Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo

Artikel 1 Algemene bepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• a.

  regeling: de centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo;

• b.

  deelnemer: een aan deze regeling deelnemend college of dagelijks bestuur;

• c.

  college: college van burgmeester en wethouders;

• d.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling;

• e.

  deelnemende gemeente: de gemeente van een deelnemend college;

• f.

  deelnemend openbaar lichaam: het deelnemende openbaar lichaam van een deelnemend dagelijks bestuur;

• g.

  centrumgemeente: de gemeente Hengelo;

• h.

  raad: gemeenteraad van een deelnemende gemeente;

• i.

  algemeen bestuur: algemeen bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling;

• j.

  uitvoeringsorganisatie: de onderdelen van de organisatie van de gemeente Hengelo, waaraan de uitvoering van de in deze regeling beschreven bevoegdheden organisatorisch is toegekend;

• k.

  secretarissenoverleg: het periodiek overleg tussen de gemeentesecretarissen en de secretaris van de gemeenschappelijke regeling van de gemeente;

• l.

  uitvoerende bevoegdheden: de bevoegdheden als genoemd in artikel 11 van deze Centrumgemeenteregeling;

• m.

  dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst tussen de centrumgemeente en de deelnemende gemeente, waarin afspraken zijn vastgelegd over de prijs en kwaliteit van de te leveren diensten en producten.

Artikel 2 Doel, taken en bevoegdheden en reikwijdte van de regeling

• 1.

  De regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke belangen van de deelnemers te behartigen op het gebied van Informatie- en communicatietechnologie (ICT).

• 2.

  De behartiging van de in dit artikel bedoelde belangen omvat het (ondersteunen bij het) ontwikkelen en voorbereiden van beleid op het gebied van ICT alsmede het uitvoeren van het beheer en de advisering op het gebied van ICT.

• 3.

  De organisatie van de centrumgemeente voert mede namens de overige deelnemers de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 en lid 2 beschreven belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende en ten laste van de overige deelnemers komende kosten vallen binnen de daartoe door de gemeenteraad van de gemeente Oldenzaal en het algemeen bestuur vastgestelde begroting.

• 4.

  De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiële kaders vast te stellen blijven berusten bij de afzonderlijke raden en colleges van de deelnemende gemeenten respectievelijk algemeen bestuur en dagelijks van het deelnemende openbaar lichaam, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft.

• 5.

  Ter uitwerking van lid 3 maken de deelnemers binnen de kaders van deze regeling nadere afspraken over de te verrichten taken en uit te oefenen bevoegdheden en de daarbij behorende kwaliteitseisen.

  Deze afspraken worden opgenomen in een ICT-dienstverleningsovereenkomst.

  De deelnemers kunnen deze afspraken bij eensluidend besluit wijzigen.

• 6.

  De samenwerking is mede gericht op:

  • a.

    het standaardiseren van ICT-infrastructuur en Programmatuur;

  • b.

    het creëren en in standhouden van één technische infrastructuur van de deelnemers;

  • c.

    het ondersteunen van gebruikers vanuit een centrale ICT-beheerorganisatie.

Artikel 3 Personeel

• 1.

  De uitvoeringsorganisatie bestaat uit een front- en een backoffice.

• 2.

  De uitvoeringsorganisatie wordt ingericht overeenkomstig de organisatie ICT Hengelo.

• 3.

  De medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de ICT taken zijn in dienst van en zijn werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van de centrumgemeente.

Artikel 4 Dienstverleningsovereenkomst

• 1.

  De werkzaamheden die de gemeente Hengelo uitvoeringsorganisatie uitvoert zijn nader omschreven en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met een deelnemer die partijen gezamenlijk overeenkomen. Aan de DVO is een producten- en dienstencatalogus gehecht.

• 2.

  De DVO wordt jaarlijks voor 1 december geactualiseerd.

• 3.

  Op basis van de DVO wordt door de leiding van de uitvoeringsorganisatie jaarlijks een managementrapportage uitgebracht, die ter vaststelling wordt voorgelegd aan de deelnemers

Artikel 5 Communicatie en afstemming

• 1.

  De deelnemers hechten aan een zorgvuldige communicatie over ICT-aspecten gedurende de werking van deze gemeenschappelijke regeling. Daartoe dienen de volgende afstemmingmomenten:

  • a.

    De portefeuillehouders ICT komen eens per jaar in overleg bijeen. Dit overleg zal worden voorbereid door de secretarissen van de deelnemers die zich bij die voorbereiding kunnen laten ondersteunen door de accounthouders van de deelnemers. De leiding van de uitvoeringsorganisatie is aanwezig bij het overleg van de secretarissen en adviseert hen over de aan de orde zijnde onderwerpen.

    Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen:

    • •

      de algemene gang van zaken rond de samenwerking;

    • •

      de halfjaarlijkse rapportage;

    • •

      de Dienstverleningsovereenkomst

  • b.

