontvangende vpo twijfelt over de noodzaak van het inschakelen van deze als vpo, kan de ontvangende vpo (als er toestemming is om de melding inhoudelijk (volledig) te delen) de zaak met de eigen vpo's van de melder bespreken. Vervolgens zoekt de ontvangende vpo samen met de regio-melder een oplossing.

• 2.

  De ontvangende vpo stelt de regio-melder in kennis van de ontstane twijfel en overlegt met de regio-melder.

Artikel 9 Terugkoppeling aan melder

• 1.

  De ontvangende vpo koppelt altijd terug aan de regio-melder als deze van mening is dat de zaak niet overgenomen kan worden en waarom dat zo is.

• 2.

  De ontvangende vpo zorgt indien van toepassing, voor een goede doorverwijzing van de regio-melder.

Artikel 10 Verwerken van meldingen

• 1.

  In verband met het opstellen van het jaarverslag, moet van meldingen altijd een mededeling aan de eigen vpo(s) van de organisatie van de regio-melder worden gedaan.

• 2.

  De organisatie van de melder dient de ontvangende vpo aan te stellen voor de duur van de zaak in de zin van de Regeling Vertrouwenspersonen Drechtsteden / Zuid-Holland Zuid en de Regeling ongewenste omgangsvormen en klachtenprocedure Drechtsteden Zuid-Holland Zuid 2015.

• 3.

  De ontvangende vpo vraagt de regio-melder om toestemming om de zaak inhoudelijk (volledig) te mogen delen met de eigen vpo(s) (ook als de ontvangende vpo de zaak gaat behandelen).

• 4.

  De ontvangende vpo kan bij de eigen vpo's van de regio-melder informatie over de organisatie opvragen.

• 5.

  Indien de melder geen toestemming geeft voor inhoudelijk (volledig) delen van de melding, dan licht de ontvangende vpo de eigen vpo(s) op anonieme wijze en in algemene bewoordingen over de zaak in. Hiervoor maakt de ontvangende vpo gebruik van het schema in Bijlage 1.

• 6.

  De melding bij de eigen vpo(s) vindt zo snel mogelijk na het eerste gesprek plaats.

• 7.

  De eigen vpo(s) kunnen de ontvangende vpo nog vragen stellen over de noodzaak van onderlinge vervanging.

• 8.

  De ontvangende vpo houdt voor zover mogelijk de eigen vpo(s) op de hoogte over het verloop of afloop van de melding, zodat de eigen vpo de melding in het jaarverslag kan opnemen.

• 9.

  De eigen vpo neemt de melding op in het jaarverslag, door melding te maken van het soort zaak en ook het aantal uren dat hieraan besteed is, met de opmerking dat de melder is bijgestaan door een vpo vanuit de regio.

• 10.

  De ontvangende vpo neemt de uren eveneens op in zijn jaarverslag, maar dan alleen als externe melding (zonder inhoud) en het aantal uren dat hieraan besteed is.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In alle gevallen waarin dit protocol niet voorziet, treedt de ontvangende vpo in overleg met de eigen vpo(s) of pleegt intervisie met collega-vpo(s) uit de regio.

Artikel 12 Regelingen regio

Dit protocol hoort bij de Regeling Vertrouwenspersonen Drechtsteden / Zuid-Holland Zuid en de Regeling ongewenste omgangsvormen en klachtenprocedure Drechtsteden Zuid-Holland Zuid 2015

Artikel 13 Citeertitel

Dit protocol wordt aangehaald als het Protocol onderlinge vervanging vpo's regio Drechtsteden / Zuid Holland Zuid

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking de dag na bekendmaking.