Verordening Auditcommissie gemeente Heumen 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: de auditcommissie,

• b.

  accountant: de accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening

• c.

  de voorzitter: het lid dat is aangewezen als de voorzitter van de auditcommissie

• d.

  de griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger

• e.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Instelling

Er is een vaste commissie van de raad, genaamd de Auditcommissie.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie bestaat uit zoveel leden als er raadsfracties zijn, één raadslid of commissielid per fractie.

• 2.

  De raad benoemt de leden van de commissie en de voorzitter, de laatste hetzij een lid van de commissie hetzij een ander raads- of commissielid.

• 3.

  De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 4.

  In geval van verhindering kan een commissielid zich laten vervangen door een ander raadslid of commissielid van zijn fractie.

• 5.

  De commissie heeft vaste adviseurs: de wethouder financiën; de concerncontroller; de uitvoerend ambtenaar financiën/control.

• 6.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 7.

  De griffier is de secretaris van de commissie.

Artikel 4 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van heldere adviezen voor de raad.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie heeft als taak de advisering aan de gemeenteraad over alle activiteiten, die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentelijke financiën en op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen de controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt ook begrepen:

  • a.

    voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

  • b.

    eerste aanspreekpunt voor de accountant voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c.

    overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te laten besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

  • d.

    overlegplatform voor bespreking van uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e.

    evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f.

    voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

  • g.

    afstemmingsoverleg voor de voorgenomen onderzoeken van de accountant, rekenkamercommissie en college.

  • h.

    het adviseren van de gemeenteraad over genoemde taken.

• 3.

  Het adviseren van de gemeenteraad over de in lid 1 en lid 2 bedoelde taken.

• 4.

  De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert in beginsel twee keer per jaar of zo vaak zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

• 2.

  Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de speerpunten van controle over het lopende dienstjaar en over het rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorafgaande dienstjaar.

• 3.

  Jaarlijks, in het najaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de bestuursrapportage van de accountant naar aanleiding van de interim-controle.

• 4.

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 5.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 6.

  Het verslag en de adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 7.

  Vastgestelde verslagen van niet openbare vergaderingen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad en liggen ter inzage op de griffie.

Artikel 7 Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad en het college over elke vergadering door het verstrekken van het verslag met daarin opgenomen mogelijke adviezen aan de raad dan wel het college.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een voorbereidende vergadering dan wel in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening Auditcommissie gemeente Heumen 2019.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking per heden.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Heumen,

in zijn openbare vergadering van 28 maart 2019,

E. Boers, interim-griffier

drs. G.M. Mittendorff, voorzitter