    Eens per kwartaal overleg tussen het afdelingshoofd ICT van de gemeente Hengelo en de teamleider Informatie van de gemeente Oldenzaal en eens per kwartaal overleg tussen het afdelingshoofd ICT van de gemeente Hengelo en de manager Informatiemanagement van het deelnemend openbaar lichaam.

• 2.

  De deelnemers wijzen een medewerker binnen hun organisatie aan als accounthouder voor de samenwerking. De accounthouder van de gemeente Hengelo is het vaste aanspreekpunt voor de managementteams van de deelnemers om inhoudelijke vragen of ontwikkelingen op het gebied van ICT te bespreken.

Artikel 6 Financiële bepalingen

Er wordt een tarief per werkplek vastgesteld tussen de deelnemers. Dit wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Daarbij worden tevens afspraken gemaakt over tariefaanpassingen, betalingstermijnen, facturering, btw-percentages, indexatie op basis van de IMOC (Prijs overheidsconsumptie, netto materieel, de jaarlijkse vaststelling van het aantal werkplekken, ).

Artikel 7 Archief

• 1.

  Het college van de centrumgemeente is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van deze regeling betreft.

• 2.

  De gemeente Oldenzaal en het openbaar lichaam dragen het beheer van de archiefbescheiden voor zover het de reikwijdte van de overeenkomst betreft op aan de gemeente Hengelo, onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van B&W van Oldenzaal en het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam als zorgdrager op basis van de Archiefwet 1995.

• 3.

  Voor de bewaring van de grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen bescheiden wijst het college van de centrumgemeente een Bewaarplaats, als bedoeld in de wet, aan.

• 4.

  De gemeente Oldenzaal en het openbaar lichaam dragen er zorg voor dat de Archiefverordening en andere van toepassing zijnde regelgeving het beheer van de archiefbescheiden door de gemeente Hengelo mogelijk maken.

• 5.

  Nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.

Artikel 8 Informatie en verantwoording

• 1.

  Indien een of meer leden van de deelnemers, hun raden resp. algemeen bestuur, schriftelijk inlichtingen vraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaar belang, dan geeft het college van de centrumgemeente deze inlichtingen binnen zes weken aan het betreffende bestuursorgaan.

• 2.

  Het college van de centrumgemeente brengt voor 1 mei verslag uit aan de deelnemende gemeenten over de wijze waarop het samenwerkingsverband in het voorafgaande jaar van zijn uitvoerende bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. De colleges van de deelnemende gemeenten leggen het verslag ter vaststelling voor aan de raden in hun gemeente. Het verslag maakt deel uit van de onderscheiden gemeentelijke jaarrekeningen.

• 3.

  De centrumgemeente draagt namens de deelnemende gemeenten zorg voor informatie- en verantwoordingsplichten jegens derden.

Artikel 9 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

• 1.

  Toetreding tot de regeling door derden behoeft de goedkeuring van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft.

• 2.

  Een deelnemer kan uittreden uit de regeling.

• 3.

  Gedurende vier jaren na de datum van toetreding tot de regeling het niet mogelijk is om uit de regeling te treden.

• 4.

  Voor uittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht genomen.

• 5.

  Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar.

• 6.

  Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemming van de gemeenteraad resp. het algemeen bestuur, zijn voornemen tot uittreding bij aangetekend schrijven kenbaar aan de centrumgemeente en de overige deelnemers.

• 7.

  De financiële en personele gevolgen van uittreding, waaronder mede moet worden begrepen de daardoor ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 8.

  Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in het vorige lid, wordt voorafgaande aan die uittreding door de deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de deelnemers bindend.

  De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 9.

  Deze regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de raden resp. het algemeen bestuur en de colleges resp. dagelijks bestuur van de deelnemers, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft.

• 10.

  Een besluit tot opheffing van de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan, vast te stellen door de raden resp. algemeen bestuur van de deelnemers. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing, in de gevolgen voor het personeel en in de gevolgen van het door de deelnemers wederom zelfstandig uitvoeren van de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgen voor het archief.

• 11.

  Het college van de centrumgemeente is belast met de voorbereiding en uitvoering van de liquidatie.

Artikel 10 Geschillen

• 1.

  Over geschillen tussen de deelnemers onderling omtrent de toepassing, in de ruimste zin, van deze regeling wordt beslist door de bevoegde rechter.

• 2.

  Het verzoek aan de rechter vindt niet plaats dan nadat de deelnemers zich tot het uiterste hebben inspannen het geschil in onderling overleg op te lossen.

• 3.

  Mocht een voor deelnemers bevredigende oplossing niet binnen drie maanden na aanvang van het in het tweede lid bedoelde overleg zijn gevonden, dan wordt voorafgaande aan het nemen van een besluit omtrent het geschil, het geschil ter advisering voorgelegd aan een door betreffende deelnemers samengestelde geschillencommissie bestaande uit drie personen, waarvan elke deelnemer er één heeft aangewezen en beide aangewezenen gezamenlijk een derde.

• 4.

  Het advies van de commissie is bindend.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 april 2017.

• 2.

  De colleges resp. het dagelijks bestuur van de deelnemers dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de regeling.

• 3.

  Deze regeling kan worden aangehaald als “Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo”.